functieomschrijving secretaresse

Een secretaresse heeft een groot aantal taken. Dit zijn de kerntaken: agenda en planning van de leidinggevende beheren: je beheert de tijd van de senior manager strategisch. Op basis van hun doelen en prioriteiten plan je hun schema. Je handelt vergaderverzoeken af en maakt een werkbare kalender op voor de CEO. e-mails beheren en telefoontjes afhandelen: je beheert alle communicatie voor de senior manager. Dat betekent telefoontjes opnemen en e-mail en correspondentie beheren. vergaderingen plannen en faciliteren: als secretaresse plan en faciliteer je alle vergaderingen, van afspraken met klanten tot meetings met de raad van bestuur. Tijdens de vergaderingen maak je notities en schrijf je deze uit voor alle partijen, ook zij die niet aanwezig konden zijn. reizen coördineren: je plant alle reizen voor je leidinggevende. Je regelt de vluchten, het vervoer en de accommodatie. Doordat jij het reisschema tot in de puntjes voorbereidt, heeft de CEO een vlotte reiservaring.

Als secretaresse werk je voornamelijk in een kantooromgeving. Je hebt de vrijheid om alleen te opereren, maar samenwerken met ander kantoorpersoneel is eigen aan de job. Je bent immers hun eerste aanspreekpunt als ze met je leidinggevende willen vergaderen. De locatie van je werkplek is gelinkt aan de werkplek van je leidinggevende, aangezien je in staat moet zijn om gemakkelijk met hen te communiceren. Je werkt samen met leidinggevenden op het hoogste niveau, waardoor strikte professionaliteit en zakelijke kleding een vereiste zijn. In goed overleg met je leidinggevende is het ook mogelijk om wekelijks een of meerdere dagen thuis te werken. In sommige gevallen moet je je leidinggevende vergezellen op een zakenreis in binnen- of buitenland.

wie zijn je collega's?

Als secretaresse kun je in zowat elke branche werken. Hoewel je in dienst werkt van je leidinggevende, werk je met vele collega’s uit je bedrijf samen, zoals administratieve assistenten, financiële analisten en financiële managers. Ook marketing managers, operation managers, sales managers en de CEO behoren tot de collega’s waarmee je nauw samenwerkt.

uurrooster secretaresse

Je hebt als secretaresse een uitvoerende rol, waardoor je je werkrooster moet aanpassen aan de behoeften van je leidinggevende. In de meeste gevallen betekent dit dat je fulltime werkt en dat je af en toe buiten de normale kantooruren werkzaamheden moet uitvoeren. Een flexibele instelling hoort bij de job. Afhankelijk van de behoeften van je bedrijf heb je over het algemeen de weekenden vrij.

doorgroeimogelijkheden als secretaresse

Je kunt in de loop van je carrière extra taken opnemen en zodoende meer verantwoordelijkheden krijgen. In grote bedrijven kun je doorgroeien naar een functie waarin je leiding geeft aan een groep secretaresses of directiesecretaresse. Daarnaast kun je ook overstappen naar andere functies binnen het bedrijf. Denk maar aan een functie als administratief medewerker, projectmanager en klantenservicemedewerker. Als secretaresse heb je veel mogelijkheden op het gebied van loopbaanontwikkeling .

voordelen van werken voor randstad als secretaresse

Werken via Randstad biedt je een waaier aan voordelen. wekelijks uitbetaald worden flexibiliteit altijd een contactpersoon waar je op terug kan vallen en aan wie je hulp kan vragen veel opleidingsmogelijkheden een aanbod van jobs bij jou in de buurt

wat doet een secretaresse?

Een secretaresse heeft een onmisbare functie met veel verschillende taken. Je bent een alleskunner die het senior management en andere werknemers zo goed mogelijk ondersteunt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe relaties. Bovendien regel je de administratie en andere zaken voor je leidinggevende.

heb je een opleiding nodig om secretaresse te worden?

Een bacheloropleiding Organisatie en management komt goed van pas als je secretaresse wilt worden. Toch volstaat het voor sommige bedrijven dat je een diploma van het middelbaar onderwijs kunt voorleggen. Veel vaardigheden leer je immers al doende. Bovendien kun je je in avondonderwijs bijscholen tot secretaresse. Afhankelijk van de sector waarin je werkt, kan het nodig zijn om bijvoorbeeld een juridische of medische opleiding te hebben genoten.

wat is het gemiddelde loon van een secretaresse?

Het gemiddelde maandelijks brutoloon van een secretaresse is €3.217. Je loon is sterk afhankelijk van je ervaring. Als starter ontvang je een loon dat varieert van €2.043 tot €2.691. Vijf jaar werkervaring doet je loon stijgen, zodat je maandelijks tussen €2.491 en €3.250 ontvangt.

wat is een andere benaming voor secretaresse?

Er bestaan vele andere benamingen voor secretaresse. De meest bekende zijn: executive assistant management assistant office manager personal assistant secretariaatsmedewerker

wat maakt iemand een goede secretaresse?

Een goede secretaresse beschikt over een aantal eigenschappen waardoor je je bedrijf veel voordelen kunt opleveren. Als secretaresse moet je goed kunnen werken met de software van het bedrijf en met Microsoft Office. Slim werken helpt je om efficiënt te kunnen werken. Dagelijks moet je keuzes maken en beslissingen nemen, vaak op eigen initiatief, om zo een taak tot een goed einde te brengen. Als secretaresse is het jouw taak om je leidinggevende te ondersteunen en werk uit handen te nemen. Daarom is het van cruciaal belang dat je het overzicht en de rust weet te behouden.

hoe vind ik een job als secretaresse?

Een job vinden als controller? Maak een Randstad profiel aan en doorzoek onze secretaresse jobs . Gevonden wat je zocht? Stuur ons dan jouw cv. Momenteel geen passende vacatures beschikbaar? Laat jouw gegevens achter en onze job alert geeft je een seintje zodra een werkgever een job voor secretaresse online zet.

Werken als een secretaresse: je loon, taken en carrière

wat is een secretaresse?

Een secretaresse is een administratieve duizendpoot die de administratieve lasten overneemt van andere of hooggeplaatste werkenmers binnen een bedrijf. In deze rol werk je nauw samen met je leidinggevende en leer je hun persoonlijke voorkeuren kennen. Je leidinggevenden zijn CEO’s, voorzitters van de raad van bestuur, bestuursleden, directors & managers.

Als secretaresse reviseer je de speeches, neem je telefoontjes aan en bereid je publiciteitsmateriaal voor. Dankzij jouw werk kunnen leidinggevenden zich concentreren op de kerntaken van hun job en hoeven ze zich niet meer bezig te houden met de dagelijkse managementtaken.

Hoewel je een ondergeschikte rol vervult, ben je in een positie waarin je leidinggevenden kunt adviseren over belangrijke zaken. Je hebt toegang tot intern beleid en memo’s die je waardevolle inzichten geven. Je bent in staat om teamleiders aan te sturen, bestuursleden te begeleiden en je leidinggevenden op de hoogte te houden van nieuwe gegevens. Als secretaresse sta je dicht bij je leidinggevende en moet je goed in staat zijn om privé en werk optimaal te scheiden.

bekijk alle jobs

1

loon van een secretaresse

Het startloon van een secretaresse ligt tussen €2.043 en €2.691. Na vijf jaar ervaring krijg je een maandelijks inkomen tussen € 2.491 en €3.250. Naarmate je meer ervaring krijgt als secretaresse zal je inkomen verder stijgen.

2

soorten secretaresses

Hoewel secretaresses, management assistants en personal assistants vaak onder dezelfde noemer worden geschaard, zijn er toch enkele verschillen tussen deze soorten secretaresses. We nemen de meest voorkomende soorten secretaresses even onder de loep.

management assistant of directiesecretaresse: als management assistant of directiesecretaresse ondersteun je leidinggevenden en senior managers. In kleine bedrijven werk je voor meerdere personen, terwijl je in grote bedrijven voor slechts een senior executive werkt. Jouw takenpakket bestaat uit het beheren van de agenda’s, het assisteren bij vergaderingen en het organiseren van evenementen en afspraken.
personal assistant: een personal assistant is de rechterhand van de CEO. Je biedt ondersteuning bij allerhande administratieve en operationele taken, zodat de CEO zich kan richten op zijn managementtaken.
office manager: een office manager ondersteunt de goede werking van het bedrijf door diverse administratieve taken uit te voeren. Je zit aan de receptie waar je klanten en zakenrelaties ontvangt, je werkt verschillende procedures uit en beheert het budget van het kantoor. In kleinere bedrijven plan je ook interviews met sollicitanten en help je de boekhouding met het beheren van facturen.
medisch secretaresse: als medisch secretaresse help je mensen met een medische vraag en ontvang je patiënten. In deze functie is het belangrijk dat je patiënten op hun gemak kunt stellen en een luisterend oor kunt bieden.
juridisch secretaresse: een juridisch secretaresse ondersteunt juristen bij hun communicatie en bij het opzoeken van documentatie. Een kennis van de juridische terminologie is onmisbaar om deze job te kunnen uitoefenen. Als juridisch secretaresse kun je zowel op een advocatenbureau als op de juridische afdeling van een bedrijf of de overheid werken.

3