Ondersteun het werkplekinrichtingontwerp (reikwijdte: HO/TC) door:
o Verzamelen van basisinformatie van andere afdelingen (P&I, Health & Safety) over.
Veranderingen in het personeelsbestand i.v.m. vereist sanitair, parkeren, luchtvolumes, evacuatie, enz.
o Opstellen van voorstellen en ontwerpen voor de werkplek in lijn met de conceptuele
werkplekprincipes en het identificeren van mogelijkheden voor ruimteoptimalisatie
o Selecteren van en adviseren over materialen en kleuren in lijn met de Visuele Richtlijnen
o Visualisaties en presentaties maken om ervoor te zorgen dat belanghebbenden zich in het ontwerp kunnen vinden
o Tekeningen maken voor speciale doeleinden (evacuatieplannen, schoonmaakprogramma's, enz.)
Verhuizingen en inrichtingen organiseren en coördineren door:
o Het Projectmanagement (planning/kosten/kwaliteit/klant eerst) te doen van fit-outs en
verhuizingen
o Afhandelen van aanvragen in lijn met de geldende procedures
o Opstellen van hoofdschema's voor kleinere inrichtingsprojecten en verhuizingen
o Afstemmen met interne en externe belanghebbenden (interne klant, verhuisbedrijf,
aannemers, enz.)
▪ De Desk Booking Tool beheren door:
o Afhandelen van ad-hoc vragen van gebruikers
o Wijzigingen aanbrengen in de tool: bureaus blokkeren, lay-out wijzigen,
o Ad-hocproblemen en escalaties afhandelen met het softwarebedrijf en interne
belanghebbenden
o Communiceren naar de gebruikers (waarschuwings-/informatiekaarten, enz.)
o Het werkboek van de desk booking tool onderhouden en upgraden
o Releasenotities opvolgen
Beheer en verbeter de inventaris van vergader- en opslagruimten door:
o De inventaris van opslag-/vergaderruimten up-to-date te houden
o Het uitvoeren van regelmatige audits van eigendom en conditie
o Afhandelen van opslag-/vergaderruimteaanvragen en automatiseren van het aanvraagproces
Beheer en opvolging van meubilair door:
o Adviseren over plannen voor uitfasering/fasering van meubilair, op basis van leeftijd/conditie/ergonomische
vereisten, als input voor de investeringsplanning
o De voorraad meubilair up-to-date houden
o Beheren van het verwijderingsproces van meubilair (focus: circulaire economie)
o Een duidelijk beleid opstellen voor meubelaanvragen
o Meubelaanvragen behandelen
o De meubelreparatie coördineren
Voor alle bovenstaande verantwoordelijkheden ondersteuning bieden bij:
o Het documenteren van standaardprocedures
o Rapportage maken (projectvoortgang, ruimtevisualisatie, ruimtecondities, enz.)
o Budgetcontrole voor verhuizingen en meubilair - binnen vastgestelde maximale jaarbudgetten
en beheren van uitgaven met betrekking tot verhuizingen en aanpassingen/reparaties/vernieuwing van meubilair
o Leveren van as-built tekeningen i.l.v. de tekenstandaard
