En tant qu'assistant administratif comptable, tes missions seront diverses :
- Support administratif général :
- Gestion du courrier entrant et sortant (relève, enregistrement, scans, classement, distribution).
- Rédaction, envoi et sauvegarde de courriers.
- Relève et traitement des mails
- Accueil visiteurs (installation et catering).
- Tenue du calendrier Google pour les visiteurs (événements, réunions, réservation des salles, etc).
- Scans de divers documents.
- Classement général : extrait de comptes bancaires, factures, commandes, contrats, etc.
- Gestion des revues : abonnements à revoir/refaire, encodage dans le forum forge, rangement dans la bibliothèque.
- Gestion des stagiaires (dossiers complets d’arrivées et de départs).
- Gestion des contrats fournisseurs (nouveaux contrats, renouvellements, résiliations).
- Attribution et suivi des badges stagiaires et visiteurs.
- Suivi de la maintenance globale du bâtiment et ses alentours (entretien des locaux, espaces extérieurs, etc).
- Création de cagnottes de départs, naissances, mariages.
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et de consommables (petit matériel de bureau, cuisine, etc).
- Support pour les achats :
- Gestion des commandes via la forge (application interne de gestion des commandes).
- Rédaction et envoi des bons de commande si demandé par le fournisseur.
- Commandes de catering pour les réunions ou événements (sandwichs, traiteurs, etc).
- Paiements à réaliser par carte de débit/crédit et classement des justificatifs.
- Réception et sauvegarde des factures achats (courrier postal, mail, plateforme e-shop).
- Demande de duplicata si nécessaire.
- Suivi approbation des achats par DAF.
- Support administratif et financier pour la comptabilité:
- Scan, copie et envoi postal des déclarations de créances.
- Sauvegarde des déclarations de créances dans le CRM Projets et courriers sortants.
- Préparation des documents justificatifs pour les autorités subsidiantes.
- Rédaction et suivi signature des documents administratifs par le personnel.
- Timesheets : gestion des remplissages, impressions, signatures, scans et classements.
- Encodage et vérification des factures dans le logiciel comptable et suivi dans la forge.
- Traitements de la balance fournisseurs + réalisation de paiements au 15 et 30 du mois minimum.
- Vérification des frais mensuels.
- Encodage des extraits bancaires dans le logiciel comptable et sauvegarde sur le drive.
- Suivi des notes de frais
- Support administratif pour les projets de recherche et les missions :
- Courriers officiels : réception, envois, scans et classement.
- Mises à jour des CRMs Projets et Missions (gestion de contrat - ajouts de documents et date de paiement client).
- Conventions de projets, NDA, Consortium Agreement, etc. : scans et classement
