Le rôle consiste principalement à fournir un soutien administratif et de gestion de projets au groupe VMRD du site :
Soutien administratif spécifique aux projets :
- Préparer des brouillons de documents (protocoles, amendements/déviations, rapports) en utilisant des modèles Word spécifiques.
- Garantir un strict contrôle des versions des documents.
- Formater les documents, les envoyer pour des revues électroniques et éthiques, finaliser les documents avec Acrobat, scanner les pages signées pour archivage dans un système approuvé par Zoetis.
- Créer des nomenclatures (Bill of Materials - BOMs) depuis les besoins du fabricant jusqu'à l'approbation finale dans SAP.
Gestion des commandes directes et indirectes dans Ariba/SAP :
- Contacter les fournisseurs pour des demandes de devis, négociations contractuelles (conditions de paiement, coûts, délais) et suivi des commandes.
- Réconciliation des bons de commande et factures. Réception des matériels.
Organisation des expéditions :
- Création de licences d'import/export pour l'expédition de produits et d'échantillons entre divers pays européens, les États-Unis ou autres.
- Traduction de permis d'importation.
- Archivage de documents d'expédition (ex. : documents douaniers).
Responsable du contact pour la salle d’archives du site de Louvain-la-Neuve :
- Gérer les fichiers dans le système électronique d'archivage, imprimer des codes-barres, surveiller le retrait et le retour des éléments, envoyer des boîtes pour stockage à long terme.
Soutien administratif général pour le groupe VMRD-LLN
- Organisation de voyages pour les cadres supérieurs.
- Préparation de présentations et diapositives (Microsoft Office).
- Organisation des plannings de recrutement et des vidéoconférences.
- Soumission des publications dans le système interne avant publication.
