Le check-in est une habitude à prendre pour dire quelque chose sur soi au début d’une réunion ou d’un rendez-vous et ainsi se connecter les uns avec les autres et avec ce qui suit. Pourquoi est-ce important? En tant que responsable hiérarchique ou collègue, vous devez suffisamment vous connaître et savoir quels sont les besoins pour bien prendre soin les uns des autres. Pour ce faire, vous devez poser des questions et écouter.
Étant donné que nous ne pouvons pas nous rencontrer physiquement, nous travaillons virtuellement. Il est actuellement encore plus important que d’habitude d’organiser un bon check-in. En effet, les discussions qui naissent spontanément lorsque vous vous rencontrez sur le parking, dans le couloir ou à la machine à café ont disparu.
préparez-vous
Comment remplacer ces moments? Vous devez en prendre davantage conscience, bien vous préparer et choisir la forme de check-in que vous voulez adopter. Un bon check-in nécessite une atmosphère ouverte, sûre et chaleureuse. Il ne sert à rien de vous renseigner sur les sentiments des participants si vous ne leur souhaitez pas d’abord (virtuellement) la bienvenue. Si une personne rejoint la réunion plus tard, faites-lui savoir que vous l’avez vue, accueillez-la et résumez ce que vous êtes en train de faire.
Adaptez le check-in à l’objectif de la réunion ou du rendez-vous.
- S’agit-il d’une réunion en tête à tête ou en groupe?
- Souhaitez-vous organiser un brainstorming et faire appel à la créativité des participants ou vous concerter au sujet des projets en cours?
- La réunion porte-t-elle sur un message difficile à communiquer ou une intervision est-elle prévue?
prenez votre temps
Vous faites partie d’une équipe qui s’entend quotidiennement? Votre check-in sera alors plus court et nécessitera moins d’attention. En revanche, si votre équipe travaille davantage à distance ou si vous ne vous êtes pas parlé depuis un moment, prenez votre temps!
Qui sont vos interlocuteurs? S’agit-il de narrateurs extravertis, d’observateurs contemplatifs ou (plus probablement) d’un mélange des deux? Réfléchissez aussi pour savoir comment garantir que tous ceux qui veulent dire quelque chose aient la parole.
La question la plus évidente est: « Comment vas-tu? » Elle est très utile… mais seulement si vous écoutez vraiment la réponse. Celle-ci peut être brève ou très instructive.
Il est plus difficile de « lire » les gens dans un espace virtuel qu’en face à face. Et pourtant, comme l’a dit notre collègue Ann Schils: « l’énergie se ressent aussi ». Même lors d’une réunion virtuelle, vous pouvez remarquer comment va l’autre personne, à condition que tous vos sens soient en éveil et que vous posiez des questions. L’empathie réclame plus d’efforts. Soyez vigilant(e) pour capter les signaux non verbaux. C’est bien sûr plus facile si tout le monde allume sa caméra.
Un bon check-in prend donc du temps. Demander « Comment vas-tu? » lors d’un tour de table peut être intéressant et vous donner de nombreuses informations sur ce qu’il faut faire, comment vous entraider… Et, oui, vous devrez peut-être y consacrer la majeure partie du temps de la réunion.
apportez de la variété
Vos collègues ne doivent toutefois pas avoir l’impression que vous vous sentez obligé(e) de le faire. Soyez sincère et variez vos check-ins!
Prenez parfois le temps de le faire et posez des questions approfondies. Bref, entrez dans les détails.
- Partagez une question de préparation avant la réunion.
- Ne suivez pas toujours le même ordre : les participants resteront ainsi vigilants et écouteront.
- Misez sur l’interaction : posez des questions courtes sur le chat ou Jam Board, par le biais d’images, de photos, de citations…
- Variez les questions que vous posez:
- Comment vas-tu?
- Comment s’est passé ton début de journée?
- Comment se sont passées tes vacances?
- Quels sont tes projets cette semaine?
- Quelles difficultés as-tu rencontrées cette semaine?
- Comment veux-tu t’inspirer?
- Quelle information souhaites-tu partager avant de commencer?
- De quoi rêves-tu en ce moment?
- Te fais-tu du souci à propos de quelque chose en ce moment?
organisez aussi un check-out
Ne clôturez pas la réunion trop brutalement. Demandez aux participants ce qu’ils ont ressenti pendant celle-ci. Comment la quittent-ils? Qu’en retirent-ils? Quelle est la prochaine étape? Vous pouvez vous intéresser tant aux sentiments (relationnel) qu’au contenu.
Chez Randstad, nous promouvons les check-ins ! En effet, ils vous permettent de vous connecter, de savoir ce qui se passe, d’obtenir des informations pertinentes pour la réunion ou le rendez-vous et de savoir sur quels points vous devez revenir. C’est « reculer pour mieux sauter »: un investissement grâce auquel la réunion est efficace et agréable. Bon check-in!
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