Lors des élections sociales de 2020, les intérimaires auront pour la première fois le droit de vote. Mais dans quelles situations exactement? Et faut-il aussi tenir compte des intérimaires pour calculer l'effectif du personnel? Olivier Wouters, avocat associé chez Claeys & Engels, nous explique en détail les conséquences pratiques.
Du 11 au 24 mai 2020, les élections sociales des représentants du personnel, qui se tiennent tous les quatre ans, seront à l'ordre du jour de très nombreuses entreprises. Plus précisément, les entreprises occupant au moins 50 travailleurs organiseront des élections sociales afin de déterminer qui siègera au comité pour la prévention et la protection au travail. À partir de 100 travailleurs, les élections détermineront aussi qui obtiendra un siège au conseil d'entreprise. Outre les travailleurs permanents, les intérimaires jouent également un rôle dans ce processus. Ils interviennent trois fois dans la procédure des élections: pour le calcul de l'effectif du personnel, pour le calcul du nombre de mandats au sein du conseil d'entreprise et du comité de prévention et pour la composition des collèges électoraux. Olivier Wouters nous récapitule tout cela ci-dessous.
Quels sont les intérimaires qui entrent en considération pour les seuils de 50 et 100 travailleurs?
Les intérimaires qui étaient occupés chez l'utilisateur au cours du deuxième trimestre 2019 (d'avril à juin) entrent en ligne de compte pour définir si le seuil d'occupation de 50 ou 100 travailleurs est atteint. Ceci ne s'applique pas aux intérimaires qui remplacent des travailleurs permanents dont l'exécution du contrat de travail est suspendue (par exemple pour maladie ou crédit-temps). Ces intérimaires ne doivent donc pas être comptabilisés. Les travailleurs remplacés sont en effet déjà pris en compte dans le calcul.
Comment les intérimaires définissent-ils le nombre de mandats?
Selon la loi, le nombre de représentants des travailleurs au sein du conseil d'entreprise et du comité de prévention dépend du nombre de travailleurs au jour X (qui tombe en février 2020). Chaque travailleur compte pour une unité, qu'il s'agisse d'un travailleur à temps plein ou à temps partiel.
« Il s'agit du nombre exact de personnes occupées au jour X », précise Olivier Wouters, « et pour ce calcul, nous devons, selon la Cour de cassation, également tenir compte du nombre d'intérimaires qui sont occupés chez l'utilisateur ce jour-là. Ils entrent en ligne de compte pour déterminer le nombre de places sur les listes de candidats. Dans une unité technique d'exploitation comptant 101 à 500 travailleurs, il y a par exemple des mandats pour six membres effectifs et six membres suppléants au conseil d'entreprise. Dans ce cas, chaque syndicat peut présenter une liste de douze candidats. »
Ici aussi, la règle est la même: un intérimaire n'entre pas en considération s'il remplace un travailleur permanent dont le contrat est suspendu.
Tous les intérimaires votent-ils?
Toute personne inscrite sur la liste électorale définitive peut participer au scrutin. Une nouveauté de ces élections sociales est que les intérimaires peuvent également avoir le droit de vote chez l'utilisateur.
Pour avoir le droit de voter, l'intérimaire doit répondre à une double condition en matière d'ancienneté.
« En tant qu'intérimaire, vous pouvez participer si vous avez travaillé chez l'utilisateur pendant trois mois ininterrompus durant la période du 1er août 2019 au jour X (90 jours avant les élections). Ou si vous avez accumulé pendant cette période 65 jours de travail, mais interrompus », explique Olivier Wouters. « La deuxième condition définit que vous devez comptabiliser chez l'utilisateur au moins 26 jours de travail pendant la période du jour X au jour X+77. Aucune règle de pro rata ne s'applique à ces 26 jours : un jour de trois heures d'occupation sera également comptabilisé comme un jour entier. Pour effectuer le calcul, il faut tenir compte de l'occupation au sein de l'entité juridique de l'utilisateur ou au sein de l'unité technique d'exploitation (UTE) de l'utilisateur qui est constituée de plusieurs entités juridiques.
À cet égard, tous les intérimaires sont pris en considération. La règle relative au remplacement d'un travailleur permanent dont le contrat de travail est suspendu ne s'applique pas ici. Les intérimaires qui remplacent un tel travailleur entrent donc en considération pour aller voter (s'ils répondent aux conditions d'ancienneté).
Cette nouvelle règle conduira parfois à une situation étrange, confirme Olivier Wouters.
« Le législateur a été quelque peu négligent sur ce point: il est possible que toutes les personnes qui se trouvent sur une liste électorale le jour X ne s'y retrouvent pas le jour des élections sociales. C'est pourquoi il est encore possible, avec l'accord du conseil d'entreprise, du CPPT ou de la délégation syndicale, de modifier la liste 77 jours après le jour X. Il est important de bien vérifier si les conditions du droit de vote étant donné que toutes les personnes figurant sur la liste électorale définitive pourront voter. Vous ne pourrez pas laisser voter des personnes qui ne se trouvent pas sur cette liste. »
Les données des intérimaires peuvent-elles tout simplement être reprises sur la liste électorale?
Pour convoquer les intérimaires au scrutin, vous avez en tant qu'entreprise besoin de données telles que les coordonnées de l'intérimaire, d'autant plus si les intérimaires ne sont pas occupés dans l'entreprise au moment où vous remettez les convocations aux électeurs, ou si l'entreprise fait application du vote par correspondance.
Pour composer la liste électorale, une entreprise qui organise des élections sociales a également besoin des données des intérimaires.
L'employeur va-t-il chercher ces informations dans le contrat avec l'agence d'intérim et qui est dans ce cas responsable de ces données?
« La loi électorale n'a rien prévu en la matière », constate Olivier Wouters. « Il est clair toutefois que l'employeur est responsable de veiller au bon déroulement des élections sociales dans son entreprise. En tant qu'utilisateur des intérimaires, il est aussi responsable de la composition des listes électorales. Il est clair qu'en tant qu'entreprise, vous avez dès lors une obligation légale de conserver les données des intérimaires étant donné leur droit de vote potentiel. Il est conseillé aux entreprises et aux agences de travail intérimaire de gérer ces données de manière pragmatique et de ne pas partager de données personelles plus que nécessaire dans la perspective des élections sociales.
En ce qui concerne les listes électorales, l'Autorité de protection des données conseille de rendre les listes électorales disponibles via une plateforme fermée ou sur un intranet sécurisé uniquement accessible aux travailleurs de l'entreprise. L'envoi des listes électorales par e-mail à tout le monde ne garantirait en effet pas un niveau de sécurité suffisant.