6 façons pour les entreprises de réduire les coûts de main-d'œuvre.

Alors que l'on craint de plus en plus l'imminence d'une récession mondiale, les chefs d'entreprise de presque tous les secteurs d'activité envisagent diverses mesures de réduction des coûts. Les coûts de main-d'œuvre sont souvent la cible privilégiée de ces stratégies de réduction des coûts.

Cependant, il n'est pas toujours facile de réduire les dépenses liées à la main-d'œuvre. D'une part, les coûts de main-d'œuvre représentent généralement une part importante du budget global de l'entreprise. La réduction des coûts dans ce domaine peut avoir un impact significatif. D'autre part, vous devez maintenir des salaires et des avantages compétitifs afin d'acquérir et de conserver les talents dont vous avez besoin pour développer votre entreprise.  

Il est important d'adopter une vision large et d'envisager un éventail de moyens pour réduire les coûts de main-d'œuvre. Il convient notamment d'examiner l'impact financier des tendances observées au sein de votre personnel, telles que les taux d'absentéisme et de rotation du personnel.

Dans ce blog, nous examinons six domaines dans lesquels les chefs d'entreprise peuvent favoriser les économies de coûts et nous mettons en évidence certaines solutions spécifiques qui peuvent apporter des avantages précieux à votre entreprise.

1. réduction de la rotation du personnel et de l'absentéisme

Si vous êtes préoccupé par les coûts de main-d'œuvre immédiats, tels que les frais liés à la publication des offres d'emploi et à l'intégration des nouveaux travailleurs, vous risquez de négliger les répercussions financières de ce qui se passe au sein de votre main-d'œuvre existante. Les départs d'employés ou les congés prolongés en sont un bon exemple.

Si votre organisation est comme la plupart des autres, il est primordial de disposer des bons travailleurs avec les compétences nécessaires au bon moment afin d'atteindre les objectifs de productivité et de livrer les biens et les services dans les délais. Par conséquent, des taux élevés de rotation du personnel et d'absentéisme peuvent causer des problèmes importants et coûteux au sein de votre organisation.

La conséquence la plus évidente des départs ou des absences est la nécessité de payer du personnel supplémentaire pour combler les pénuries de main-d'œuvre. Ces pénuries peuvent se traduire par un nombre élevé d'heures supplémentaires ou par la nécessité de pourvoir continuellement des postes. Il existe également des coûts indirects qui ne sont pas aussi faciles à suivre dans votre budget, tels que les pertes de productivité qui se produisent lorsqu'un employé expérimenté part ou que vous êtes contraint de gérer une équipe avec un nombre limité d'employés.

Ces conséquences peuvent être ressenties dans différents domaines de l'entreprise, car les personnes des différents départements doivent redéployer des ressources pour maintenir le fonctionnement de l'activité principale.

solutions: 

• Réduisez le taux de rotation grâce à un plan rétention des employés, en mettant l'accent sur des concepts tels que la marque de l'employeur, les possibilités de développement du personnel et la manière dont vous pouvez promouvoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Créez des politiques de présence qui précisent exactement ce que vous attendez de vos employés. Faites-les respecter de manière cohérente par l'ensemble du personnel.
• Suivez les taux d'absentéisme. Récompensez ceux qui ont un bon taux d'assiduité et discutez avec ceux qui sont souvent absents pour en découvrir la cause profonde et trouver une solution.
• Améliorez vos processus de recrutement et de sélection pour vous assurer d'embaucher les bonnes personnes au bon moment et de minimiser le taux de rotation du personnel. Un expert en services de ressources humaines peut vous y aider.

2. réduire les délais et les coûts en faisant appel à du personnel flexible

Les entreprises sont souvent confrontées à des problèmes de coûts lorsqu'elles doivent embaucher du personnel flexible pour augmenter leur capacité de production en cas de pic de la demande ou lorsque la main-d'œuvre est temporairement réduite en raison d'absences ou de congés. En ayant la possibilité d'augmenter ou de réduire ses effectifs en fonction des besoins, l'entreprise peut atteindre ses objectifs de production tout en réduisant ses coûts globaux.

Outre les coûts directs, tels que l'occupation de postes temporaires et le maintien des collaborateurs externes, les chefs d'entreprise doivent prendre en compte les implications en termes de temps et de productivité de l'intégration de nouveaux collaborateurs. Par exemple, lorsque les collaborateurs doivent prendre du temps pour aider à la formation des travailleurs externes, leur propre production peut en souffrir.

En outre, le service des ressources humaines doit tenir compte des coûts liés au recrutement régulier et à la sélection des candidats, ce qui affecte le temps que vous pouvez consacrer à l'amélioration de votre main-d'œuvre existante.

L'équipe chargée des achats doit quant à elle tenir compte du coût du matériel de formation et des autres actifs nécessaires pour s'assurer que les nouveaux employés sont prêts à bien faire leur travail.

Si vous faites souvent appel à des travailleurs externes pour combler vos besoins en personnel ou pour augmenter temporairement votre capacité lorsque la production augmente, vous pourriez tirer un grand profit d'une collaboration avec un partenaire RH spécialisé dans le recrutement de personnel flexible.

solutions:

• une société de services RH peut prendre en charge le volet administratif du recrutement de personnel flexible et gérer des tâches clés telles que l'intégration, la planification des équipes et la fourniture de vêtements. En fait, la bonne société de solutions RH peut prendre en charge l'ensemble du processus de gestion du personnel externe.
• un partenaire spécialisé peut également faire office de bureau d'accueil pour tous les problèmes ou questions liés à l'intérim qui se posent sur place. Cela permet à votre équipe d'être disponible pour gérer les problèmes avec votre personnel existant.
• les feuilles de temps et la facturation électroniques peuvent rendre ces processus fondamentaux plus fiables et plus efficaces. Une planification automatisée peut vous aider à remplir toutes les équipes avec des travailleurs qualifiés et à réduire les défis posés par l'absentéisme.
• combattez les pertes de productivité par des initiatives telles que la gestion proactive des compétences, qui pourrait prendre la forme d'un programme de formation combiné à une planification efficace des effectifs.

3. optimiser les salaires et les avantages sociaux

Il va sans dire que les salaires et les avantages sociaux représentent une part substantielle de vos dépenses globales en matière de gestion des ressources humaines. Compte tenu de l'importance de l'engagement financier, en particulier pour les grandes organisations, il est certainement utile de réfléchir à vos points de rémunération et de se demander s'ils sont fixés à un niveau optimal.

Si les salaires sont trop élevés, vous risquez de ne pas pouvoir maintenir le montant que vous consacrez à la main-d'œuvre. En revanche, s'ils sont trop bas, vous risquez d'avoir du mal à attirer et à retenir des candidats de qualité. Il est essentiel de trouver l'équilibre qui vous permettra d'attirer les talents dont vous avez besoin sans nuire à vos résultats.

solutions:

• effectuez une analyse approfondie du poste et évaluez les compétences et l'expérience requises pour remplir correctement chaque fonction afin de vous assurer que vous fixez les salaires au bon niveau pour toutes les offres d'emploi.
• obtenez des informations actualisées sur les talents et les salaires afin de mieux comprendre les attentes des candidats et de comparer votre offre salariale actuelle avec celle d'autres employeurs de votre secteur.
• réduisez les frais de déplacement en travaillant avec un partenaire de services RH pour améliorer la structure de votre vivier de talents et donner la priorité au recrutement local.
• étudiez les lois et réglementations en vigueur dans les territoires où vous exercez votre activité. Dans l'UE, par exemple, les règles sont probablement plus strictes que dans d'autres régions, et les conventions collectives comprennent souvent des éléments tels que des échelles de salaires.

4. réduire la planification excessive

La surplanification, qui consiste à payer pour une capacité supérieure à celle dont on a besoin et à se retrouver avec des travailleurs inutiles, est une source fréquente d'inefficacité. Cette situation se produit souvent lorsque la demande est faible dans le cycle de production, ce qui peut être dû à des tendances saisonnières, à la demande des clients ou à des facteurs économiques plus généraux.

Le fait de limiter au maximum la surplanification vous aide à gérer les coûts en ne payant que pour la main-d'œuvre dont vous avez besoin. Cela peut s'avérer particulièrement important si votre entreprise dépend fortement de l'embauche de travailleurs occasionnels. Elle favorise également la productivité en veillant à ce que les ressources dont vous disposez soient utilisées de la manière la plus efficace possible.

solutions:

• analysez l'utilisation de la capacité de votre main-d'œuvre pour mieux comprendre l'efficacité avec laquelle vos ressources sont déployées, la fréquence de la surplanification et les raisons de cette surplanification.
• examinez les possibilités de redéploiement. Les employés peuvent-ils être utiles d'une autre manière lorsqu'ils n'ont pas à soutenir la production? La formation polyvalente des employés peut-elle contribuer à réduire le nombre de travailleurs nécessaires pour chaque équipe?
• travaillez avec une société de services en ressources humaines pour étudier les tendances du secteur et faire des prévisions éclairées sur les fluctuations de l'activité et de la demande.
• élaborez une stratégie pour prévoir les besoins futurs de votre organisation en matière de compétences et de main-d'œuvre.

5. limiter les nouvelles embauches

Le recrutement de nouveaux collaborateurs est souvent indispensable. Si vous traversez une période de croissance rapide ou si vous entrez sur un nouveau marché, par exemple, vous aurez probablement besoin de plus de main-d'œuvre et de compétences spécialisées pour soutenir votre expansion.

Mais il est également important de tenir compte du coût et du travail qu'implique l'arrivée de nouveaux employés, depuis l'embauche et l'intégration jusqu'à la formation et l'accompagnement sur le lieu de travail. Si vous pouvez prendre des mesures pour réduire le nombre de nouvelles embauches, les avantages peuvent être considérables.

solutions:

• réfléchissez à la manière dont la requalification ou l'amélioration des compétences du personnel actuel pourrait vous permettre d'obtenir les talents dont vous avez besoin sans avoir à embaucher.
• engagez-vous auprès de vos employés les plus précieux pour vous assurer qu'ils sont satisfaits et attachés à l'entreprise. Offrir une augmentation de salaire ou de meilleurs avantages pour retenir les talents de haut niveau - pour autant que cela soit possible dans le cadre des conventions collectives - pourrait s'avérer plus viable financièrement et plus avantageux pour l'entreprise que d'embaucher quelqu'un de nouveau.
• constituez une réserve de travailleurs ayant fait leurs preuves et ayant fait l'objet d'un contrôle, qui peuvent entrer en fonction et fonctionner à un niveau élevé en période de forte demande. Ainsi, lorsque vous devrez embaucher du personnel, vous pourrez cibler des personnes qui n'auront pas besoin de beaucoup de soutien et de formation.
• élaborez un programme complet de développement des employés afin d'aider vos meilleurs éléments à progresser au sein de l'entreprise. Cette étape permet de réduire les écarts de compétences au sein de votre organisation et d'augmenter les taux de rétention.

6. travailler avec une société de talents

Vous ne vous rendez peut-être même pas compte du temps, de l'argent et des ressources consacrés au recrutement de nouveaux employés et à la gestion de votre main-d'œuvre actuelle et future. Les coûts directs, tels que les salaires et les avantages sociaux, les heures supplémentaires et les offres d'emploi, sont faciles à suivre. Les coûts indirects, tels que la rotation du personnel et la perte de productivité, ne sont peut-être pas aussi clairs, mais ils peuvent tout de même avoir un impact significatif sur le budget de votre entreprise.

L'établissement d'un partenariat avec une société de solutions RH est l'un des moyens les plus rapides et les plus efficaces de maîtriser les coûts liés au personnel. Payer des frais pour travailler avec une société de talents peut sembler contre-intuitif par rapport à vos efforts de réduction des coûts. Cependant, l'expertise et les services avancés fournis par une société de services RH professionnelle peuvent réellement aider votre organisation à réaliser une réduction des coûts de sa main-d'œuvre.

L'un des principaux avantages que votre organisation peut tirer d'une collaboration avec un partenaire de solutions RH est l'amélioration significative de la qualité de vos embauches, ce qui peut améliorer les taux de rétention et de productivité.

Les prestataires de services en ressources humaines se spécialisent dans le recrutement des bonnes personnes pour des fonctions spécifiques en adoptant une approche rigoureuse et éprouvée de la sélection, de l'analyse et de la vérification des références des candidats. Chez Randstad, cela se fait en déployant un équilibre optimal entre la technologie et les points de contact humains. L'utilisation de technologies RH innovantes dans le cadre d'un processus de recrutement engageant permet à nos équipes de recruter en fonction du poste, du patron et de l'entreprise.

solutions:

• le bon partenaire de services RH peut vous aider à trouver les meilleurs candidats rapidement et facilement, en vous donnant accès à un vivier de talents présélectionnés.
• un partenaire de solutions RH, tel que Randstad, peut élaborer un plan de services personnalisé et une stratégie de réduction des coûts adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cette personnalisation garantit que vous ne payez que pour les services de recrutement de talents et de gestion de la main-d'œuvre dont votre organisation a besoin.  
• les services et l'expertise d'un partenaire de solutions RH peuvent vous aider à optimiser votre recrutement flexible et à aligner votre offre de talents sur les cycles de production. Randstad Inhouse Services, par exemple, peut prendre en charge l'intégralité du processus de gestion du personnel externe.

Randstad Inhouse Services est spécialisé dans la collaboration avec les clients pour analyser les processus RH et identifier les possibilités de réduction des coûts. Nous pouvons travailler directement avec vos équipes de direction pour développer des stratégies efficaces de réduction des coûts.