gérer l’absentéisme grâce à une planification proactive et à des solutions à long terme.

L’absentéisme est un défi courant et inévitable pour toutes les entreprises. Les employés auront toujours besoin de s’absenter, principalement pour cause de maladies bénignes, de blessures et de rendez-vous médicaux, mais aussi en raison de facteurs tels que le stress, les obligations familiales et l’insatisfaction au travail.

Les conséquences de l’absentéisme étant susceptibles, directement ou indirectement, d’affecter votre entreprise, vous devez mettre en place une politique d’assiduité efficace et bien planifiée afin d’éviter tout manque à gagner et toute perte de clients.

Heureusement, vous pouvez mettre en place des mesures et des stratégies pour gérer l’absentéisme, en commençant par identifier les raisons pour lesquelles les gens s’absentent de manière imprévue. Une fois que vous avez déterminé les domaines qui posent problème, il est temps de passer à l’action.

les coûts de l’absentéisme

Les difficultés auxquelles les entreprises sont susceptibles d’être confrontées lorsque l’absentéisme augmente de manière significative sont apparues clairement lors de la pandémie, les fermetures d’entreprises et les absences pour cause de maladie ayant eu un impact considérable sur les secteurs de la production, de la livraison et des services.

Si certaines répercussions de l’absentéisme prolongé touchent les entreprises de manière universelle, d’autres sont spécifiques à certains secteurs d’activité ou propres à une entreprise. Personne ne connaît mieux votre entreprise que vous et, à ce titre, vous devez déterminer où l’absentéisme vous frappera le plus durement. 

Une enquête récente de Gallup a conclu qu’un employé absent coûte à l’entreprise, en moyenne, 340 dollars par jour en coûts directs et indirects.

les coûts directs de l’absentéisme

Lorsque des employés sont absents, il faut les remplacer. Cela signifie que vous devrez peut-être payer des heures supplémentaires à un employé régulier ou faire appel à une agence de recrutement en cas d’urgence. Dans un cas comme dans l’autre, vous devez payer des salaires supplémentaires, et indemniser l’employé en fonction de votre politique d’assiduité.

En outre, vous devez payer un manager pour gérer le manque de personnel et le personnel des ressources humaines pour tout documenter.

les coûts indirects de l’absentéisme

Toutefois, les coûts directs mentionnés ne représentent qu’une partie de ce que vous avez perdu en raison d’une absence imprévue. L’employé remplaçant aura besoin de temps pour se mettre au diapason, déterminer ce qui doit être accompli et où le travailleur précédent s’est arrêté.  Si vous devez recourir à des heures supplémentaires ou solliciter des employés de remplacement d’un autre service, vous risquez d’augmenter le nombre d’erreurs, de ralentir le temps de production et d’être confronté à des problèmes de sécurité.

Enfin, vos autres employés, ceux qui prennent le relais, peuvent se sentir frustrés et surchargés de travail, ce qui se traduit par une baisse de moral du personnel.

La combinaison d’une augmentation des dépenses et d’une baisse de la productivité entraîne inévitablement une perte de revenus.

les coûts de l’absentéisme pour le salarié

Lorsque des employés s’absentent de manière répétée, ils en subissent également les conséquences.

Tout d’abord, une fois qu’ils ont épuisé tous leurs congés payés, leurs salaires seront réduits. Ensuite, et surtout, l’absentéisme prolongé est souvent le symptôme d’un problème plus grave. Par exemple, l’employé en question peut être confronté à une maladie chronique, à une situation familiale préoccupante ou à des problèmes professionnels.

Une étude de la Harvard Business School a révélé que près de deux tiers des employés s’occupent d’un enfant, d’un parent, d’un autre membre de la famille ou d’un ami.

En tant qu’employeur, vous pouvez apporter votre soutien dans des situations personnelles sans pouvoir agir davantage, mais les problèmes liés à l’emploi relèvent à 100% de votre responsabilité.

En identifiant les causes les plus courantes de l’absentéisme, vous pouvez mettre en place un plan d’amélioration de l’assiduité des employés qui offre des solutions et un soutien à vos travailleurs.

rechercher les causes profondes de l’absentéisme

Avant de commencer la planification proactive de votre politique d’absentéisme, vous devez comprendre pourquoi les gens s’absentent.

les raisons privées de l’augmentation de l’absentéisme

Selon le Bureau des statistiques du travail des États-Unis, 71% des absences annuelles totales des travailleurs en 2021 ont été attribuées à une maladie ou à une blessure, soit un taux de 2,3%.

De même, au Royaume-Uni, le taux d’absentéisme pour cause de maladie a augmenté pour atteindre 2,2% en 2021, après plusieurs années de baisse.

Les maladies aiguës, notamment les rhumes et les grippes, peuvent entraîner une augmentation de votre taux d’absentéisme, en particulier pendant les mois d’hiver. Toutefois, ces types d’absences sont en général spontanément résolutives. Les absences répétées d’une même personne pour des raisons de santé peuvent résulter d’une affection de longue durée ou d’une maladie chronique.

L’hypertension artérielle et le diabète, ainsi que les comportements à risque tels que le tabagisme, la sédentarité et les excès alimentaires, contribuent de manière significative à l’absentéisme répété, faisant perdre aux employeurs américains plus de 36 milliards de dollars par an, selon les données du CDC. 

Les maladies cardiaques, le cancer, l’arthrite et les migraines sont d’autres affections chroniques entraînant des absences fréquentes ou de longue durée.

Récemment, la santé mentale des travailleurs a fait l’objet d’une attention accrue, notamment en ce qui concerne son incidence sur les taux d’assiduité. Gallup a par exemple interrogé des travailleurs américains sur leur état d’esprit. Selon les résultats de l’enquête, les travailleurs qui s’estiment en mauvaise ou moyenne santé mentale s’absenteront du travail environ cinq fois plus souvent chaque année que ceux qui s’estiment en meilleure santé mentale.

Le McKinsey Health Institute a étudié les travailleurs de 15 pays et a découvert que plus de la moitié d’entre eux ont été confrontés à un problème de santé mentale à un moment ou à un autre. La deuxième partie de l’équation est encore plus importante du point de vue de l'employeur. Les travailleurs ayant fait état de problèmes de santé mentale étaient plus susceptibles de révéler de mauvaises conditions de travail, notamment un faible taux de satisfaction et d’engagement au travail - la recette parfaite pour un absentéisme fréquent.

les raisons de l’absentéisme liées au travail

Certaines des causes du manque d’assiduité peuvent coexister avec des problèmes liés à l’emploi. Toutefois, en tant qu’employeur, vous avez beaucoup plus de contrôle sur les problèmes liés à l’emploi, ce qui vous incite à vous concentrer sur la planification des effectifs dans ces domaines.  

• le harcèlement sur le lieu de travail ou la mauvaise gestion
• le désengagement général et l’insatisfaction au travail
• le manque de flexibilité au niveau des horaires et du lieu de travail
• la culture d’entreprise négative
• l’épuisement professionnel
• le manque de formation et d’opportunités de développement

planification proactive des effectifs pour votre organisation

Les employeurs qui parviennent le mieux à gérer l’absentéisme et à en atténuer l’impact ont recours à une planification proactive, et ne se contentent pas seulement de gérer les pénuries de personnel.

analyser votre personnel

Commencez par collecter des données afin d’obtenir une image claire de votre situation actuelle en ce qui concerne l’adhésion à votre politique d'assiduité. 

Identifiez les tendances en examinant votre taux d’absentéisme moyen sur des périodes spécifiques. En premier lieu, réalisez un calcul à l'échelle de l’entreprise pour un examen complet. Ensuite, concentrez-vous sur les différents services et enfin, sur les travailleurs individuels. Ces chiffres vous aideront à déterminer si vous avez un problème au sein d’une division ou seulement à certaines périodes de l’année, ou si vous avez besoin d’une refonte complète de votre politique d’absentéisme.

Réalisez un audit des capacités du personnel pour découvrir là où les problèmes les plus importants risquent de se poser en cas d’absence. Ainsi, vous pourrez identifier s’il vous manque du personnel, s’il vous faut recruter plus de talents, ou encore s’il convient de réorganiser les horaires ou les équipes afin d’assurer une meilleure couverture.

C’est peut-être aussi le moment d’envisager des options de travail plus flexibles. Par exemple, la semaine de quatre jours gagne du terrain dans de nombreuses entreprises.

Des activités telles que les audits des compétences de vos collaborateurs vous permettent de savoir comment vos employés se situent par rapport aux connaissances et aux compétences requises pour accomplir les tâches. Vous pouvez alors vous concentrer sur les éventuelles lacunes de compétences existantes ou futures lorsque vous adoptez de nouvelles technologies, et voir si vous devez recruter ou muter des employés.

Identifier les compétences requises pour accomplir les tâches essentielles et avoir une vision claire des compétences de votre main-d’œuvre vous aidera à concevoir des plans de formation et de développement appropriés. Enfin, en améliorant les compétences de vos employés dans ces domaines cruciaux, vous serez en mesure de poursuivre vos activités principales, même en cas de sous-effectif.

De nombreuses entreprises constatent que l’upskilling et le reskilling des employés actuels est très rentable et améliore le moral des travailleurs. Une enquête mondiale de McKinsey sur les entreprises qui ont récemment réussi leur transformation numérique a révélé qu’elles étaient 35% plus efficaces dans la reconversion des employés existants que les entreprises qui ont eu du mal à s’adapter.

analyser les activités commerciales

Il est essentiel de se préparer à des périodes de réduction des effectifs en identifiant les tâches essentielles au fonctionnement de l’entreprise. Cela vous aidera à déterminer les activités qui doivent être prioritaires et celles qui peuvent être mises de côté en cas d’absence de membres clés de l’équipe. 

Les pratiques de planification des effectifs et des horaires peuvent contribuer à garantir une meilleure gestion des talents disponibles et le déploiement des personnes là où elles sont le plus efficaces.

répondre aux préoccupations des salariés

Une fois que vous avez examiné vos statistiques sur l’absentéisme et déterminé les ressources de talents dont vous avez besoin pour réussir, il est temps de vous concentrer sur la gestion de l’absentéisme.

Commencez par examiner les raisons physiques les plus courantes de l’absence au travail et recherchez des solutions à long terme à l’échelle de l’entreprise.

• les problèmes de santé chroniques: encouragez les bonnes habitudes de vos employés en leur proposant des incitations à l’activité physique, des collations saines, des équipements sportifs sur place ou d’autres avantages liés au bien-être.
• les maladies saisonnières: investissez dans une meilleure ventilation, des désinfectants pour les mains, des poubelles sans contact, et encouragez la vaccination.
• les problèmes de santé mentale: entretenez un dialogue ouvert, afin que les travailleurs se sentent libres de discuter de leurs problèmes, et assurez-vous que les employés connaissent les programmes de soutien disponibles.

En ce qui concerne les raisons de l’absentéisme liées au travail, il vous sera peut-être plus difficile d’aller à la racine du problème. Vous aurez besoin d’un lien étroit avec votre personnel pour identifier ces questions. Les enquêtes d’opinion sont essentielles pour découvrir ce que les gens pensent de leur travail, et il est important de leur apporter des solutions.

• le harcèlement ou l’environnement de travail toxique: le harcèlement n’a pas sa place dans l’environnement de travail et doit être immédiatement sanctionné. Envisagez une formation pour les cadres, afin de veiller à ce qu’ils apportent un soutien émotionnel et social à leur équipe.
• le manque d’engagement: donnez à vos employés un sentiment d’utilité, en leur montrant comment ils s’intègrent dans les objectifs de votre organisation. La Society for Human Resource Management recommande la mise en place d’une reconnaissance individuelle et en équipe afin de favoriser l’inclusion et d’améliorer les performances.
• les valeurs de l’entreprise: l’enquête Workmonitor 2023 de Randstad a révélé que les employés veulent plus qu’un emploi stable. Ils recherchent l’épanouissement et la possibilité de faire la différence dans le monde. En outre, 42% d’entre eux sont prêts à défendre leurs valeurs en refusant de travailler pour une entreprise qui ne correspond pas à leurs convictions sociales et environnementales. Si votre organisation a des objectifs de durabilité ou si elle contribue à des causes spécifiques, assurez-vous que les employés savent comment ils peuvent participer à ces efforts.
• la formation: l’enquête Workmonitor 2022 a également révélé un désir prégnant d’apprendre et de se perfectionner chez les employés de tous âges, plus de 50% d’entre eux souhaitant bénéficier de programmes les aidant dans leurs fonctions actuelles. Les autres domaines d’intérêt sont les compétences non techniques, la formation au leadership et les compétences techniques.
• la flexibilité: si la pandémie n’est pas à l’origine du mouvement en faveur du travail hybride, elle l’a certainement alimenté. Envisagez d’offrir à vos employés plus de contrôle sur leurs horaires, qu’il s'agisse de télétravail, d’une semaine de travail raccourcie ou d’ajustements des équipes.

Pour garantir le succès de votre plan d’amélioration de l’assiduité des employés, il est utile de demander conseil à des experts du secteur des ressources humaines.

Avec Randstad Inhouse, nous proposons un programme pour vous aider à évaluer le ressenti des membres de votre personnel et à identifier les aspects de leur travail qu’ils apprécient ou trouvent difficiles. Nous pouvons également vous aider à optimiser le recrutement et les ressources humaines, ce qui peut s’avérer crucial lorsque vous êtes en sous-effectif et que vous avez besoin d’embaucher rapidement des travailleurs fiables.

Nous avons élaboré un guide qui fournit des conseils supplémentaires sur la gestion de l’absentéisme et la planification des effectifs, y compris sur la manière d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, même en présence d’effectifs réduits.