« Bienvenue dans notre entreprise! » Voilà des mots que l’on préfère adresser en personne à un nouvel employé. Malheureusement, la pandémie contraint de nombreuses sociétés à accueillir leurs nouvelles recrues en ligne. Voici quelques idées pour convertir cet inconvénient en atout.
« L’essentiel est d’offrir un programme d’intégration suffisamment varié », répond Annelies Vanden Houte, Senior Learning Advisor chez Randstad Group, lorsque nous l’interrogeons sur les trucs et astuces qu’elle applique depuis mars pour mettre en œuvre une politique efficace d’onboarding en ligne. Chez Randstad, des accueils de ce genre ont lieu toutes les deux semaines avec une dizaine de participants. Il faut dire que le spécialiste des ressources humaines engage entre 300 et 400 nouveaux employés par an. En temps normal, Annelies et ses collègues organisent une immersion de trois jours au siège du groupe. Depuis le début de la crise sanitaire, le processus d’intégration s’opère toutefois en ligne. Mais attention: il ne suffit pas d’offrir une version digitale de sa présentation habituelle, insiste Vanden Houte. Quels sont ses conseils?
1. former les formateurs
L’onboarding chez Randstad mêle informations sur l’entreprise, données sur la fonction et formation commerciale. Randstad dispose pour ce faire de différents types de formateurs. La première étape consiste à aider ceux-ci à s’adapter à l’outil digital. « Nous avons en interne quelque 150 personnes qui s’occupent des formations, explique Annelies. Nous avons veillé à les familiariser avec l’organisation de séances en ligne en leur apprenant à manier les différents outils, à prévoir des pauses, à constituer un programme varié, etc. »
2. varier, le maître mot
La variété des activités d’onboarding est cruciale aux yeux d’Annelies. « C’est bien sûr le cas aussi en présentiel, mais quand on procède en ligne, il est encore plus important de varier à tous les niveaux. Tout d’abord, il faut varier les mouvements. Demandez aux participants de se lever, d’aller tous en même temps prendre un café ou vider leur boîte aux lettres. Ces déplacements sont importants. Ce qui se fait presque automatiquement hors ligne ne doit pas être négligé en ligne. » Ensuite, Annelies insiste sur la diversification des contenus, tout en soulignant les atouts de la technologie sur ce point. « En présentiel, on peut alterner entre un brainstorming, un jeu de rôle, un exercice ou un travail de recherche. Cette alternance est également réalisable en ligne, et il existe qui plus est différents outils qui vous facilitent énormément la tâche. Vous pouvez créer un quiz ou un sondage, faire interagir les participants, demander de faire une recherche en ligne et commenter ensemble les résultats un quart d’heure plus tard, etc. »
3. trouver le bon équilibre
Si ce ne sont donc pas les possibilités qui manquent pour varier les plaisirs lors d’un onboarding, reste à savoir si cela suffit pour assurer un accueil chaleureux et instructif aux nouveaux venus. « Il faut bien entendu veiller à trouver le bon équilibre, réagit Annelies. Un onboarding efficace demande de tabler sur trois niveaux : physique, mental et émotionnel. Le premier, comme nous l’avons déjà vu, consiste à bouger suffisamment. L’aspect mental concerne, lui, l’évaluation correcte du degré de difficulté : il faut éviter de donner des informations trop complexes, mais aussi de verser dans l’infantilisme. Enfin, la dimension émotionnelle consiste à savoir mettre les gens à l’aise. »
4. bien évaluer son public
Quand on travaille en ligne, mettre les gens à l’aise n’est pas aussi simple que cela. Les possibilités de communication non verbale sont pratiquement absentes et certains participants n’osent pas toujours intervenir lors d’une conversation en ligne avec une dizaine de nouveaux collègues. « Dans chaque groupe, on trouve différents types de personnalités. Le "processeur interne" préfère réfléchir avant de prendre la parole, alors que le "processeur externe" a au contraire besoin de discuter pour se forger une opinion. On peut en tenir compte en mettant à l’aise dès le départ les personnes plus introverties. Dites-leur qu’elles auront tout le loisir de se former une opinion, mais que vous les interrogerez en temps voulu. Retenez à qui vous avez déjà donné la parole et qui doit encore s’exprimer. Vous éviterez ainsi que certains participants restent dans l’ombre. »
5. inviter des membres de la direction
En mettant en place un programme varié et interactif, vous n’aurez aucun mal à communiquer en ligne toutes les informations nécessaires aux nouveaux employés. Mais qu’en est-il de la culture d’entreprise? Dans de nombreuses sociétés familiales, par exemple, tout le monde appelle le patron par son prénom. Une telle familiarité est-elle possible et souhaitable par écrans interposés ? « Chez Randstad, nous insistons sur l’horizontalité de notre organisation, où tout le monde peut sans crainte poser des questions, indique Annelies. Lors de nos onboardings en ligne, nous invitons aussi des membres de la direction, et notamment notre CEO Herman Nijns. Leur participation est essentielle, car c’est une façon de bien faire comprendre que tout excès de formalisme est à proscrire et que l’on peut s’adresser à eux en toute simplicité. »
6. soigner les détails
Ces séances en ligne avec un groupe de nouveaux collègues peuvent donc être une très bonne alternative en ces temps de crise. Reste à savoir si toutes les entreprises peuvent y avoir recours. Pour une PME qui embauche un ou deux employés chaque mois, il peut être étrange de passer trois jours à initier un seul nouveau collaborateur. Annelies Vanden Houte considère toutefois que cela ne doit pas poser de problème, à condition de varier les activités. Organisez une session commune, donnez ensuite une tâche ou un document à lire au collaborateur, puis fixez une nouvelle session en posant des questions ouvertes. Plus encore que le nombre de participants, il importe de bien faire connaître votre entreprise et de ne pas négliger les détails. Est-ce que tout le monde mange ensemble pendant la pause de midi ? Quelle est la configuration du lieu de travail? Ces éléments peuvent être une source de stress pour les nouveaux employés. Plus vite vous mettrez les gens à l’aise, plus vite ils seront performants au sein de votre organisation. »