la planification stratégique des effectifs comme moyen de réduire les coûts.

Trouver les bonnes personnes avec les bonnes compétences est un objectif louable pour tout responsable des ressources humaines. Lorsque les fluctuations économiques et les conflits mondiaux affectent la demande du marché, la capacité d'adapter la main-d'œuvre devient essentielle au succès d'une organisation.

Licencier et réembaucher des salariés en fonction des besoins est une solution au mieux inapplicable, qui a des répercussions négatives au fil du temps. Au lieu de cela, développez une main-d'œuvre agile en créant des plans stratégiques de ressources humaines à long et à court terme pour aider à soutenir les objectifs de l'entreprise.

comprendre la planification stratégique des effectifs

En termes simples, la planification stratégique des effectifs est une stratégie ou un plan élaboré à l'avance concernant vos employés et leurs compétences. Ce plan doit compléter les buts et objectifs de votre organisation et tenir compte de facteurs externes, tels que la demande des clients et l'économie.

En anticipant les demandes futures de votre main-d'œuvre, vous pouvez vous assurer que vous disposez du nombre adéquat d'employés possédant les compétences nécessaires pour accomplir le travail - trop d'employés et les dépenses sont trop élevées, trop peu et vous n'atteindrez pas les quotas de production. L'objectif est de parvenir à une situation idéale, ce qui constitue une gestion efficace des capacités.

Les licenciements soudains et le gel des embauches ne sont pas la solution à un changement de la demande du marché. Pourquoi? Parce qu'ils vous laissent en plan lorsque le marché se réoriente inévitablement; en outre, ces actions nuisent à votre image de marque.

La planification stratégique des ressources humaines, en revanche, fournit des solutions à long terme qui tiennent compte à la fois de la gestion du personnel et des finances de l'entreprise. Elle permet de créer une main-d'œuvre agile, capable de répondre à des demandes accrues, de gérer les nouvelles technologies et de combler les lacunes en matière de compétences. C'est aussi le meilleur moyen de réagir aux fluctuations économiques plutôt que de prendre des mesures impulsives. Les étapes ci-dessous peuvent vous aider à créer un plan stratégique RH dans votre organisation.

évaluer les besoins actuels en main-d'œuvre

Il faut toujours un point de départ avant de pouvoir aller de l'avant. Pour commencer la planification des effectifs, vous avez besoin d'informations. Par exemple, vous devez savoir combien de postes ou de rôles sont nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Combien d'employés sont nécessaires pour occuper ces postes? Quelles sont les compétences requises?

Pour trouver les réponses à ces questions et à d'autres, vous devez procéder à une analyse approfondie de votre personnel actuel et de votre organisation.

Il peut être utile de partir du point de vue de l'entreprise. Ainsi, vous ne serez pas influencé par les effectifs actuels.

• déterminer les rôles nécessaires à une performance optimale. Vous pouvez créer des catégories, telles que les cadres supérieurs et moyens, les travailleurs de la production, le personnel informatique et le personnel de bureau.
• déterminer le nombre d'employés nécessaires pour que chaque rôle soit assumé avec succès.

Il est maintenant temps de travailler avec les chiffres de vos employés actuels.

• énumérer le nombre d'employés et leur rôle au sein de l'organisation.
• identifier les compétences souhaitées. Un inventaire détaillé des compétences est utile pour les formations croisées et les possibilités d'expansion de l'entreprise.
• examiner les données relatives aux employés, y compris les heures travaillées, la productivité, les taux de rotation et les taux d'absentéisme.

Comparez maintenant les deux séries d'informations. Vous serez peut-être surpris de ce que vous trouverez. Certains secteurs peuvent être en sous-effectif, tandis que d'autres ont trop de travailleurs improductifs. Vous découvrirez peut-être qu'un département obtient des résultats supérieurs à la moyenne avec moins de personnel que vous ne le pensiez nécessaire. Après avoir analysé vos résultats, mettez en évidence les rôles, les compétences ou les employés spécifiques qui sont essentiels à la continuité des activités.

aligner la planification des effectifs sur les objectifs de l'entreprise

Avant d'élaborer votre plan, vous devez obtenir l'accord de la direction et du service des ressources humaines, ce qui implique une parfaite compréhension des objectifs à court et à long terme de l'organisation. L'augmentation de la part de marché ou la mise en œuvre d'une nouvelle ligne de produits peut avoir un impact significatif sur le nombre et le type d'employés dont vous avez besoin. Prenez également en considération les décisions relatives aux opérations commerciales, telles que le désir de numériser ou d'accroître l'utilisation de la technologie ou de l'automatisation.

Une fois que vous avez pleinement saisi les objectifs futurs, vous pouvez hiérarchiser les rôles clés et les compétences nécessaires pour répondre à ces préoccupations. Vous pouvez également identifier les personnes qui sont essentielles à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Le cas échéant, vous devrez peut-être restructurer vos effectifs afin d'assurer un équilibre permanent entre la productivité des employés et la demande du marché.

Envisagez la possibilité de recycler ou d'améliorer les compétences des employés pour combler les lacunes futures. La promotion des employés actuels vous permet de tirer profit des collaborateurs les plus performants, en vous donnant un travailleur fiable et déjà contrôlé dans un rôle critique.

Si les fluctuations économiques amènent la direction à réduire ses activités, identifiez les moyens de maintenir les employés actuels en activité. Évaluez la possibilité d'offrir une formation polyvalente aux employés en les affectant à des rôles différents ou accordez-leur une plus grande flexibilité dans leurs horaires.

élaborer des stratégies de rétention des talents

En période de récession économique, il est facile de penser à réduire le personnel. Cependant, comme nous l'avons vu plus haut avec Schiphol, cela peut entraîner des difficultés à long terme et des pertes de revenus. La perte d'un ou de plusieurs employés clés ou de compétences essentielles peut rapidement faire échouer les tentatives de redressement. Et vous risquez de vous rendre compte que le fait de réembaucher des personnes pour remplacer celles que vous avez perdues peut coûter plus cher que ce que vous avez économisé. Il est essentiel de trouver des moyens de retenir les meilleurs talents, tout comme il est crucial de conserver un personnel de soutien loyal.

Les périodes de faible demande sur le marché offrent des opportunités de formation et de développement. Cette stratégie vous permet de donner aux salariés les moyens d'aller de l'avant dès que la demande augmente, avec de nouvelles compétences et connaissances, et de s'engager davantage dans l'entreprise. L'évaluation des effectifs et l'alignement des objectifs que vous avez déjà réalisés peuvent vous aider à déterminer les points sur lesquels vous devez vous concentrer. Par exemple, pour vous assurer que vous formez et développez les bonnes compétences et les bons employés:

• utilisez l'analyse des effectifs pour déterminer quels sont les employés qui ont le plus grand potentiel au sein de votre organisation;
• consultez les objectifs à court et à long terme de l'entreprise afin d'identifier les besoins futurs en matière de ressources humaines;
• examinez l'inventaire des compétences pour détecter les pénuries.

adopter des modalités de travail flexibles

Une main-d'œuvre flexible peut vous faire économiser de l'argent sur les coûts d'exploitation tout en améliorant le moral des employés. Explorez les possibilités d'intégrer davantage de flexibilité sur le lieu de travail. Comme tous les postes ne se prêtent pas au travail à distance, trouvez d'autres moyens d'offrir une plus grande flexibilité aux employés.

Envisagez des horaires à temps partiel ou flexibles, le partage de poste, une semaine de travail de quatre jours ou des modèles de travail hybrides pour motiver les employés sans augmenter les salaires. Des horaires de travail flexibles peuvent également réduire les coûts d'exploitation, tels que le nettoyage, les services publics, la sécurité et l'équipement de bureau.

Le partage d'emploi et le travail à temps partiel augmentent l'engagement et la loyauté des employés, car les travailleurs peuvent organiser leur vie personnelle (enfants, parents âgés, rendez-vous chez le médecin) grâce à des horaires plus souples. L'entreprise bénéficie de la présence de deux employés expérimentés, également formés pour le même poste. Vous pouvez même prévoir des chevauchements si la demande du marché revient soudainement à la normale. Certaines personnes partageant un emploi peuvent être prêtes à renoncer à des avantages sociaux pour bénéficier d'une plus grande flexibilité.

Quelle que soit la manière dont vous décidez de restructurer votre environnement de travail, l'élément essentiel est une communication constante. Les travailleurs à distance doivent se sentir aussi bien connectés que le personnel interne. Ils font partie intégrante de l'équipe et doivent être tenus au courant des défis, économiques ou autres. En outre, vous devez offrir aux travailleurs à distance des chances égales de participer à la formation et au développement et de postuler à des promotions.

tirer parti de la technologie pour plus d'efficacité

McKinsey & Company, dans le cadre de ses travaux avec des entreprises manufacturières, a constaté que la mise en œuvre d'outils numériques et analytiques permettait de réduire les coûts de 5%, soit beaucoup plus que les 2% attribués aux méthodes traditionnelles, telles que les réductions d'effectifs. Les entreprises résilientes ont découvert que la technologie, lorsqu'elle est utilisée correctement, peut grandement améliorer l'efficacité.

Les employés libérés des tâches répétitives et manuelles peuvent être réaffectés à d'autres rôles, qui laissent plus de place à l'initiative et à l'engagement. Les économies technologiques peuvent aller de la réduction des erreurs à l'augmentation de la productivité. L'utilisation de machines pour des activités répétitives ou pénibles peut prévenir les blessures et les pertes de temps des travailleurs. La vidéoconférence et les sites de travail partagés permettent d'assurer la collaboration entre les travailleurs à distance et les travailleurs sur site.

Avant d'investir dans une nouvelle technologie, calculez les économies nettes en tenant compte de l'investissement initial, des coûts de formation et des besoins de mise à jour ou de renouvellement, ainsi que des gains de productivité globaux.

une économie volatile exige une planification stratégique des ressources humaines

Face à l'incertitude économique, vous avez besoin d'une stratégie qui va au-delà de l'immédiat. Un style de gestion réactif peut vous laisser à la traîne de vos concurrents. Préparez-vous aux fluctuations du marché, à la hausse comme à la baisse, en élaborant un plan qui couvre tous les scénarios.

Pour prendre des décisions basées sur l'information, il faut disposer de données sur vos employés, leurs compétences et les objectifs à court et à long terme de votre entreprise. Armé d'un plan et étayé par des données authentiques, vous pouvez créer une main-d'œuvre agile qui s'adapte en fonction des besoins, éliminant ainsi la nécessité de procéder à des licenciements.

La réussite de votre entreprise repose sur son personnel. En tant que professionnel des ressources humaines, vous pouvez renforcer votre organisation en améliorant la gestion du personnel. Un plan stratégique efficace en matière de main-d'œuvre est essentiel à la réussite à long terme et à la survie à court terme.