Welke persoonsgegevens verzamelen we? Waarom hebben we je persoonsgegevens nodig? Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wanneer je begint te werken voor een van de bedrijven van de Randstad groep, kunnen we persoonsgegevens over jou verzamelen, zoals:

  • Identificatiegegevens - we kunnen je naam, contactgegevens (inclusief adres, vaste nummer en gsm-nummer), staatsburgerschap en het land waar je woont, geboortedatum, titel, (in uitzonderlijke gevallen) geslacht, digitale handtekening en talenkennis verwerken.
  • Professionele informatie - we kunnen persoonsgegevens over je werk verzamelen, inclusief (maar niet beperkt tot) je functie, functiebeschrijving en locatie, je afdeling, professionele e-mailadres, hiërarchische positie en arbeidsstatus (voltijds, halftijds, enz.).
  • verplichte informatie in verband met tewerkstelling - diploma's, attesten, rijbewijs, enz.
  • Financiële informatie - financiële informatie inclusief (maar niet beperkt tot) je bankrekeningnummer, bankgegevens, btw-nummer.
  • Informatie over je verloning - we kunnen informatie over je verloning verwerken, inclusief (maar niet beperkt tot) terugkerende betalingen en uitkeringen, je bonus.
  • Informatie over je prestaties – informatie over je prestaties, inclusief (maar niet beperkt tot) informatie over je prestatiebeoordelingen.
  • Tuchtinformatie - informatie over tuchtmaatregelen die tegen jou getroffen zijn, indien van toepassing.
  • Informatie over klachten - om het melden van klachten en (vermoedelijk) wangedrag binnen de bedrijven van de groep Randstad te vergemakkelijken, hebben we specifieke kanalen ontwikkeld waar belanghebbenden hun zorgen kunnen uiten via lokale meldingsmechanismen op het niveau van de plaatselijke bedrijven van de groep Randstad. Ernstig wangedrag (inclusief klokkenluiden) kun je melden via de Integrity Line, dat is de meldingsinstantie van de groep Randstad. Wanneer we een klacht of een melding over (vermoedelijk) wangedrag ontvangen, kunnen we persoonsgegevens over de klager verzamelen, alsook over andere individuen die in de klacht vermeld worden, en over de persoon/personen die onderwerp is/zijn van de klacht en/of van het onderzoek naar de klacht. 
  • Identificatiemiddelen uitgegeven door de overheid - we kunnen identificatiemiddelen uitgegeven door de overheid verzamelen, inclusief (maar niet beperkt tot) je nationaal identificatienummer en RSZ-nummer, voor zover wettelijk vereist. Identiteitsdocumenten, arbeidsvergunningen, enz. 
  • Cv's en andere rekruteringsinformatie - je cv en andere relevante informatie (zoals je foto, aantekeningen van het sollicitatiegesprek, en informatie die je in je motivatiebrief of tijdens het sollicitatieproces verstrekt hebt). 
  • Reis- en onkostengegevens - informatie over de reis, het verblijf en de onkosten, inclusief (maar niet beperkt tot) het reisschema, hotels, en bonuskaarten voor reizen.
  • Informatie die je kiest om met ons te delen - informatie die jij kiest om met ons te delen, inclusief (maar niet beperkt tot) informatie die je deelt wanneer je een beroep doet op IT-ondersteuning of de hulplijn belt, en informatie over jezelf die je onthult door een webcam te gebruiken wanneer je met ons communiceert.
  • Voertuiginformatie - informatie over je eigen wagen of bedrijfswagen, inclusief (maar niet beperkt tot) je nummerplaat, parkeerbonnen en snelheidsboetes.
  • Foto's en videomateriaal - wanneer je deelneemt aan evenementen, vergaderingen, conferenties, enz. in verband met onze diensten, kunnen we foto's of video's van jou verwerken.
  • Informatie over gezin en personen ten laste - informatie over je gezin en personen ten laste, inclusief (maar niet beperkt tot) details over je gezinssamenstelling (naam, geslacht, leeftijd), eventuele 'specifieke behoeften' of opleidingsbehoeften van kinderen of personen ten laste, specifieke behoeften van bejaarde ouders, noodcontactgegevens. 
  • Informatie in verband met identificatie/kaarten voor toegangscontrole - werknemersidentificatie en kaarten voor toegangscontrole kunnen je naam, foto en werknemersnummer bevatten, en kunnen gelinkt worden aan andere gegevens die we al bijhouden (afdeling, telefoonnummer, nummerplaat).
  • Bewakingscamerabeelden - we kunnen beeldmateriaal van jou verwerken dat we opgenomen hebben met onze bewakingscamera's.
  • Enquêteresultaten - we kunnen je antwoorden op vragen in personeelsbevragingen verwerken.
  • Informatie in verband met je gebruik van apparaten en software van Randstad, en je toegang tot het netwerk van Randstad (inclusief de informatie die noodzakelijk is om jou toegang te geven tot verschillende IT tools en applicaties die beschikbaar worden gesteld door Randstad of derde partijen, en die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van je werk) - we kunnen informatie verwerken in verband met je gebruik van onze apparaten, toestellen en je toegang tot onze netwerken, inclusief (maar niet beperkt tot) je zoekgeschiedenis, je gebruik van e-maildiensten, internet en sociale media, uw toegangsgegevens tot uw account, hetzij op het werk, op onze apparatuur, of op een andere manier via onze netwerken. 
  • Bezoekersinformatie - wanneer je onze gebouwen betreedt, kunnen we om veiligheidsredenen je naam, contactgegevens, nummerplaat, identificatie enz. bijhouden. Wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen we je om gezondheids- en veiligheidsredenen ook vragen om informatie over je gezondheid te verstrekken (inclusief informatie over virale infecties, de griep, enz.).
  • Speciale gegevenscategorieën, zoals: 
    • Informatie over je gezondheid - informatie over je gezondheid, inclusief (maar niet beperkt tot) informatie over letsels en blootstelling, ongevalsrapporten, handicap, ziekte, afwezigheden en zwangerschapsverlof, voor zover wettelijk verplicht.
    • Een uittreksel van het strafblad - voor zover wettelijk verplicht 
       

In de mate dat we deze speciale gegevenscategorieën verwerken, zullen we die informatie beschermen, beveiligen en gebruiken op een manier die overeenstemt met deze verklaring en de toepasselijke wetgeving.

Informatie over handelssancties die betrekking hebben op jou - we zouden kunnen nagaan of je een politiek prominente persoon of een SDN (Specially Designated National) bent, of op een andere manier onderworpen bent aan sancties opgelegd door de geldende wet- of regelgeving.

Waarom hebben we je persoonsgegevens nodig?

Randstad verwerkt je persoonsgegevens alleen voor de hieronder genoemde doeleinden:


Voor algemeen hr-management en administratieve doeleinden (inclusief personeelsbeheer)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk om de wettelijke verplichtingen op het vlak van werkgelegenheid en sociale zekerheid na te leven.


Voor verloning, loonkosten en onkostenvergoedingen (inclusief de aangifte en facturatie aan klanten)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk om de wettelijke verplichtingen op het vlak van werkgelegenheid en sociale zekerheid/belastingen na te leven.


Voor verzekeringen, pensioenen en andere uitkeringen

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk om de wettelijke verplichtingen op het vlak van werkgelegenheid en sociale zekerheid na te leven.


Voor prestatiebeheer, evaluaties beheer, loopbaanontwikkeling en training

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst van de uitzendkracht; en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de ontwikkeling en training van werknemers


Voor wagenparkbeheer

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst van de uitzendkracht; en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de bescherming van onze middelen.


Voor het beheer van tucht- en klachtenprocedures, onderzoeken, gerechtelijke beroepsprocedures (inclusief klachtenbeheer)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van zijn juridische belangen, en het beheer van juridische geschillen/claims.


Om geschillen/claims te beheren, te procederen, en meldingen te behandelen die via de Misconduct Reporting Procedure van Randstad binnengekomen zijn

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van zijn juridische belangen, het beheer van juridische geschillen/claims, en de behandeling van meldingen over mogelijk wangedrag binnen of in verband met Randstad.


Voor gezondheid en veiligheid op het werk

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk om de wettelijke verplichtingen op het vlak van werkgelegenheid en sociale zekerheid na te leven. Indien niet gebaseerd op de bovenstaande rechtsgronden: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de bescherming van zijn medewerkers en bedrijfsmiddelen, de bescherming van zijn juridische belangen, en het beheer van juridische geschillen/claims; of de bescherming van de fundamentele belangen van de betrokkenen.


Voor het beheer van vakantiedagen, verlof en andere afwezigheden

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst van de uitzendkracht; en de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, zoals een betere efficiëntie op het werk en het correcte verloop van de bedrijfsactiviteiten.


Voor de naleving van de wetgeving inzake arbeid, belastingen en sociale zekerheid en van andere wettelijke of reglementaire verplichtingen (bijv. vereisten voor gelijke kansen en diversiteit op het werk)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de naleving van de arbeidsvoorwaarden en van onze wettelijke verplichtingen onder de arbeids-, belasting-, socialezekerheidswetgeving en andere wetten en regelgevingen.


Voor IT-ondersteuning

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, zoals de bescherming van onze middelen en de veiligheid van onze informatiesystemen.


Om onze faciliteiten, veiligheid en noodplanning te beheren

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de beveiliging en bescherming van onze middelen, faciliteiten, informatiesystemen en onze mensen.


Om het gebruik van netwerken en apparaten, en bijhorende veiligheidscontroles te optimaliseren (inclusief toegang tot en authenticatie voor het bedrijfsnetwerk)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, zoals de bescherming van onze middelen en de veiligheid van onze informatiesystemen.


Deelname aan marktonderzoeken die worden uitgevoerd door gespecialiseerde organisaties (bv. loonsalaris enquête)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad om als HR-specialist en als één van de grootste werkgevers van België mee te werken aan onderzoeken over onderwerpen verbonden aan de arbeidsmarkt en HR beleid (vb. het bepalen van correcte loonpolitieken). In deze context worden uw gegevens gepseudonimiseerd om de mogelijkheid om u te identificeren zo veel mogelijk te beperken.


Om fraude en andere strafbare feiten te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken, en om sanctiemaatregelen na te leven (zoals politiek prominente personen en SDN's identificeren en screenen aan de hand van een sanctielijst)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van zijn juridische belangen, en het beheer van juridische geschillen/claims; en/of de verwerking is noodzakelijk om onze wettelijke verplichtingen na te leven (inclusief wanneer overheden of regeringen informatie over een uitzendkracht vragen).


Voor de aanpak van noodsituaties en rampen

  • Op basis van een gerechtvaardigd belang dat Randstad nastreeft, zoals de garantie op veiligheid voor talenten; en wanneer de bovengenoemde rechtsgrond niet mogelijk is omdat het lokale dwingende recht dat voorschrijft, kan het alleen in die beperkte gevallen op toestemming gebaseerd worden.


Voor het beheer van verhuizingen, mobiliteit en reizen

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst; en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, zoals een betere efficiëntie op het werk en het correcte verloop van de bedrijfsactiviteiten.


Om te controleren en ervoor te zorgen dat het beleid en de procedures van Randstad nageleefd worden

  • Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, zoals de bescherming van onze middelen en de veiligheid van onze informatiesystemen


Om te controleren en ervoor te zorgen dat de wettelijke verplichtingen die op ons van toepassing zijn, nageleefd worden (inclusief de verplichtingen die in jouw overeenkomst met ons opgenomen zijn)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder de bescherming van bedrijfsmiddelen, de bescherming van zijn juridische belangen, en het beheer van juridische geschillen/claims.


Rekrutering en tewerkstelling

  • Uit (pre)contractuele noodzaak voor onze diensten wanneer we je matchen (bijv. volgens de algemene voorwaarden op de website) of wanneer we een arbeidsovereenkomst met jou afsluiten, hebben we gegevens nodig om die overeenkomst op te stellen en die vervolgens correct uit te voeren.


Voor personeelsbevragingen

  • Op basis van ons gerechtvaardigde belang om onze werknemers te bevragen om meer inzicht te krijgen in hun behoeften, om onze dienstverlening te verbeteren, en om een goede relatie op te bouwen met onze werknemers en de klanten voor wie onze werknemers werken


Om analyses uit te voeren om inzicht te verkrijgen in onze dienstverlening en werking, zowel naar onze kandidaten, werknemers en zakelijke relaties. 

  • Ons gerechtvaardigd belang tot het verbeteren van onze dienstverlening en werking. We hebben beperkende maatregelen getroffen om de impact op de privacy zo klein mogelijk te houden. Zo maken we informatie (waar mogelijk) anoniem.


Om je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promoties/marketingcampagnes (vb. uitnodigingen om deel te nemen aan wedstrijden, informatie over evenementen die we organiseren, ...) die voor jou interessant kunnen zijn

  • De toestemming die je ons hiervoor gegeven hebt (via je online profiel of via je consultant in je Randstad-kantoor)


Om het lidmaatschap van medewerkers bij beroepsverenigingen te beheren

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, zoals een betere efficiëntie op het werk en het correcte verloop van de bedrijfsactiviteiten.


Om interne en externe audits uit te voeren

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, zoals een betere efficiëntie op het werk en het correcte verloop van de bedrijfsactiviteiten, inclusief de naleving van de wet- en regelgeving.


Om zakelijke transacties te verrichten (inclusief fusies, overnames en afsplitsingen)

  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Randstad, waaronder het belang van Randstad bij de ontwikkeling van zijn activiteiten door middel van fusies, overnames en afsplitsingen.

 

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

We bewaren je tewerkstellingsgegevens (identificatie, diensten, loongegevens, multifunctionele aangifte bij de RSZ, fiscale aangifte, ...) voor een periode van tien jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst. Dat doen we om tegemoet te komen aan allerlei sociale, fiscale en andere wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen.