algemene voorwaarden workaniser.

definities 

Voor de interpretatie van deze gebruiksvoorwaarden hebben onderstaande termen de volgende betekenis:

Randstad Belgium NV, Randstad Construct NV en Randstad Payroll Solutions, hierna genoemd Randstad of we: de operationele entiteiten van de groep Randstad die Workaniser aanbieden aan hun Klanten in het kader van hun dienstverlening.
Workaniser: een web portal voor klanten ontwikkeld door Randstad en die beschikbaar wordt gesteld ter ondersteuning van de staffing services van Randstad met het oog op een correcte en efficiënte uitwisseling van informatie (gegevens en verrichte handelingen). Een andere benaming voor Workaniser is het client web portal.

Workaniser heeft 5 functionaliteiten:

• planning met toegang tot de beschikbaarheid van uitzendkrachten
• goedkeuringen van declaraties
• opvolgen van vacatures en kandidaturen
• aanvragen en downloaden rapporten
• raadpleging van documenten

Gebruiker of u/uw: elke fysieke persoon die bevoegd is om de organisatie te vertegenwoordigen en een toegang krijgt tot Workaniser in het kader van de uitoefening van zijn functie binnen de organisatie om inzage te krijgen in de in Workaniser verwerkte informatie of om bepaalde handelingen te moeten verrichten. 

Organisatie: elke rechtspersoon die gebruik maakt van Workaniser in het kader van de samenwerking met Randstad. De organisatie wordt geldig vertegenwoordigd door elke Gebruiker die een toegang krijgt tot Workaniser.

1. toepasselijkheid

1.1 deze gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van Workaniser. Zij vormen de basis waarop u toegang krijgt en gebruik mag maken van Workaniser. Ze leggen ook uit hoe de persoonsgegevens die u in Workaniser registreert worden verwerkt. Door Workaniser te gebruiken, aanvaardt u de gebruiksvoorwaarden onvoorwaardelijk (zowel als ebruiker als in naam van de organisatie) en bevestigt u bevoegd te zijn om namens de organisatie toegang te hebben tot en gebruik te maken van Workaniser. Randstad behoudt zich het recht voor bij de organisatie of op een andere manier na te gaan of u hiertoe inderdaad bevoegd bent.

1.2 we behouden ons het recht voor om de inhoud van deze gebruiksvoorwaarden geheel of gedeeltelijk eenzijdig te wijzigen zonder voorafgaandelijke kennisgeving. Elke wijziging van onze gebruiksvoorwaarden zal onmiddellijk ingaan vanaf de publicatie op Workaniser. Bij het gebruik van Workaniser zijn steeds de op dat moment geldende voorwaarden van toepassing. Controleer deze pagina regelmatig om kennis te nemen van eventuele wijzigingen die we hebben aangebracht, aangezien deze bindend voor u zijn. 

1.3 deze gebruiksvoorwaarden laten de toepasselijkheid van de overige (algemene en specifieke) voorwaarden die van toepassing zijn op de staffing services van Randstad in het kader waarvan u toegang krijgt tot Workaniser onverlet.

2. toegang tot workaniser

2.1 u krijgt uitsluitend toegang tot Workaniser in het kader van uw werkzaamheden voor de organisatie. U kunt namens de organisatie toegang krijgen tot Workaniser indien u de bevoegde persoon bent om namens de organisatie contacten te onderhouden met Randstad. U krijgt alleen toegang tot die informatie die naar het redelijk oordeel van Randstad voor u relevant is in het kader van de samenwerking tussen de organisatie en Randstad.

2.2 randstad verstrekt u een persoonlijk, niet exclusief recht om Workaniser te gebruiken.

2.3 u bent volledig verantwoordelijk voor de bescherming van uw accountgegevens. U dient uw accountgegevens zorgvuldig te bewaren en niet verder te verspreiden. U bent verantwoordelijk voor alle (rechts)handelingen die met uw accountgegevens worden uitgevoerd. Indien u reden hebt om aan te nemen dat derden uw accountgegevens kennen, wijzig dan meteen uw wachtwoord door op het loginscherm te klikken op “paswoord vergeten”. Gebruik nooit uw Workaniser accountgegevens op een andere website.
Bent u uw accountgegevens kwijt, dan kunt u die zelf via het inlogscherm van Workaniser opnieuw aanvragen.
Let op: Randstad zal nooit gebruikersnamen en/of wachtwoorden opvragen via e-mail of op andere websites.

3. gebruik van workaniser

3.1. algemeen 

• het gebruiksrecht wordt toegekend voor zover je actief bent bij de Organisatie en eindigt in geval van een inactiviteit van 6 maanden en 1 dag of bij het eindigen van de samenwerking tussen Randstad en de organisatie. De organisatie  is alleen gerechtigd om Workaniser voor zijn eigen interne bedrijfsdoeleinden te gebruiken en is niet gerechtigd om de ICT-middelen al dan niet gebundeld met eigen diensten te herverkopen, aan derden op andere basis aan te bieden of ten bate van derden te gebruiken.
• u dient bij het gebruik van Workaniser alle mogelijke zorgvuldigheid in acht te nemen en zich te houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, aan deze gebruiksvoorwaarden en de bij of voor Workaniser gepubliceerde of op andere wijze door Randstad verstrekte (nadere) gebruiksvoorwaarden en/of gebruiksinstructies, inclusief eventuele wijzigingen daarin. 
• voor zover u zelf informatie doorgeeft (waaronder ook wordt verstaan de ingevoerde gepresteerde uren) via Workaniser of per e-mail dient deze correct en volledig te zijn. Op Randstad rust geen verantwoordelijkheid om de door u ingevoerde gegevens op volledigheid of juistheid te controleren. U en de organisatie zijn jegens Randstad aansprakelijk voor schade in verband met het niet juist of volledig zijn van de door u aan Randstad verstrekte informatie en zullen Randstad ter zake vrijwaren.
• alle telecommunicatiekosten verbonden aan het gebruik van Workaniser zijn voor uw rekening respectievelijk die van de organisatie.
• Randstad behoudt zich het recht voor periodiek uw Workaniser accountgegevens te (laten) wijzigen of - om welke reden dan ook - accounts zonder vooraankondiging te sluiten. Sluiting van het workaniser account zal in ieder geval aan de orde zijn:
  • indien u of de organisatie aangeeft dat u niet (langer) bevoegd bent om toegang te hebben tot en gebruik te maken van Workaniser;
  • indien u zich niet houdt aan het bepaalde in deze gebruiksvoorwaarden of contractuele voorwaarden.

3.2. bijzondere functionaliteiten

• registreren en beheren van kandidaten
  Mits voorafgaand schriftelijk akkoord van Randstad, kan een organisatie Workaniser gebruiken om kandidaten zelf te registreren met het oog op een tewerkstelling. In dit geval is de organisatie volledig aansprakelijk voor de selectie van de kandidaat. De Klant moet altijd rekening houden met het volgende:
  • voor alle kandidaten moet Randstad steeds de registratie valideren vooraleer de kandidaat mag starten. Randstad zorgt voor de snelle validatie binnen de kantooruren van de nieuwe geregistreerde kandidaten. De organisatie zal bijgevolg geen kandidaat inplannen die nog niet door Randstad werden gevalideerd. Randstad draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor het inplannen van niet-gevalideerde kandidaten.
  • de organisatie is zelf verantwoordelijk voor de registratie die hij zelf uitvoert, voor de correctheid en juistheid van de de ingevoerde persoonsgegevens en voor de bescherming van deze persoonsgegevens voor de registratie in Workaniser. De bepalingen van artikel 5 zijn volledig van toepassing.

• planning invullen en tewerkstelling
  Vooraleer een ingeplande kandidaat zijn prestaties mag starten moet Randstad de tijd hebben om de arbeidsovereenkomst met de kandidaat klaar te maken en de gekoppelde Dimona uit te voeren voor het begin van de prestaties. Het is bijgevolg niet toegelaten om kandidaten in te plannen minder dan 30 minuten voor het begin van de prestaties.

  De klant is aansprakelijk voor het niet-respecteren van de hierboven vermelde bepalingen en zal Randstad vrijwaren voor elk verhaal in dit kader.

4. intellectuele eigendomsrechten

4.1 alle intellectuele eigendomsrechten op Workaniser (o.a. alle teksten, software, databestanden, formats, grafische afbeeldingen, foto’s,…) evenals de eigendomsrechten ten aanzien van de onderliggende werken en uitvindingen komen toe aan Randstad of hun licentiegevers. Behalve voor zover in deze gebruiksvoorwaarden en de toepasselijke wetgeving  anders is bepaald, is het niet toegestaan Workaniser op eender welke wijze te kopiëren, reproduceren, te publiceren, op te slaan, te bewaren, te wijzigen, te verspreiden en/of anderszins openbaar te maken of te verveelvoudigen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Randstad.

4.2 met inachtneming van het bepaalde in artikel 5 van deze gebruiksvoorwaarden is het toegestaan een kopie van  (delen van) de informatie op Workaniser en/of deze gebruiksvoorwaarden te maken en/of op te slaan voor rechtmatig gebruik ten behoeve van de organisatie. Onder ‘rechtmatig gebruik’ wordt onder andere begrepen:

• gebruik in verband met de uitvoering van de overeenkomst(en) tussen de organisatie en Randstad
• gebruik ter voldoening aan wettelijke (bewaar)verplichtingen van de organisatie

4.3 De (historische) informatie op Workaniser wordt niet onbeperkt voor u getoond en/of bewaard. U en de Organisatie zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de op u/de Organisatie rustende bewaarverplichtingen op grond van wet, regelgeving of overeenkomst. Voor zover deze bewaarplicht zich uitstrekt tot de informatie op Workaniser bent u conform artikel 5.2 gerechtigd deze informatie te  kopiëren of op te slaan ten behoeve van de organisatie.

5. verwerking van persoonsgegevens en geheimhouding

Voor de toepassing van dit artikel verwijst Privacywet naar de Wet van 30 juli 2018 en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

5.1 verwerking van persoonsgegevens van de gebruiker

Om u toegang te kunnen verlenen tot Workaniser heeft Randstad een aantal persoonsgegevens nodig. Randstad zal zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan zoals bepaald in het privacy statement van Randstad.

welke persoonsgegevens?

De minimaal benodigde informatie is:

• naam, familienaam, geslacht, adres post;
• link naar de organisatiestructuur van de klant;
• rollen voor elke link naar de organisatiestructuur.

Optioneel wordt er ook een mobiel telefoonnummer toegevoegd.

doel en rechtsgrondslag van de verwerking?

• registratie van de contactpersoon als "gebruiker" van Workaniser om hem/haar toegang te geven tot de benodigde informatie in het kader van de levering van staffing services en de bijbehorende communicatie.
• rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst.

verantwoordelijke voor de verwerking?

Randstad is de Data Controller van de geregistreerde persoonsgegevens van de "gebruiker" in de zin van de Wet van 30 juli 2018  en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

transparantie

De verwerking van de persoonsgegevens van de contactpersoon vindt plaats conform de privacy statement voor zakelijke relaties van Randstad en de gebruiksvoorwaarden in dit document.

bewaring van gegevens

De persoonsgegevens van de contactpersoon blijven in Workaniser zolang de contactpersoon de geautoriseerde persoon is om namens de organisatie contact te onderhouden met Randstad en zolang de samenwerking tussen Randstad en de organisatie niet werd beëindigd.

GDPR-rechten

De uitvoering van de GDPR zijn niet geautomatiseerd binnen Workaniser, maar handmatig ondersteund door een e-mail te sturen naar uw contactpersoon.

locatie van de verwerking

De persoonsgegevens worden door Randstad uitsluitend in de EU verwerkt.
 

5.2 verwerking van persoonsgegevens van de (kandidaat) uitzendkrachten

De informatie op Workaniser is van vertrouwelijke aard en bevat de persoonsgegevens van (kandidaat) uitzendkrachten. U dient met deze informatie zorgvuldig om te gaan. De persoonsgegevens die via Workaniser worden uitgewisseld zijn nodig voor de uitvoering van de Staffing Services en in het kader van de tewerkstelling van de uitzendkrachten bij de organisatie en mogen alleen worden gebruikt in dit kader voor: 

• het plaatsen en afhandelen van aanvragen
• werkplanning bij de organisatie
• het controleren en indien nodig corrigeren van de ingediende urendeclaraties
• identificatie/registratie van (kandidaat)-uitzendkrachten
• de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van (kandidaat)-uitzendkracht voor vervulling van de aanvraag/opdracht
• interne managementinformatie
• raadpleging van documenten (factuur, sociale balans)

In de zin van de Wet van 30 juli 2018 en van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, hierna privacywet genoemd, wordt Randstad beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens van zijn kandidaten/uitzendkrachten. De organisatie wordt ook beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van de kandidaten/uitzendkrachten/eigen werknemers of werknemers van externe bedrijven die hij verwerkt op basis van zijn eigen verantwoordelijkheden en eigen wettelijke grondslagen. Als verantwoordelijke voor de verwerking zijn Randstad en de organisatie gehouden deze persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen overeenkomstig de privacywetgeving en aanverwante wet- en regelgeving.

5.3 de informatie op Workaniser mag niet ter beschikking worden gesteld aan derden, tenzij dit geschiedt in het kader van de uitvoering van een wettelijke verplichting, van de dienstverleningsovereenkomst en/of met toestemming van Randstad.

5.4 voor zover de door u verstrekte informatie persoonsgegevens omvat, gaat Randstad ervan uit dat u over een geschikte rechtsgrond volgens de privacywet beschikt om deze persoonsgegevens te bezorgen. U en de klant zijn jegens Randstad aansprakelijk voor schade als gevolg  van het ontbreken van deze rechtsgrond of het anderszins bij het verstrekken en verwerken van de  persoonsgegevens niet naleven van de in lid 2 bedoelde wet- en regelgeving en zullen Randstad vrijwaren tegen aanspraken van derden ter zake.

5.5 de persoonsgegevens worden door Randstad uitsluitend in de EU verwerkt.
 

6. disclaimer

6.1 de informatie op Workaniser is met de grootst mogelijk zorg samengesteld. Niettemin kan Randstad er niet voor instaan dat deze altijd correct, volledig en/of actueel is. Onvolkomenheden kunnen bijvoorbeeld het gevolg zijn van de afhankelijkheid van Randstad van informatie van derden, zoals uitzendkrachten, de gehanteerde administratieve processen, de gebruikte technologie, telecommunicatievoorzieningen of het medium internet.  Aan de informatie op Workaniser kan daarom geen enkel recht worden ontleend. Randstad behoudt zich het recht voor deze informatie zonder vooraankondiging te wijzigen, bijvoorbeeld indien deze onjuist of niet actueel blijkt te zijn.

6.2 randstad spant zich in om haar website naar behoren te laten functioneren en te beveiligen tegen onbevoegd en/of onrechtmatig gebruik. Randstad kan echter niet instaan voor de ongestoorde werking, beschikbaarheid en beveiliging van Workaniser. Workaniser kan tijdelijk niet toegankelijk zijn en/of gebrekkig functioneren, bijvoorbeeld als gevolg van storingen in de telecommunicatievoorzieningen,het medium internet en/of onderhoud van de website. Randstad kan er evenmin voor instaan dat Workaniser vrij is van virussen, besmetting of andere schadelijke kenmerken of dat derden, waaronder andere gebruikers, zich onrechtmatig toegang verschaffen tot uw gegevens en deze voor eigen doeleinden gebruiken. Randstad sluit alle aansprakelijkheid voor handelen of nalaten van andere gebruikers van Workaniser en derden met betrekking tot of verband houdende met uw gebruik van Workaniser uit. U gebruikt Workaniser op eigen risico.

6.3 u bent zelf volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor uw gebruik van Workaniser en zult Randstad vrijwaren tegen aanspraken van derden die verband houden met of voortvloeien uit uw gebruik van Workaniser en/of van de informatie op Workaniser.

7. security

Uw privacy en de veiligheid van uw persoonlijke gegevens en die van de (kandidaat) uitzendkrachten zijn belangrijk voor Randstad. Wij zijn er verantwoordelijk voor dat alle persoonlijke gegevens die aan ons worden toevertrouwd, worden verwerkt in overeenstemming met de Privacywetgeving toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Voor meer informatie omtrent de beveiligingsmaatregelen die worden toegepast in Workaniser, verwijzen we u naar de Whitepaper.

Heeft u weet van een datalek, of heeft u een vermoeden van een datalek, dan vragen wij u om dit steeds onmiddellijk aan ons door te geven via information.security@randstadgroup.be.

8. toepasselijk recht en bevoegde rechter

De Nederlandstalige kamers van de hoven en rechtbanken van Brussel, afdeling Brussel, zullen uitsluitend bevoegd zijn om kennis te nemen van enige geschillen die voortvloeien uit of betrekking hebben op deze gebruikersvoorwaarden, uw toegang tot en gebruik van Workaniser en alle zaken en geschillen die daarop betrekking hebben. Alleen het Belgisch recht is toepasselijk, met uitsluiting van de daarin voorziene verwijzingsregels.