Je bent fysiek aanwezig op het secretariaat om vragen van studenten en docenten te beantwoorden. Daarnaast voer je verschillende administratieve taken uit waarvoor je niet aan het loket hoeft te zitten, zoals de voorbereiding van bachelorproefverdedigingen, evenementen en mailmerges.
Takenpakket:
- Verzorgen van interne en externe communicatie.
- Informeren van medewerkers over praktische zaken en fungeren als aanspreekpunt.
- Organiseren en ondersteunen van evenementen (infodagen, proclamatie, etc.).
- Beheren van administratieve processen zoals stagecontracten en bachelorproefovereenkomsten.
- Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.
- Eerste aanspreekpunt voor studenten bij ombudsgerelateerde zaken.
- Plannen en opvolgen van sollicitatieprocedures.
- Reserveren van lokalen, catering en audiovisueel materiaal.
- Beheren van postverdeling en agendabeheer.
- Coördineren van kopieer- en drukwerk, voorraadbeheer en archivering.
- Uitvoeren van ad-hoc opdrachten voor opleidingshoofden en coördinatoren.
- Coördineren van onthaalopdrachten binnen de cluster.
Werkuren:
Je werkt 19 uur per week. Het uurrooster is bespreekbaar: doorgaans starten we tussen 8u en 9u en eindigen we tussen 16u en 17u. In overleg met de school bepaal je welke uren je werkt.
