directieassistent(e)

Minimum 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als directieassistent(e), idealiter binnen een grote organisatie of een organisatie met een sociale roeping. Een diploma in administratie, management, communicatie of een ander relevant domein is een pluspunt.

Beheersing van prioriteiten- en timemanagement, met het vermogen om onder druk te werken in een constant veranderende omgeving.

Uitstekende communicatieve vaardigheden, diplomatie en discretie, met het vermogen om op een professionele en empathische manier met gesprekspartners van alle niveaus om te gaan.

Het vermogen om diverse taken nauwkeurig en met oog voor detail uit te voeren, waarbij u initiatief en reactiviteit toont.

Uitstekende beheersing van het Frans en Nederlands (schriftelijk en mondeling); kennis van het Engels is een pluspunt.

Als assistent van de directrice speel je een cruciale rol in de ondersteuning van het directieteam. Je bent verantwoordelijk voor de vlotte coördinatie van organisatorische taken, communicatie en logistiek, en draagt zo bij aan de efficiënte en proactieve realisatie van de institutionele doelstellingen.

Uw belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:

• Agendabeheer: Het plannen, organiseren en optimaliseren van de agenda van de directrice, waarbij u prioriteiten flexibel en anticiperend beheert en interne en externe vergaderingen coördineert.
• Voorbereiding en opvolging van vergaderingen: Het voorbereiden en verspreiden van agenda's, organiseren van ondersteunend materiaal en presentaties, notuleren tijdens vergaderingen en de opvolging van actiepunten bewaken.
• Informatiestroom: Het verzekeren van een efficiënte informatiestroom en het bouwen van bruggen tussen verschillende afdelingen en externe partners.
• Geavanceerde administratieve ondersteuning: Het behandelen van correspondentie, beheren van e-mails, opstellen van vertrouwelijke documenten, verzorgen van documentbeheer en archivering om de toegang tot gevoelige informatie te faciliteren.
• Organisatie van reizen en evenementen: Het organiseren van zakenreizen, verzekeren van de logistieke coördinatie en anticiperen op materiële en administratieve behoeften voor verplaatsingen.
• Informationele monitoring: Het uitvoeren van documentatieonderzoek naar belangrijke onderwerpen die verband houden met de taken van de directrice, en het analyseren van informatie die nodig is voor een weloverwogen besluitvorming.