Coördinatie van opname- en filmopname-aanvragen:
- Ontvangen en behandelen van opnamenaanvragen in de regio Brussel (filmploegen, documentaires, films, advertenties).
- Beantwoorden van aanvragen via e-mail, telefoon of Teams.
- Coördineren van de opnametoestemmingen, inclusief parkeerreservaties en decorverzoeken.
- Fungeren als tussenpersoon tussen de partners (gemeenten, lokale autoriteiten, dienstverleners) om de uitvoering van opnames te waarborgen, met inachtneming van de regelgeving en termijnen.
- Zorgdragen voor de follow-up en de goede organisatie van de opnames of filmopnamen ter plaatse.
Optimalisatie van de dienst en processen:
- Oplossingen identificeren en implementeren om de processen van aanvraagbeheer te digitaliseren en te automatiseren, met als doel informatiestromen te versnellen en administratieve stappen te digitaliseren.
- Bijdragen aan de voortdurende verbetering van de dienstverlening door kansen voor optimalisatie te analyseren.
- Deelnemen aan het opzetten van nieuwe strategieën om de groei van opnameaanvragen in de regio te ondersteunen.
Relatiebeheer met partners:
- Positieve en vertrouwensvolle relaties onderhouden met partners in de sector (gemeenten, instellingen, dienstverleners) en hun gegevens regelmatig bijwerken.
- Actief samenwerken met partners door opnameregels te onderhandelen en voortdurende ondersteuning te bieden.
- Organiseren van ontmoetingen en uitwisselingen om professionele relaties te versterken en relevante informatie te delen.
Voorbereiden van samenvattingen, analyses en rapporten:
- Opstellen van verslagen, analyses en statistische rapporten met betrekking tot opnameaanvragen en de activiteiten van de dienst.
- Administratieve opvolging van de uitgevoerde acties, inclusief gegevensinvoer en het beheer van de CRM.
- Bijdragen aan de creatie van communicatiewebsites voor het voeden van digitale platforms van de organisatie (screen.brussels, Fund, enz.).
Strategie en ontwikkeling van de sector:
- Het jaarlijks actieplan uitvoeren in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie, waarbij de respectering van KPI’s en het vastgestelde budget wordt gewaarborgd.
- Coördineren van communicatie met betrekking tot de sector van filmopnames en bijdragen aan de inhoud van promotiecampagnes voor de sector.
- Beantwoorden van vragen en verzoeken met betrekking tot de sector, zowel intern (collega's) als extern (partners, instellingen).
Samenwerking aan transversale projecten:
- Op verzoek, samenwerken met andere afdelingen van visit.brussels aan transversale projecten en het vertegenwoordigen van de "Partner Services" voor bepaalde acties en initiatieven.
Deze functie biedt de kans om een centrale rol te spelen in de organisatie van filmopnames in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, terwijl u actief bijdraagt aan de optimalisatie van processen en de voortdurende verbetering van de dienstverlening aan de aanvragers.
