5 voorkomende oorzaken van ziekteverzuim en hoe je ze kunt aanpakken.

Succes in het bedrijfsleven,ongeacht je branche en de omvang en aard van je organisatie, is altijd afhankelijk van mensen.

Je hebt een sterk en betrouwbaar personeelsbestand nodig als je jouw klanten wilt bedienen, de concurrentie een stap voor wilt blijven en op de hoogte wilt blijven van de nieuwste trends, uitdagingen en kansen in jouw sector.

Daarom moet het bijhouden en beheren van ziekteverzuim op het werk een prioriteit zijn voor werkgevers. Werknemers die ongepland vrij nemen (met andere woorden, jaar- en vakantieverlof niet meegerekend) is een onvermijdelijk aspect van het leiden van een bedrijf. Toch heeft overmatig, onverwacht ziekteverzuim verschillende ongewenste effecten, zoals een gebrek aan productiviteit en een verlies aan moreel.

Om de omvang van je probleem te begrijpen, moet je eerst de aanwezigheidscijfers bekijken. Daarna onderzoek je de redenen waarom jouw werknemers zich afwezig melden. Pas dan kun je een strategisch actieplan opstellen om het aantal afwezigen te verminderen en je bedrijfsresultaat te verbeteren.

meten van het verzuimpercentage

De formule voor ziekteverzuim vergelijkt beschikbare werkdagen met afwezigheden over een bepaalde periode. Je kunt de aanwezigheidsgegevens van werknemers registreren op individueel, afdelings- of geografisch niveau. Hier volgt een eenvoudige casestudy voor een werknemer van wie verwacht werd dat hij vorig jaar 260 dagen zou werken. (Bij het tellen van beschikbare werkdagen moet je geen rekening houden met vakantiedagen of geplande vakanties).

Tijdens het jaar belde de werknemer 15 dagen vrij.

15 / 260 x 100 = 5,7% verzuimpercentage

Verzuimpercentages variëren per bedrijfstak, regio en tijdsperiode. In 2021 bedroeg het gemiddelde verzuimpercentage in de Verenigde Staten bijvoorbeeld 3,2% voor alle beroepen. Dienstverlenende beroepen lieten echter veel hogere percentages zien, sommige zelfs 5,0%, terwijl de financiële sector met 1,9% een van de laagste sectoren was.

Je kunt snel ongewenste trends in je bedrijf opsporen door het gemiddelde verzuimpercentage van je werknemers bij te houden. Je kunt je personeelsbestand ook vergelijken met andere bedrijven van vergelijkbare grootte en uit dezelfde sector.

Of je nu een huidig verzuimprobleem hebt of proactief wilt werken aan het verlagen van je verzuimpercentage, moet je eerst de belangrijkste oorzaken van verzuim begrijpen voordat je het kunt terugdringen.

lichamelijk letsel en ziekte

Lichamelijke klachten, meestal in de vorm van letsel of ziekte zijn verantwoordelijk voor een groot deel van het ziekteverzuim op het werk. De COVID-19 pandemie was een extreem voorbeeld van hoe een lichamelijke ziekte een verwoestende impact kan hebben op het personeel. 

Maar ondanks vaccins en thuiswerkstrategieën neemt het ziekteverzuim op de werkplek nog steeds toe. Volgens een rapport van januari 2022 van het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics verzuimden ongeveer 7,8 miljoen werknemers van hun werk vanwege een medische kwestie, of het nu een ziekte, verwonding of afspraak was. Dit cijfer is het dubbele van de 3,7 miljoen werknemers die in januari 2021 hun werk verzuimden.

Daarnaast zijn in januari 2022 ongeveer 4,2 miljoen werknemers overgeschakeld op deeltijdwerk om rekening te houden met een slechte gezondheid, meer dan het dubbele van het cijfer van 1,8 miljoen in 2021.

Volgens de Centers for Disease Control and Prevention (CDC) hebben Amerikaanse werkgevers te maken met kosten van $36,4 miljard (€27,2 miljard) per jaar als gevolg van verloren werkdagen die verband houden met vijf chronische ziekten of risicofactoren:

• hoge bloeddruk
• diabetes
• roken
• lichamelijke inactiviteit
• obesitas

Nu zwaarlijvigheid wereldwijd toeneemt en in 2019 bijna 39% van de volwassenen treft, nemen ook de daarmee gepaard gaande gezondheidsrisico's toe, waardoor het ziekteverzuim en het presenteïsme onder werknemers toeneemt. Uit statistieken van 2022 blijkt bijvoorbeeld dat Braziliaanse werknemers bedrijven gemiddeld 2,21 miljard dollar kosten aan ziekteverzuim als gevolg van obesitas. Spanje en Mexico bleven net iets achter met respectievelijk 1,84 en 1,68 miljard.

Verder bleek uit onderzoek onder werkende volwassenen in Portugal dat obesitas en de daaraan gerelateerde gezondheidsrisico's bijdroegen aan een verminderde aanwezigheid van werknemers, waarbij werknemers 66% meer werkdagen verzuimden dan hun collega's zonder obesitas.

hoe help je werknemers gezond te blijven

Het nemen van actieve stappen om jouw werknemers te helpen fysiek fit te blijven, kan net zo goed zijn voor jouw bedrijf als voor de individuele werknemers. Overweeg strategieën zoals:

• stimulansen of gamification schema's introduceren die werknemers aanmoedigen om lopend of met de fiets naar het werk te gaan
• ervoor zorgen dat mensen met zittend werk regelmatig bewegingspauzes nemen
• gezondheidsbewustmakingsdagen en evenementen zoals de werelddag zonder tabak te promoten
• gratis of tegen een lage prijs gezonde snacks aanbieden
• een werkplekkliniek bemannen voor gezondheidsbezoeken op locatie
• wellnessprogramma's opnemen in het voordeelpakket voor werknemers

Een voorbeeld van een bedrijf dat werkt aan de verbetering van de gezondheid van werknemers is Nomura International. Het in Tokio gevestigde bankbedrijf was in 2022 winnaar van Britain's Healthiest Workplace, een eer die het al meerdere keren heeft gekregen.

Enkele van de vooruitstrevende programma's van het bedrijf zijn een fitnessruimte en kliniek op het terrein met verschillende gezondheidsprofessionals, ondersteuning bij stoppen met roken, gezonde voedingsopties tegen voordelige prijzen en sessies om mensen bewust te maken van mindfulness. 

Nomura plukt niet alleen de vruchten van gezondere werknemers en een lager ziekteverzuim, maar gebruikt deze welzijnsprogramma's ook om toptalent aan te trekken en te behouden.

geestelijke gezondheidsproblemen

De tijd is voorbij dat lichamelijke ziekte werd gezien als de enige legitieme reden voor mensen om ongepland vrij te nemen. De laatste jaren wordt steeds meer erkend dat een goed mentaal welzijn net zo belangrijk is voor mensen om hun werk goed te kunnen doen als een goede fysieke gezondheid. 

Recente statistieken van de Wereldgezondheidsorganisatie schatten dat 12 miljard werkdagen verloren gaan door geestelijke gezondheidsproblemen zoals depressie en angst. Dit staat gelijk aan een productiviteitsverlies van 1 biljoen dollar.

In een rapport van de Australian productivity commission worden de jaarlijkse kosten van ziekteverzuim en productiviteitsverlies geschat op 17 miljard Australische dollar (13,6 miljard Amerikaanse dollar).

Uit Gallup's State of the Global Workplace 2022 blijkt dat stress onder werknemers een recordhoogte heeft bereikt. En hoewel niet alle stress wordt veroorzaakt door het werk, is het zeker aanwezig tijdens het werk. Dagelijkse emoties van angst, zorgen, boosheid en verdriet eisen een tol van werknemers en dus ook van hun collega's en de algehele productiviteit.

Het McKinsey Health Institute geeft aan dat 25% van de werknemers wereldwijd een burn-out heeft, een belangrijke oorzaak van ontslag of ziekteverzuim. Daarnaast gaf 59% van de ondervraagde werknemers toe minstens één mentaal gezondheidsprobleem te hebben.

Dus wat kun je als werkgever doen om het belang van deze kwestie te erkennen en je werknemers te helpen mentaal gezond te blijven? 

hoe verzuim in de geestelijke gezondheidszorg verminderen

Volg de onderstaande stappen om een goede geestelijke gezondheid op het werk te ondersteunen. De investering in middelen voor geestelijke gezondheid voor jouw personeel verdient u waarschijnlijk terug met een verbeterde aanwezigheid van jouw werknemers. Bovendien zal presenteïsme, wanneer de productiviteit van werknemers daalt omdat mensen komen werken ondanks dat ze onwel zijn, ook minder vaak voorkomen.

1. open en eerlijke gesprekken over het onderwerp kunnen stigma's verminderen en werknemers aanmoedigen om met hun collega's of leidinggevenden te praten als ze hulp nodig hebben
2. ervoor zorgen dat jouw werkplek niet bijdraagt aan geestelijke gezondheidsproblemen en overmatige stress. Dat betekent dat u giftig gedrag onmiddellijk en resoluut moet aanpakken
3. jouw personeel ondersteunen met middelen zoals workshops, seminars en online materiaal over geestelijke gezondheid
4. behandelingen en begeleiding op het gebied van geestelijke gezondheid op te nemen in uitkeringspakketten
5. gezonde gewoonten aanmoedigen, zoals regelmatig bewegen en goed eten

pesten en intimidatie

Als er sprake is van pesterijen en intimidatie op jouw werkplek, zal je ook hoger dan gemiddelde verzuimpercentages zien, omdat mensen die met deze problemen te maken hebben vrij kunnen nemen vanwege de daaruit voortvloeiende stress en angst.

hoe kun je pesten op de werkvloer voorkomen?

Deze kwestie vraagt om een krachtige reactie van de HR-afdeling. Overweeg de volgende maatregelen om intimidatie op de werkplek te ontmoedigen:

• speciale beleidsregels opstellen waarin staat welk gedrag wordt beschouwd als pesten of intimidatie en hoe het bedrijf zal reageren op dit gedrag
• kanalen en methodes specificeren die mensen kunnen gebruiken om incidenten of zorgen in alle vertrouwelijkheid te melden
• een eenvoudige onderzoeksprocedure hebben, inclusief tijdlijnen die moeten worden gevolgd bij elke melding of klacht
• het beleid ten aanzien van pesten en intimidatie regelmatig evalueren en feedback verzamelen om ervoor te zorgen dat het geschikt is voor het beoogde doel

job hunting

Een andere veel voorkomende reden waarom mensen ongepland vrij nemen is om een sollicitatiegesprek voor een andere job bij te wonen. Werknemers kunnen zich ook ziek melden om zichzelf de tijd te geven op zoek te gaan naar een andere job en hun cv bij te werken.

Stel dat u kampt met een hoog ziekteverzuim op het werk en denkt dat het zoeken naar een job hieraan bijdraagt. In dat geval kan het een teken zijn dat je moet kijken naar de betrokkenheid van je werknemers, de groeimogelijkheden binnen je bedrijf en de beschikbaarheid van een flexibele werkomgeving.

Uit het rapport Workmonitor 2023 van Randstad blijkt bijvoorbeeld dat steeds meer werknemers flexibiliteit in hun werk willen en verwachten, of het nu gaat om de mogelijkheid om roosters aan te passen (83%) of om het kiezen van werklocaties (71%). Dus als je niet concurrerend bent op dit gebied, kun je werknemers verliezen aan meer vooruitstrevende werkgevers.

op welke manier kun je omgaan met werknemers die werk zoeken?

Ook hier heb je een duidelijk beleid nodig, zodat werknemers weten wat het bedrijf beschouwt als aanvaardbare redenen voor afwezigheid op het werk.

Sommige werkgevers zijn misschien bereid om hun personeel de flexibiliteit te geven om sollicitatiegesprekken bij te wonen tijdens de normale werkuren. Hoewel dit aanleiding kan geven tot bezorgdheid over het mogelijk maken van een hoog personeelsverloop, kan het toevertrouwen van een zekere mate van vrijheid aan je mensen de werktevredenheid verhogen, waardoor ze minder snel geneigd zijn om te vertrekken.

Voer exitgesprekken om erachter te komen waarom werknemers vertrekken. Als je een trend opmerkt, of het nu gaat om klachten over een manager of collega of een niet-concurrerende loonschaal, kun je daarop reageren.

mantelzorg

De werknemers van vandaag zitten midden in de zorg voor twee verschillende segmenten van de samenleving: kinderen en oudere volwassenen. Kinderopvang is duur: volgens het World Economic Forum besteden sommige gezinnen één derde van hun inkomen aan twee kinderen. En als kinderen ziek zijn, verwachten kinderopvangvoorzieningen dat ze thuis blijven bij mama of papa.

De zorg voor bejaarde ouders kan ook leiden tot ziekteverzuim bij werknemers. Naast tijdelijke ziekten kunnen oudere volwassenen chronische aandoeningen hebben die therapiebezoeken en regelmatige medische behandelingen noodzakelijk maken.

Het McKinsey Health Institute rapporteert dat terwijl de levensverwachting aanzienlijk is toegenomen, de proportionele hoeveelheid tijd die volwassenen doorbrengen in slechte/matige gezondheid niet is veranderd. Dit betekent dat werknemers voor langere tijd voor hun vader of moeder moeten zorgen.

hoe ondersteun je medewerkers met zorgtaken?

Volgens onze Randstad Workmonitor 2023-enquête hecht 94% van de werknemers veel waarde aan de balans tussen werk en privé en zou bijna de helft ontslag nemen bij een job die hun plezier in het dagelijks leven in de weg staat. Om werknemers betrokken en loyaal te houden, moet je manieren vinden om deze dynamiek te verbeteren, vooral onder werknemers met zorgtaken. 

Kinderopvang op locatie is een welkom extraatje voor werknemers, het lost echter niet het probleem op van wat te doen met zieke kinderen of de behoeften van werkgevers die voor hun bejaarde ouders zorgen. Een oplossing is flexibele roosters.

Neem je verlofbeleid onder de loep en zoek naar mogelijkheden om het dragelijker te maken voor de werknemers zonder de productiviteit in gevaar te brengen. Zo kan het aanbieden van verlof in stappen in plaats van hele dagen het makkelijker maken voor werknemers om doktersafspraken te maken zonder de hele dag afwezig te zijn.

Overweeg of een vierdaagse werkweek mogelijk is voor uw bedrijf, zodat werknemers een dag de tijd hebben om andere verantwoordelijkheden op te nemen zonder hun werk te hoeven missen. LDLC, een Frans bedrijf, ontdekte dat de overstap naar een vierdaagse werkweek het ziekteverzuim verlaagde en de productiviteit verhoogde. Bovendien waarderen werknemers de flexibiliteit en komen ze met minder stress naar het werk.

Een hybride werkmodel is een andere strategie, waarbij werknemers thuis kunnen werken zodat ze zieke kinderen kunnen verzorgen of op bejaarde ouders kunnen passen. Nogmaals, de sleutel is aanpassingsvermogen, zodat je werknemers het niet moeilijk vinden om te werken en aan de behoeften van hun gezin te voldoen.

gevolgen van ziekteverzuim op de werkplek

Hoewel het misschien lijkt alsof het implementeren van de bovenstaande strategieën de arbeidskosten kan verhogen, kunnen de langetermijnkosten van het ziekteverzuim van werknemers in werkelijkheid veel hoger uitvallen. 

verminderde productiviteit

Tenzij je overbezet bent (wat op zich al een probleem is), is het onmogelijk om de workflow op peil te houden als werknemers zonder waarschuwing afwezig zijn. Dan is het een kleine stap naar onafgewerkte producten, geïrriteerde klanten en een verminderde cashflow.

financieel verlies: voor bedrijf en werknemer

Het verlies van een klant of zakenpartner door het missen van deadlines als gevolg van ziekteverzuim kan kritiek zijn voor een bedrijf dat met krappe marges werkt. Vanuit het standpunt van een werknemer zullen ze, zodra ze hun vakantie en vakantiedagen hebben opgebruikt, al snel een financiële druk voelen.

negatieve bedrijfscultuur

Werknemers met een goede aanwezigheidsadministratie nemen vaak de taken over van degenen die dat niet doen. Uiteindelijk kan dit leiden tot een burn-out, frustratie en woede. In het ergste geval vertrekken ze en zit jij met een afwezige werknemer. 

Om je te helpen, hebben we een korte gids samengesteld die dieper ingaat op dit onderwerp.