6 manieren waarop organisaties een verlaging van de arbeidskost realiseren.

Gezien de toenemende bezorgdheid over een mogelijke wereldwijde recessie op komst is, overwegen bedrijfsleiders in diverse sectoren verschillende kostenbesparende maatregelen. Vaak richten ze zich daarbij op het verminderen van arbeidskosten.

Het kan echter uitdagend zijn om de personeelskosten te verlagen. Aan de ene kant maken arbeidskosten meestal een groot deel uit van het totale bedrijfsbudget. Als je op dit gebied kosten kunt besparen, kan dat een grote impact hebben. Aan de andere kant is het essentieel om concurrerende salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden te handhaven om het benodigde talent aan te trekken en te behouden dat nodig is om jouw bedrijf te laten groeien.

Het is belangrijk om diverse strategieën te overwegen om de arbeidskosten te verlagen. Dit omvat ook het analyseren van de financiële gevolgen van trends binnen je bestaande personeelsbestand, zoals ziekteverzuim en personeelsverloop.

In deze blog bekijken we naar zes gebieden waarop bedrijfsleiders kosten kunnen besparen en belichten we enkele specifieke oplossingen die waardevolle voordelen voor jouw bedrijf kunnen bieden.

1. minder personeelsverloop en ziekteverzuim

Als je je richt op directe arbeidskosten, zoals advertentiekosten voor vacatures en de onboarding van nieuwe werknemers, zie je misschien de financiële gevolgen over het hoofd van gebeurtenissen binnen je huidige personeelsbestand. Werknemers die vertrekken of veel verlof nemen is een goed voorbeeld.

Als jouw organisatie zich in lijn bevindt met de meeste anderen, is het cruciaal om op het juiste moment over de juiste werknemers met de juiste vaardigheden te beschikken, om zo aan de productiviteitsdoelstellingen te voldoen en tijdige levering van goederen en diensten te verzekeren. Een hoog personeelsverloop kan aanzienlijke en kostbare problemen veroorzaken binnen jouw organisatie.

De meest voor de hand liggende kostenimplicatie van mensen die vertrekken of afwezig zijn, is het moeten betalen voor extra personeel om de gaten in het personeelsbestand op te vullen. Deze gaten kunnen resulteren in veel overuren of de voortdurende noodzaak om posities in te vullen. Er zijn ook indirecte kosten die niet zo eenvoudig zijn bij te houden in je budget, zoals het productiviteitsverlies dat optreedt wanneer een ervaren werknemer vertrekt of wanneer je gedwongen wordt een dienst te draaien met een beperkt aantal werknemers.

Deze gevolgen kunnen voelbaar zijn in verschillende afdelingen van het bedrijf, omdat medewerkers van verschillende afdelingen middelen moeten herschikken om de kernactiviteiten draaiende te houden.

oplossingen: 

• minimaliseer het personeelsverloop met een doelgericht behoudsplan. Dit plan kan focussen op aspecten zoals employer branding, ontwikkelingskansen voor het personeel en het bevorderen van een gezonde werk-privébalans.
• stel een aanwezigheidsbeleid op waarin precies staat wat je van je werknemers verwacht. Handhaaf deze beleidsregels consequent voor alle werknemers.
• houd verzuimcijfers bij. Beloon degenen met een goede aanwezigheidsstatus en ga in gesprek met degenen die vaak afwezig zijn om de hoofdoorzaak te achterhalen en een oplossing te zoeken.
• verbeter je wervings- en selectieprocessen om ervoor te zorgen dat je de juiste mensen op het juiste moment aanneemt en het personeelsverloop minimaliseert. Een HR-services expert kan je hierbij helpen.

2. een tijds- en kostenbesparing realiseren door te vertrouwen op flexibel personeel

Een veelvoorkomende kostenuitdaging voor bedrijven is het inschakelen van flexibel personeel om de productiecapaciteit te verhogen tijdens piekmomenten of wanneer het personeelsbestand tijdelijk onderbezet is door afwezigheid of verlof. Als je de mogelijkheid hebt om je personeelsbestand naar behoefte op en af te schalen, kan je bedrijf productiedoelen halen en tegelijkertijd de totale kosten verlagen.

Naast de directe kosten, zoals het invullen van tijdelijke functies en het in dienst houden van uitzendkrachten, moeten bedrijfsleiders ook rekening houden met de tijds- en productiviteitsimplicaties van het in dienst nemen van nieuwe mensen. Als werknemers bijvoorbeeld tijd moeten vrijmaken om uitzendkrachten te helpen opleiden, kan hun eigen productie daaronder lijden.

Bovendien moet de HR-afdeling rekening houden met de kosten voor regelmatige werving en selectie van kandidaten, wat invloed heeft op de tijd die je kunt besteden aan het verbeteren van je huidige personeelsbestand.

Het procurement team moet ondertussen rekening houden met de kosten van trainingsmateriaal en andere middelen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers goed voorbereid zijn om hun taken uit te voeren.

Als je vaak een beroep doet op uitzendkrachten om het tekort aan personeel aan te pakken of om tijdelijk je capaciteit te verhogen als de productie weer aantrekt, zou je veel baat kunnen hebben bij het samenwerken met een HR-partner die gespecialiseerd is in flexibel personeel.

oplossingen: 

• een HR-dienstverlener kan de administratieve last van het werven van flexibel personeel op zich nemen, evenals belangrijke taken zoals onboarding, opmaak van de werkroosters en het verstrekken van werkkleding beheren. Kortom, het juiste HR-bedrijf kan het volledige beheer van tijdelijk personeel op zich nemen.
• een betrouwbare partner kan ook ter plaatse fungeren als jouw eerste aanspreekpunt voor alle vragen of problemen met betrekking tot uitzendarbeid, waardoor jouw eigen team beschikbaar blijft om kwesties met jouw huidig personeel aan te pakken.
• elektronische urenregistratie en facturatie kunnen deze kernprocessen betrouwbaarder en efficiënter maken. Een geautomatiseerd platform kan je helpen om alle ploegen te vullen met gekwalificeerde werknemers en de uitdagingen als gevolg van absenteïsme te verminderen.
• ga productiviteitsverlies tegen met initiatieven zoals proactief competentiemanagement, bijvoorbeeld in de vorm van een trainingsprogramma in combinatie met effectieve personeelsplanning.

3. lonen en voordelen optimaliseren

Het spreekt voor zich dat salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden een aanzienlijk deel uitmaken van jouw totale uitgaven voor personeelsbeheer. Gezien de omvang van de financiële verplichting, met name voor grotere organisaties, is het zeker de moeite waard om te bekijken of jouw salarisniveaus optimaal zijn ingesteld.

Als de lonen te hoog zijn ingesteld, kan het zijn dat het bedrag dat je uitgeeft aan arbeid onhoudbaar is. Aan de andere kant, als ze te laag zijn, kan het moeilijk zijn om kandidaten van hoge kwaliteit aan te trekken en te behouden. Het is belangrijk om een evenwicht te vinden dat jou toelaat het talent te vinden dat je nodig hebt zonder de bedrijfsresultaten te schaden.

oplossingen:

• voer een grondige functieanalyse uit en evalueer de vaardigheden en ervaring die nodig zijn om elke functie goed uit te voeren om ervoor te zorgen dat je de salarissen op het juiste niveau vaststelt voor alle vacatures.
• verkrijg up-to-date inzicht in talent en salaris om de verwachtingen van kandidaten beter te begrijpen en jouw huidige salarisaanbod te vergelijken met andere werkgevers in jouw sector.
• verlaag jouw reiskosten door samen te werken met een HR-servicepartner om jouw talentpoolstructuur te verbeteren en prioriteit te geven aan lokale werving.
• onderzoek de wet- en regelgeving in de gebieden waar je actief bent. In de EU zijn de regels bijvoorbeeld waarschijnlijk strenger dan in sommige andere regio's en arbeidsovereenkomsten bevatten vaak elementen zoals salarisschalen.

4. overmatig plannen verminderen

Overmatige planning - waarbij je betaalt voor meer capaciteit dan je nodig hebt en uiteindelijk werknemers hebt die overbodig zijn - leidt vaak tot inefficiëntie. Dit gebeurt vaak in periodes van lage vraag in de productiecyclus, die veroorzaakt kunnen worden door seizoensgebonden trends, de vraag van klanten of bredere economische factoren.

Door overmatig plannen tot een minimum te beperken, kun je de kosten beheersen door enkel te betalen voor de arbeid die je nodig hebt. Dit kan vooral belangrijk zijn als je bedrijf sterk afhankelijk is van het inschakelen van uitzendkrachten. Het bevordert ook de productiviteit door ervoor te zorgen dat de beschikbare middelen optimaal worden benut.

oplossingen:

• analyseer de bezettingsgraad van jouw personeelsbestand om beter te begrijpen hoe efficiënt jouw resources worden ingezet, hoe vaak overmatig plannen voorkomt en waarom dit gebeurt.
• kijk naar mogelijkheden voor herplaatsing. Kunnen werknemers op andere manieren waarde toevoegen wanneer ze niet direct nodig zijn voor de productie? Is cross-training een optie om het aantal werknemers te verminderen dat nodig is voor elke shift?
• werk samen met een HR-dienstverlener om trends in de sector te bestuderen en gefundeerde voorspellingen te doen over schommelingen in activiteit en vraag.
• creëer een strategie om toekomstige vaardigheden en arbeidsbehoeften van je organisatie te voorspellen.

5. nieuwe aanwervingen beperken

Het werven van nieuw personeel is vaak cruciaal. Als je bijvoorbeeld een periode van snelle groei doormaakt of een nieuwe markt betreedt, heb je waarschijnlijk meer personeel en gespecialiseerde vaardigheden nodig om je uitbreiding te ondersteunen.

Maar het is ook belangrijk om rekening te houden met de kosten en het harde werk dat komt kijken bij het aannemen van nieuw personeel, van het aannemen en onboarden tot de training en begeleiding op de werkplek. Als je stappen kunt zetten om het aantal nieuwe aanwervingen te verminderen, kunnen de voordelen aanzienlijk zijn.

oplossingen:

• bedenk hoe je door bij- of omscholing van je huidige personeel het benodigde talent kunt verkrijgen zonder nieuwe aanwervingen.
• ga de dialoog aan met je meest waardevolle bestaande werknemers om ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn en zich inzetten voor het bedrijf. Het aanbieden van een loonsverhoging of betere secundaire arbeidsvoorwaarden om toptalent te behouden - zolang dit een optie is onder arbeidsovereenkomsten - kan financieel haalbaarder blijken en beter voor het bedrijf dan iemand nieuw aan te nemen.
• zorg voor een pool van geteste, gescreende werknemers die op piekmomenten kunnen meedraaien en op hoog niveau kunnen functioneren. Dit betekent dat wanneer je personeel moet aannemen, je je kunt richten op mensen die niet veel begeleiding en training nodig hebben.
• ontwikkel een uitgebreid ontwikkelingsprogramma voor werknemers zodat je jouw medewerkers kunt helpen om door te groeien binnen het bedrijf. Deze stap verkleint de tekortkoming in vaardigheden binnen jouw organisatie en kan de retentiegraad verhogen.

6. samenwerken met een talentbedrijf

Je realiseert je misschien niet eens hoeveel tijd, geld en middelen er gaan naar het aannemen van nieuwe medewerkers en het managen van je huidige en toekomstige personeelsbestand. Directe kosten, zoals salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden, overuren en vacatures zijn eenvoudig bij te houden. Indirecte kosten, zoals verloop en productiviteitsverlies, zijn misschien niet zo duidelijk, maar kunnen toch een aanzienlijke impact hebben op je bedrijfsbudget.

Een samenwerking aangaan met een HR-bedrijf is een van de snelste en meest effectieve manieren om jouw personeelskosten onder controle te krijgen. Het kan tegenstrijdig lijken om een vergoeding te betalen om met een talentbedrijf samen te werken. Echter, de expertise en geavanceerde diensten van een professioneel HR-dienstverleningsbedrijf kunnen jouw organisatie juist helpen om kosten te besparen op de personeelsuitgaven.

Een van de grootste voordelen die jouw organisatie kan halen uit de samenwerking met een HR-partner is een aanzienlijke verhoging van de kwaliteit van jouw aanwervingen, wat de retentie- en productiviteitscijfers kan verbeteren.

Toegewijde HR-dienstverleners zijn gespecialiseerd in het rekruteren van de juiste mensen voor specifieke functies door een rigoureuze en bewezen aanpak van het screenen, analyseren en controleren van kandidaten. Bij Randstad wordt dit gerealiseerd door een optimale combinatie van technologie en persoonlijk contact. Door innovatieve HR-technologie te integreren in een boeiend wervingsproces, kunnen onze teams geschikte kandidaten selecteren voor elke functie, van medewerkers tot leidinggevenden, en voor verschillende bedrijfstakken.

oplossingen:

• de juiste HR-servicepartner kan je helpen snel en eenvoudig de beste sollicitanten te vinden, door toegang te bieden tot een pool van vooraf gescreend talent.
• een partner voor HR-oplossingen, zoals Randstad, kan een op maat gemaakt dienstenplan en kostenbesparingsstrategie ontwikkelen die afgestemd zijn op de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Dit maatwerk zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor de diensten op vlak van werving en selectie van talent en workforce management die jouw organisatie nodig heeft. 
• de diensten en expertise van een HR-partner kunnen je helpen om jouw flexibele aanwerving te optimaliseren en jouw talentaanbod af te stemmen op de productiecycli. Randstad Inhouse Services kan het volledige proces van personeelsbeheer van begin tot eind voor zijn rekening nemen.

Randstad Inhouse Services is gespecialiseerd in het samenwerken met klanten om HR-processen te analyseren en mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren. We kunnen rechtstreeks samenwerken met jouw managementteam om effectieve kostenbesparende strategieën te ontwikkelen.