Krijg je al klamme handen wanneer je denkt aan het evaluatiegesprek dat je binnenkort moet voeren? Feedback geven helpt je om het beste uit je medewerkers te halen. Zij zijn immers de talenten die van je onderneming een succes maken.
Maar dan moet je het wel goed doen: als je op een verkeerde manier feedback geeft, kan je zelfs het leerproces afremmen. We weten allemaal dat de sandwichmethode (waarbij je negatieve feedback tussen twee positieve dingen door vertelt) niet efficiënt is en niet oprecht overkomt. Maar hoe moet het dan wel? We geven je 4 technieken zodat jij goede feedback kunt geven.
Deze feedbackmethodes zijn bewezen en maken van je evaluatiegesprek een succes:
1. de ik-ik-jij-methode
Bij deze methode ga je uit van de feiten en laat je de ander daarop reageren. De techniek bestaat uit drie stappen. Focus eerst op wat je waarneemt in plaats van de fout te benadrukken. Vervang bijvoorbeeld “Je hebt dat rapport weer te laat ingediend” door “Ik zag dat je twee deadlines niet gehaald hebt.” Je benoemt de feiten zonder er een oordeel aan vast te hangen.
Ga dan over naar de reden van het gesprek. Benadruk hierbij het negatieve gevolg van het gedrag dat je evalueert. “Als je deadlines negeert, geef je een ongeïnteresseerde en weinig gemotiveerde indruk.”
Check als laatste stap of je medewerker de feedback heeft begrepen. Kan de persoon zich vinden in wat je zegt? Als dat niet zo is, zal er ook geen gedragsverandering volgen.
2. de feedforwardmethode
Dit is de roze bril onder de feedbackmethodes. Je benadert de dingen op een positieve manier, met de focus op oplossingen. Bij deze methode geef je namelijk concrete tips en speel je in op specifieke gebeurtenissen. Bijvoorbeeld: Bij de volgende evaluatie wil ik graag meer informatie over de status van het nieuwe marketingplan. Anders raken we achter op schema.
Hierbij draait alles om de toekomst en leergierigheid. Door tips te geven pas je deze methode elke dag toe, maar je kunt ook vaste gesprekken inplannen.
Deze vragen stel je tijdens een feedforwardgesprek:
In een feedforwardgesprek stel je vragen zoals:
- Hoe ga je nu verder?
- Wat moet je nog doen om je doel te bereiken?
- Welke stapjes ga je eerst zetten?
- Wat doe je als je klaar bent?
- Wat ga je nu doen als je afgeleid wordt?
- Hoe ga je het de volgende keer doen?
3. de 4G feedbackmethode
4G staat voor gedrag, gevoel, gevolg en gewenst gedrag. In die volgorde. De methode kent enkele gelijkenissen met de ik-ik-jij-methode. De 4G-methode is de geknipt techniek tijdens een gesprek met tegengestelde belangen of conflicten. Als voorbeeld nemen we het missen van deadlines.
Gedrag: benoem het gedrag van de ander zonder aan te vallen. Net zoals bij de ik-ik-jij-methode. Voorbeeld: “Ik zag dat je deze week twee van je deadlines hebt gemist.”
Gevoel: bespreek het gevoel dat je bij dat gedrag hebt. Voorbeeld: “Ik krijg het gevoel dat je niet geïnteresseerd bent.”
Gevolg: beschrijf het gevolg van het gedrag: als iemand deadlines voortdurend mist, raken anderen ook achterop met hun werk. Het is belangrijk dat je dit benoemt omdat de persoon in kwestie dit misschien niet beseft.
Gewenste gedrag: vertel welk gedrag je vanaf nu wil zien. Zo is er geen sprake van miscommunicatie en weet de ontvanger precies wat er verwacht wordt.
4. 360-gradenmethode
Hierbij worden je werknemers beoordeeld door meerdere mensen. Je bepaalt duidelijke doelen per werknemer en selecteert een goed feedbackteam, dat bestaat uit verschillende stakeholders zoals collega’s, klanten en anderen die regelmatig met de werknemer te maken hebben.
Bovendien blijft dit feedbackteam anoniem, zodat je partijdigheid kan vermijden. Stuur alle leden van het team een eenvoudig en snel in te vullen beoordelingsformulier. Een vragenlijst met 20 goed gekozen vragen volstaat om de prestaties van je werknemer een cijfer op 10 te kunnen geven. Maak op het einde ook plaats om extra feedback neer te pennen.
Met de 360-gradenmethode verkrijg je feedback vanuit verschillende invalshoeken. Op die manier krijg je een compleet beeld van je werknemer.
een open houding helpt je succes boeken
Het grootste struikelblok bij feedback? Als mensen zijn we inherent bevooroordeeld. Ons eigen gevoel sluipt dus vaak in de evaluaties. Dat betekent echter niet dat we feedback geven moeten afzweren, want constructieve, onderbouwde feedback heeft altijd een meerwaarde.
Maar het betekent wel dat we extra moeten opletten dat onze vooroordelen niet overheersen en dat we de structuur en ons feedbackmodel niet uit het oog verliezen. Een goed feedbackmodel laat ruimte voor dialoog, wat de betrokkenheid en motivatie van je teamleden bevordert en zo wederzijds vertrouwen stimuleert.
Klaar om je evaluatiegesprekken te verbeteren?