hoe personeel behouden: wat zijn de beste strategieën?

Personeel behouden is tegenwoordig dé taak van hr-afdelingen in verwerkende bedrijven. Want om hun productie op peil te houden, kunnen ze niet zonder voldoende opgeleide en ervaren medewerkers. Bovendien heb je een stabiele werkomgeving met bekwaam personeel nodig als je nieuwe bestellingen wilt aannemen of je bedrijf door digitale en technologische innovaties wilt loodsen.

Er is een tekort aan talent over de hele wereld. Dat is vooral een uitdaging voor productiebedrijven, die moeite hebben om voldoende werknemers aan te trekken. Het mag dan misschien moeilijk zijn om nieuwe medewerkers te vinden en aan te werven, maar gelukkig heb jij de touwtjes in handen als je het talent wilt behouden dat je al hebt.

In dit artikel nemen we het personeelsverloop in de productiesector onder de loep en gaan we na waarom personeel behouden in plaats van het te vervangen doorslaggevend is voor een succesvol hr-beleid. Tot slot krijg je antwoorden op de vraag: hoe personeel behouden? Maar ook voorbeelden om je bedrijf productief en op koers te houden.

personeel behouden voor beginners

Het oude gezegde ‘beter één vogel in de hand dan tien in de lucht’ is meer dan ooit van toepassing als je personeel wilt behouden. Volgens cijfers van de Society for Human Resource Management kan één medewerker in je ‘hand’ wel eens drie of vier medewerkers in de ‘lucht’ waard zijn. Je bespaart namelijk op je wervings- en opleidingskosten.

Tenzij je kampt met een onproductieve of ongewenste werknemer, is het dus vanuit financieel oogpunt veel slimmer om personeel te behouden. Hoe? Door je medewerkers te helpen om zich betrokken te voelen.

Er is over de hele wereld veel vraag naar productiemedewerkers. Personeel behouden dankzij een strategisch programma is nu dus dringender dan ooit. Zeker nu een recent onderzoek van Deloitte aan het licht heeft gebracht dat bijna 45 % van de productiemanagers in de VS nieuwe opdrachten moest weigeren door een tekort aan bekwaam personeel.

personeel behouden: waarom je een programma nodig hebt

Ervoor zorgen dat niemand je organisatie verlaat is onmogelijk. Een zeker personeelsverloop is namelijk onvermijdelijk: medewerkers gaan bijvoorbeeld met pensioen, verhuizen of groeien door naar een andere functie in je bedrijf. Andere gooien hun loopbaan om of stoppen met werken om gezinsredenen.

Maar vakbekwame medewerkers laten leemtes achter en zijn duur om te vervangen als je alle wervings-, opleidings- en inwerkkosten optelt. Bovendien zijn kandidaten met de juiste vaardigheden niet altijd gemakkelijk te vinden in de logistieke en productiesector. Medewerkers proberen in dienst te houden in plaats van nieuwe te vinden is dus zinvol.

Personeel behouden gaat verder dan geld uitgeven. Wanneer goed presterende medewerkers je bedrijf verlaten, verandert de dynamiek in het team dat achterblijft. Bekwame medewerkers motiveren hun collega’s. Wanneer ze vertrekken, stokt de productiviteit. Als je midden in een lange productierun zit of een logistieke uitbreiding doormaakt en de productiviteit op peil moet houden, wil je graag een stabiel team.

Werknemers hebben tegenwoordig ook nieuwe verwachtingen. Als je er niet alles aan doet om personeel te behouden, heb je morgen misschien niet voldoende mensen meer over. In het Workmonitor-onderzoek van Randstad in 2022 gaf 56 % van de jongere werknemers (Generatie Z en millennials) aan dat ze een baan zouden opzeggen die geen voldoening en tevredenheid biedt. Deze groep werknemers is veel minder begaan met werkzekerheid dan hun oudere tegenhangers.

personeel behouden: hoe je een programma uitwerkt

Om het personeelsverloop te verminderen, moet je hr-afdeling zich focussen op behoudsinitiatieven voor dat productiemedewerkers massaal ontslag nemen.

Maar een gepaste aanpak uitwerken om personeel te behouden is geen sinecure als je niet weet waarom je mensen vertrekken. Daarom begint personeel behouden met wat onderzoek.

De juiste gegevens kunnen je helpen een beter beeld te krijgen van je bedrijfscultuur, en ook om te weten waarom mensen vertrekken. Tien manieren om nuttige informatie te verzamelen:

1. Hou een anonieme enquête. Medewerkers voelen zich niet altijd op hun gemak tijdens een gesprek over het werk. Een anonieme enquête kan dan helpen. Bovendien kun je medewerkers met leuke extraatjes overhalen om deel te nemen.
2. Voer exitgesprekken. Overweeg om exitgesprekken door een externe consultant te laten voeren. Mensen hebben vaak minder schroom om zich uit te spreken als de interviewer niet direct het bedrijf vertegenwoordigt waarvoor ze werken.
3. Praat met geliefde medewerkers. Sommige medewerkers zijn informele leiders in het magazijn of op de werkvloer. Ga een persoonlijk gesprek met ze aan. Misschien kunnen ze je wel inzicht geven in het moreel op de werkvloer.
4. Voer regelmatig betrokkenheidsgesprekken. Tijdens betrokkenheidsgesprekken stellen mensen zich vaak meer open. Overweeg dus om ze op te nemen in je personeelsbeleid en prijs medewerkers als ze nuttige informatie geven.
5. Pak slechte managers aan. Hou opzichters en managers in je organisatie in de gaten en neem klachten serieus. Laat managers leiderschapstraining volgen en hou ze verantwoordelijk op elk niveau.
6. Analyseer patronen. Komt personeelsverloop vaker voor op een bepaalde afdeling? Vertrekken medewerkers in bepaalde functies vaker dan in andere? Hebben sommige medewerkers een functie die meer stress geeft dan andere?
7. Ontleed je bedrijfscultuur. Een externe consultant kijkt van buitenaf naar je bedrijf en kan je zo helpen om je bedrijfscultuur te analyseren. Is er bijvoorbeeld een gevoel van richting op de werkvloer of voelen medewerkers zich stuurloos?
8. Beoordeel de betrokkenheid. Als medewerkers zich betrokken voelen en belangstelling tonen voor hun taken, blijven ze bij het bedrijf. Ga na of goed presterende medewerkers voldoening halen uit hun werk en er plezier in hebben.
9. Lees tussen de regels door. Als goede medewerkers zich beginnen terug te trekken of ondermaats presteren, mag je er gerust van uitgaan dat ze ontevreden zijn. Praat met ze en probeer te achterhalen waarom. Neem ze zeker serieus als ze zich opgebrand of misnoegd voelen.
10. Licht je processen door. Soms vertrekken medewerkers omdat de managers hen te dicht op de huid zitten of omdat ze het niet eens zijn met hoe het bedrijf zaken regelt. Licht je beleidslijnen en procedures regelmatig door om er zeker van te zijn dat ze hun doel dienen.

hoe personeel behouden: drie strategieën die werken

Nu je een lijstje hebt opgesteld met de redenen waarom mensen je organisatie (willen) verlaten, ben je klaar om de handen uit de mouwen te steken. Deze drie ideeën over hoe personeel behouden kunnen je helpen om je bedrijfscultuur te verbeteren en je retentiepercentage op te krikken.

1. bied flexibele werkuren

Fabrieken moesten zaken anders aanpakken om het hoofd te bieden aan de coronapandemie: werkstations kwamen op een andere plaats, medewerkers zaten verder uit elkaar en robots namen sommige menselijke taken over. Sommige bedrijven voerden extra ploegendiensten in om de sociale afstand te kunnen bewaren. Er waren ook fabrieken die volledig sloten tijdens de pieken van de pandemie. Een select kransje schakelde om naar werken op afstand, met minder medewerkers.

Zodra alles weer ‘normaal’ was, grepen sommige werkgevers meteen terug naar hun vertrouwde gewoontes. Maar werknemers willen niet terug naar het ‘oude’ systeem. Uit het Workmonitor-onderzoek van Randstad in 2022 bleek dat flexibele werktijden bij alle leeftijdsgroepen de doorslag gaven bij de keuze van een baan. 27% van de werknemers hadden zelfs hun job opgezegd omdat ze hun werkuren niet flexibel mochten invullen. De redenen daarvoor waren onder meer familieverplichtingen, naast lichamelijke en geestelijke gezondheid.

Daarom is het misschien tijd om flexibele werkopties voor productiefaciliteiten te overwegen, zoals een flexibele planning en wisselende ploegendiensten. Zo zijn gecomprimeerde werkroosters – waarbij mensen drie of vier langere diensten draaien en vervolgens enkele dagen vrij hebben – een mogelijk alternatief voor de traditionele vijfdaagse werkweek.

Met het juiste toezicht en optimale platforms werkt een flexibele planning verrassend goed. Dat biedt heel wat voordelen: werknemers houden van flexibele uren en voelen zich productiever, minder gestrest en meer tevreden met hun baan. Kortom, je maakt een grotere kans om ze aan te werven en ze zullen makkelijker bij je blijven.

Zo heeft Audi onlangs als casestudy een proefprogramma opgezet in zijn vestiging in Ingolstadt. In de lakstraat voerde de autofabrikant deeltijdse en flexibele werkroosters in. De reacties waren zeer positief: de medewerkers, het management en de bestuursleden waren blij met de vooruitstrevende aanpak van het bedrijf.

2. bied betere opleidingen aan 

Mensen leren graag bij. Het is zelfs zo dat de kans om nieuwe vaardigheden te leren een van de grootste troeven is van een nieuwe baan – vooral als die opleiding tot promotie leidt. In het 2022 L&D Report van findcourses.com bleek uit de antwoorden van de ondervraagde werknemers een duidelijk verband tussen werktevredenheid en een cultuur van voortdurende bijscholing. Aan de andere kant was 62 % van de werknemers in het Verenigd Koninkrijk die vonden dat ze te weinig opleidingskansen kregen, ook ontevreden met hun baan.

Het type opleiding dat je aanbiedt, hangt af van wat je bedrijf dagelijks doet en welke vaardigheden je voorrang wilt geven. In de enquête van findcourses.com waren de drie eerste prioriteiten in het Verenigd Koninkrijk: management (39 %), de vaardigheidskloof overbruggen (29 %) en technische opleiding (19 %).

Voor een maximaal effect moeten opleidingen relevant zijn voor het werk dat een werknemer doet of in de toekomst zou willen doen. Want innovaties in productie vragen om een reskilling van het huidige personeel. John Steckler, een directeur van het internationale voedselverwerkende bedrijf Archer Daniels Midland, beaamde dit in een rapport over industriële faciliteiten: “De arbeider van gisteren is waarschijnlijk niet die van morgen.”

In het ideale geval begint de opleiding kort na de aanwerving en gaat die door zolang de medewerker bij je in dienst is. Er bestaan zes verschillende types van opleiding:

1. Oriëntatie. Tijdens de oriëntatie maak je nieuwe medewerkers wegwijs in je bedrijfscultuur, missie, waarden en organisatiestructuur. Zo krijgen ze een beter beeld van je bedrijf en raken ze sneller vertrouwd met hun baan.
2. Inwerkproces. Een degelijk inwerkproces is een rechtstreekse investering in personeelsbehoud. Dit proces – ‘onboarding’ in het Engels – omvat een kennismaking met de afdelingsdoelen, de technische aspecten van de functie van een nieuwe medewerker en nog veel meer.
3. Technische vaardigheden. Met de opkomst van het nieuwe digitale tijdperk en Industrie 4.0 moeten alle werknemers bijblijven op technisch vlak. Van slimme werkstations met digitale dashboards en horloges tot toenemende automatisering: fabrieken transformeren de manier waarop we werken en communiceren. Om blijvend succes te garanderen, heb je een gedegen opleidingsprogramma voor technische vaardigheden nodig.
4. Soft skills. Communicatie, leiderschap, conflictoplossing, bedrijfsethiek ... Allemaal soft skills die een team ten goede komen. En ze zijn trouwens niet alleen voor managers weggelegd. Om te zorgen voor een samenwerkende en inclusieve werkplek, moet je laten zien dat jouw bedrijf mensen naar waarde schat.
5. Kwaliteitscontrole. Kwaliteitscontrole is een essentieel type van opleiding in de productie-, logistieke en automobielindustrie om te waarborgen dat producten aan bepaalde normen voldoen.
6. Veiligheid. In veel sectoren is een veiligheidsopleiding wettelijk verplicht. Medewerkers leren over het veiligheidsbeleid en de correcte procedures, hoe ze veiligheidsuitrusting op de juiste manier moeten gebruiken en hoe ze eerste hulp moeten verlenen. Sectorspecifieke veiligheidsopleidingen, zoals over asbest, bouw en voedselveiligheid, kunnen ook van toepassing zijn.

3. kies een partner die hr-oplossingen biedt

Flexibele werkroosters en opleidingsprogramma’s helpen ongetwijfeld om personeel te behouden. Samenwerken met een bedrijf dat hr-diensten verleent, is ook een zeer doeltreffende manier om het personeelsverloop te verminderen. Want flexibele werkuren en communicatiecursussen helpen je alleen personeel te behouden als je er de juiste medewerkers mee bereikt.

Professionele aanbieders van hr-diensten kunnen de juiste medewerkers voor jouw organisatie vinden en aanwerven. Veel kandidaten geven een geweldige indruk in hun sollicitatiebrief en tijdens aanwervingsgesprekken, maar schieten tekort nadat ze zijn aangenomen. Recruiters hebben ruime ervaring met aanwerven en pikken getalenteerde kandidaten er zo uit – het is tenslotte hun werk.

De beste hr-bedrijven hebben honderden of zelfs duizenden geschikte kandidaten over de hele wereld in hun bestand. Als je ze inschakelt om je personeel te helpen aanwerven, nemen ze eerst contact op met vooraf gescreende kandidaten voor ze nieuwe advertenties plaatsen. Zo besparen ze je heel wat tijd en veel geld. Sommige bedrijven, zoals Randstad, blijven medewerkers die ze mee aan een baan hielpen ondersteunen – zelfs als ze al bij jou in dienst zijn. Ze staan je ook bij met opleidingen en reiken je strategieën aan rond hoe personeel behouden op lange termijn.

We vormen de stress van aanwerven om in een gouden kans voor ontwikkeling, zodat je uiteindelijk je personeel vlotter behoudt. Laat het aannemen, inwerken, opleiden en ondersteunen aan ons over. Zo kun jij je focussen op groei en innovatie op het managementniveau.

Graag meer lezen over personeelsverloop én zeven waardevolle tips om medewerkers langer aan boord te houden? Download vandaag nog onze uitgebreide gids.