de hoge kosten van personeelsverloop onder de loep.

De krappe arbeidsmarkt in Europa baart veel werkgevers zorgen. Vooral logistieke en productiebedrijven met een groot personeelsbestand vinden moeilijk kandidaten. Helaas richten managers al hun inspanningen maar al te vaak op medewerkers vinden in plaats van op talent behouden.

Net daarom moeten bedrijven het personeelsverloop volgen en aanpakken. De kosten van personeelsverloop in termen van inkomsten, moreel en productiviteit kunnen duizelingwekkend zijn, vooral als je ze vermenigvuldigt met honderden of duizenden werknemers.

Op basis van tewerkstellingscijfers kun je de gemiddelde kosten van je personeelsverloop berekenen. Je komt ook te weten hoe deze kosten je bedrijf en resultaat negatief beïnvloeden. Alleen dan vind je kosteneffectieve antwoorden op de vraag: hoe personeel behouden? Zowel je bedrijf als je medewerkers zullen de vruchten ervan plukken.

waarom is het personeelsverloop nu zo hoog?

Bedrijven over de hele wereld kampen met een hoger personeelsverloop. Nieuwe verwachtingen bij werknemers en andere werkmethodes zijn daar niet vreemd aan. Ook al is de arbeidsmarkt in Europa door de pandemie nog krapper geworden, het vuur dat de ‘Grote ontslaggolf’ heeft aangewakkerd, was al even aan het smeulen.

In zijn State of the Global Workplace: 2022 Report stelde Gallup dat in Europa meer werknemers ontevreden zijn op het werk dan in andere delen van de wereld. Amper 14 % van de werknemers voelde zich betrokken bij hun baan. Met andere woorden, 86% had geen noemenswaardige band met zijn organisatie. Het risico is dan ook groot dat deze medewerkers vertrekken als ze de kans krijgen of uitgekeken raken op hun job.

werknemers met nieuwe verwachtingen

In zijn Workmonitor-onderzoek van 2023 peilde Randstad bij meer dan 35.000 werknemers in 34 landen over de hele wereld naar hun mening over hun werk, hun privéleven en de balans tussen beide.

• bijna 50% van alle werknemers blijkt bereid om ontslag te nemen als dat een betere werk-privébalans oplevert.
• amper 63% van de werknemers in het noordwesten van Europa vindt hun werk heel belangrijk, het laagste percentage van alle onderzochte regio’s in de wereld.
• nauwelijks meer dan de helft van de Europese werknemers vindt dat hun baan iets bijdraagt aan de wereld.

Als je medewerkers zich niet verbonden voelen met je bedrijf – of dat nu is door een sociaal doel of bevredigend werk – is het mogelijk dat je te maken hebt met een hoger dan verwacht personeelsverloop.

opkomende technologieën geven werknemers stress

Nu bedrijven steeds meer overstappen op digitale en geautomatiseerde processen, moeten werknemers voortdurend nieuwe software en technologieën onder de knie krijgen – en dat is niet altijd in hun voordeel. Dat bleek onlangs uit een enquête onder werknemers op het Europese vasteland: volgens 36 % van de ondervraagden hebben de recente investeringen van hun bedrijf in technologie de werkbeleving niet verbeterd.

Het is dus heel belangrijk dat werkgevers overleggen met hun werknemers, vooral als het gaat om softwareplatforms die een rechtstreekse weerslag hebben op de dagelijkse taken. Voortdurende communicatie kan helpen om de pijnpunten bij een team bloot te leggen als een bedrijf nieuwe technologie invoert. Kies daarnaast voor een geschikt opleidingsformaat met feedback en stimulansen.

hoeveel kost het om een medewerker te vervangen?

Als je productief en kredietwaardig wilt blijven, kun je het je niet veroorloven om medewerkers te verliezen. De onderzoeksinstelling Work Institute schat dat iedere werknemer die vertrekt een bedrijf gemiddeld een derde van zijn jaarsalaris kost.

Gallup legt het cijfer zelfs nog hoger. Het adviesbureau schat de waarde van een geschikte vervanger op de helft tot het dubbele van het salaris van de medewerker die weggaat. Als je bedrijf dus worstelt met personeel behouden, kan dit een grote weerslag hebben op je resultaten en je bedrijfsmerk schaden.  

Om nauwkeurig in te schatten hoeveel het kost om een medewerker in je organisatie te vervangen, moet je rekening houden met directe en indirecte kosten (en zelfs met sommige immateriële activa).

een werknemer in dienst nemen: directe kosten

De meest voor de hand liggende uitgave als je de verloopkosten berekent, zijn de kosten om nieuw talent aan te trekken. Afhankelijk van je wervingsproces en het niveau van de werknemer kun je te maken krijgen met een of meer van de volgende uitgaven:

• advertenties plaatsen
• wervingsbureaus
• uitzendkrachten en tijdelijk personeel
• salaris toewijzen aan de personeelsafdeling en manager om kandidaten te screenen en te interviewen
• reis- en verhuiskosten
• tekenbonussen
• kosten om een nieuwe medewerker in te werken, met inbegrip van opleiding, toewijzing van apparatuur en technische installatie

Als je deze uitgaven bekijkt, is het voordeel van intern aanwerven meteen duidelijk. Je hebt waarschijnlijk al een site met interne vacatures en kunt zo het achtergrondonderzoek en inwerken van nieuw personeel grotendeels schrappen. Bovendien heb je al een dossier met de prestaties van de interne kandidaat en waarschijnlijk een goed beeld van zijn of haar vaardigheden en sterke punten.

Of je nu intern of extern aanwerft, je kunt het je niet veroorloven om getalenteerde medewerkers kwijt te spelen. Vooral als er manieren zijn om dat probleem aan te pakken. Daarnaast vertegenwoordigen de directe kosten maar een deel van de kosten van personeelsverloop.

verlies van een medewerker: indirecte kosten

Wanneer het management de kosten van personeelsverloop bekijkt, ziet het vaak de indirecte kosten over het hoofd. Toegegeven, die zijn soms moeilijk te berekenen. Toch kunnen die kosten volgens het Work Institute meer dan twee derde uitmaken van de kosten van het verlies van een werknemer, naast mogelijke blijvende schade in de vorm van een slechter merkimago en lager moreel.

productiviteitsverlies

Wanneer ook maar één werknemer een organisatie verlaat, neemt de productiviteit en continuïteit af. Als je personeelsbestand op een draaideur lijkt met medewerkers die regelmatig komen en gaan, krijg je vaak te kampen met een veel slechtere service of lagere productie. Deadlines missen kan ertoe leiden dat je nog maar moeilijk klanten aantrekt en behoudt. En dat voel je serieus in je cashflow.

De productiviteit lijdt onder een onvolledig personeelsbestand. Maar zelfs als je ontbrekende krachten vervangt, duurt het even voor de nieuwe medewerkers helemaal zijn ingewerkt. Voor je het weet, blijven de prestaties in je bedrijf voor lange tijd ondermaats. Sta even stil bij deze verborgen kosten van het opleiden van medewerkers:

• verlies van effectieve werktijd door inwerkprocessen, waaronder loonadministratie, uitrusting en referenties
• instructie op de werkplek
• fouten verbeteren
• langzamer werk omdat de nieuwe medewerker niet vertrouwd is met uitrusting en procedures

Bovendien moeten vaste medewerkers in deze situaties de nieuwe collega uitleg geven of bijstaan, waardoor ook zij minder productief zijn. De Society for Human Resource Management schat dat een volledig inwerkproces, met inbegrip van oriëntatie en mentorschap, twaalf maanden in beslag kan nemen.

Dat proces duurt nog langer als je hogere leidinggevenden vervangt. McKinsey berekende dat nieuwe leidinggevenden er meer dan een jaar over doen om vertrouwen op te bouwen, strategieën in te voeren en een team samen te stellen.

slechter moreel

Het verlies van een collega kan de medewerkers die blijven verweesd achterlaten, vooral als ze al lang samenwerkten of het heel goed met elkaar konden vinden. Soms brengen mensen meer tijd door met hun collega’s dan met familie of vrienden. Een achtergebleven medewerker kan verbitterd zijn omdat het bedrijf niet meer heeft gedaan om zijn collega aan boord te houden of ontmoedigd raken omdat hij een nieuwe persoon moet opleiden en leren kennen.

Daarnaast kan ontslag nemen ‘besmettelijk’ zijn: andere medewerkers vragen zich misschien af of ze elders betere kansen krijgen. Als de vertrokken medewerker contact blijft houden met zijn ex-collega’s, kan hij ze aansporen om ook de stap te zetten, vooral als zijn keuze goed is uitgedraaid.

verlies van kennis

Wanneer werknemers vertrekken, nemen ze een enorme schat aan kennis met zich mee – van zoiets pietluttigs als welke IT-medewerker het beste bugs kan verhelpen op het platform tot hoe je een simpele machine juist laadt en bedient. De horeca en verkoop steunen op persoonlijke klantenservice. Als een gewaardeerd personeelslid weggaat, bestaat dus de kans dat klanten wegblijven.

Als je bedrijf opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden biedt – een must op de concurrentiële arbeidsmarkt van vandaag – verlies je ook nog eens geld dat je hebt geïnvesteerd om je personeel vakbekwaam te maken. Het is zelfs zo dat de nieuwe werkgever profiteert van elke euro die jij hebt uitgegeven om die medewerker te vormen en zich te laten ontplooien.

merkerosie

Een hoog personeelsverloop kan schadelijk zijn voor je bedrijfsmerk. Via sociale media kunnen kandidaten nu alle aspecten van een organisatie gemakkelijk uitpluizen, ook de reputatie als werkgever.

Soms is een grief van een ontevreden medewerker verwaarloosbaar. Maar als de meeste van je vroegere personeelsleden negatieve beoordelingen achterlaten, moet je jezelf toch zorgen maken. Voor je het weet, slaag je er niet in om het juiste talent aan te trekken. Je komt dan in een vicieuze cirkel terecht van slechte vooruitzichten, ontevreden medewerkers en een toenemend personeelsverloop.

Als je daarentegen veel tevreden personeel hebt dat al lang bij je in dienst is, zul je ook een meer positieve werkplek ervaren. En als je openstaande functies eerst intern probeert in te vullen, zul je het niet alleen het vertrouwen van je personeel behouden, maar ook iemand aanstellen van wie je zeker weet dat het een topper is.

hoeveel kost het om een medewerker te vervangen?

De vervangingskosten variëren naargelang de functie en het niveau van de medewerker, dat klopt. Toch kun je de verloopkosten berekenen door het verlooppercentage en het gemiddelde jaarloon per type werknemer in je formule op te nemen.

1. Meet om te beginnen je verlooppercentage over een bepaalde periode. Deel bijvoorbeeld het aantal medewerkers die vorig jaar je bedrijf hebben verlaten door het gemiddelde aantal dat je dat jaar in dienst had. Als je veel deeltijds personeel hebt, kun je misschien beter cijfers van voltijdequivalenten (fte’s) toepassen.
2. Heb je het personeelsverloop berekend? Volg het dan maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks om ongewenste trends op te sporen. Je kunt je cijfer ook vergelijken met andere bedrijven in je sector en land om na te gaan of je vergelijkbaar scoort als je concurrenten.
3. Deel je werknemers vervolgens in types in, op basis van het loon of de taken. Een mogelijke verdeling is bijvoorbeeld productiemedewerkers, managers en leidinggevenden op het hoogste niveau.
4. Verzamel informatie van je personeelsafdeling en leidinggevenden om de vervangingskosten per functie te berekenen. Geef die kosten vervolgens weer als een percentage van het loon. Je kunt bijvoorbeeld een productiemedewerker vervangen tegen 35% van zijn jaarloon, terwijl een chief financial officer veel duurder kan uitvallen.
5. Rond je berekeningen voor elk type werknemer af door het jaarsalaris te vermenigvuldigen met het percentage van de vervangingskosten en vervolgens met het aantal nieuwe medewerkers dat je nodig hebt om je verlooppercentage op te vangen. Het is goed mogelijk dat je versteld staat van dat cijfer en vanzelf diep gaat nadenken over hoe je voortaan personeel wilt behouden.

voorbeeld

• Het jaarlijkse verlooppercentage van je 400 productiemedewerkers bedraagt 20%.
• Je schat dat het ongeveer € 15.000 kost om iemand te vervangen die jaarlijks € 40.000 verdient.
• Op basis van je jaarlijkse verlooppercentage van 20% vervang je 80 medewerkers per jaar.

De jaarlijkse kosten van het personeelsverloop bedragen nu € 1,2 miljoen. En dat is alleen nog maar voor het productiepersoneel. Je ziet al snel waarom je het personeelsverloop moet aanpakken.

de kosten van personeelsverloop drukken

Nu je donders goed weet wat het personeelsverloop je kost, is het tijd om er iets aan te doen. Misschien moet je daarvoor je tijd en geld anders gaan besteden. Maar hoe dan ook is een verbeterd personeelsbehoud haalbaar en het nastreven waard. Volg deze tips voor proactief beheer van personeelsbehoud.

• Ga via exitgesprekken na waarom je medewerkers vertrekken.
• Verzamel feedback van je huidige medewerkers om pijnpunten bloot te leggen en te weten wat werkt.
• Wees bereid om je aan te passen en je medewerkers te helpen om zich betrokken te voelen en te groeien in je bedrijf.
• Verbeter je arbeidsvoorwaarden om concurrerend te blijven.

Kijk naar wat andere bedrijven doen om werknemers meer betrokken te maken en ze dus makkelijker te behouden. Bedrijfsdoelen zoals inclusiviteit en bijdragen aan een duurzame wereld helpen bijvoorbeeld om de taken van je medewerkers zin te geven. Zo krijgen ze het gevoel dat ze een verschil maken. Zoek daarnaast naar manieren om je personeel meer jobflexibiliteit te bieden. Een beetje controle over waar en wanneer je medewerkers hun taken vervullen, geeft een bevredigend gevoel.

Laat de kosten van het werven, opleiden en inwerken van nieuwe medewerkers je bedrijf niet de das omdoen. Ontdek in plaats daarvan manieren om je medewerkers te ondersteunen in hun loopbaanontwikkeling binnen je bedrijf. Productieve werknemers die lang bij je werken, kunnen je veel meer opleveren dan alleen maar winst.