je personeelsuitgaven beheren: heb jij je indirecte kosten onder controle?

Kosten onder controle houden is een belangrijke prioriteit voor de meeste procurement managers. Of het nu gaat om het verwerven van grondstoffen, het leveren van diensten aan klanten of het beheren van arbeidskosten, je belangrijkste doelen zijn om de kwaliteit te handhaven en tegelijkertijd de kosten zo laag mogelijk te houden. Als het gaat om het beheren van je personeelsuitgaven, is dit geen gemakkelijke taak, vooral gezien de huidige krappe arbeidsmarkt en stijgende kosten.

Het kan bijvoorbeeld moeilijk zijn om de wervingskosten bij te houden. Je kunt deze kosten onderverdelen in twee hoofdcategorieën: directe kosten en indirecte kosten. Hoewel directe kosten gemakkelijker te kwalificeren en bij te houden zijn, kunnen indirecte kosten niet worden genegeerd. Om een duidelijk beeld te krijgen van je totale personeelsuitgaven, is het van cruciaal belang dat je het verschil begrijpt tussen directe en indirecte wervingskosten.

In dit artikel wordt dit verschil uitgelegd, zodat je nauwkeurig jouw volledige personeelsuitgaven kunt berekenen.

directe kosten vs. indirecte kosten

In het bedrijfsleven staan directe kosten voor uitgaven die je direct kunt koppelen aan de productie van goederen of de levering van diensten. Hieronder vallen bijvoorbeeld grondstoffen, apparatuur en benodigdheden. Bij personeelsuitgaven zijn directe kosten kosten die je direct kunt koppelen aan het managen van je werknemers.

Directe kosten zijn meestal gemakkelijker te identificeren, wat het budgetteren van deze kosten minder ingewikkeld maakt. Meestal worden deze kosten opgenomen in het algemene budget van het bedrijf. Directe kosten in verband met personeelsbeheer kunnen echter variabel zijn, wat betekent dat deze kosten kunnen veranderen op basis van verschillende bedrijfsomstandigheden.

Aan de andere kant zijn indirecte kosten kosten die moeilijker te koppelen zijn aan productie of personeelsbeheer. In feite blijven deze kosten vaak onopgemerkt, waardoor bedrijfsleiders ze mogelijk niet nauwkeurig plannen. Als je geen rekening houdt met de indirecte kosten van personeelsbeheer, kan dit het bedrijfsbudget en de winstgevendheid van jouw bedrijf ernstig schaden.

voorbeelden van directe kosten

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van de meest voorkomende directe kosten waarmee werkgevers te maken krijgen. Aan de hand van deze voorbeelden kan je beter begrijpen hoe deze kosten een impact kunnen hebben op je uitgaven voor personeelsbeheer.

directe arbeidskosten

De meest voorkomende directe arbeidskosten waarmee organisaties te maken hebben, zijn lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit omvat lonen, zowel gewone lonen als overuren, geplande bonussen en voordelen, zoals gezondheidszorg en betaald verlof. De lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden van je werknemers zijn vaak gekoppeld aan de productie van goederen of de levering van diensten. Het zijn de lonen van je HR-team die je kunt koppelen aan personeelskosten. Je moet rekening houden met beide soorten vergoedingen bij het berekenen van je totale personeelsuitgaven.

Omdat salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden een groot deel van je budget uitmaken, is kostenbeheer vaak een noodzaak. Aan de ene kant moet je concurrerende salarissen handhaven zodat je het talent kunt behouden en werven dat je nodig hebt om aan de productie-eisen te voldoen en je bedrijf te laten groeien. Aan de andere kant kunnen te hoge vergoedingen de nettowinst van jouw organisatie schaden.

Daarom is het absoluut noodzakelijk dat je optimale beloningspakketten voor jouw werknemers opstelt. Door gebruik te maken van talent insights en salarisanalyses, om beter te begrijpen wat de werknemers van vandaag willen en hoe salarissen zich verhouden tot de branchenormen, kan je de juiste salaris- en secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten samenstellen.

technologie voor personeelsbeheer

De innovatieve technologie van vandaag kan helpen om veel aspecten van het wervings- en personeelsbeheerproces te stroomlijnen. ATS-platforms maken het filteren van sollicitaties bijvoorbeeld sneller en efficiënter, terwijl planningssoftware ervoor zorgt dat elke dienst wordt gevuld met de juiste werknemers.

Hoewel deze technologie de efficiëntie en resultaten van het personeelsbestand aanzienlijk kan verbeteren, zijn er ook kosten verbonden aan de aanschaf en het gebruik van deze software. Omdat deze kosten gemakkelijk te traceren zijn en direct verband houden met je inspanningen op het gebied van personeelsbeheer, vallen ze onder de categorie directe kosten.

wervingskosten

Studies tonen aan dat directe wervingskosten kunnen oplopen tot drie tot vier keer het salaris van de functie. Als je dit cijfer vermenigvuldigt met het aantal nieuwe aanwervingen per jaar, is het gemakkelijk te zien hoe de wervingskosten snel kunnen oplopen.

Hoewel sommige wervingstaken onder de categorie indirecte kosten vallen, zoals training en onboarding, zijn veel andere kosten meer rechtstreeks gerelateerd aan personeelsuitgaven. Adverteren voor openstaande functies is bijvoorbeeld een directe kost. Dit omvat het plaatsen van vacatures op verschillende vacaturesites, het bijwerken van de jobsite van het bedrijf en het in contact komen met potentiële kandidaten via sociale media.

Het aantrekken van potentiële kandidaten is slechts de eerste stap van het wervingsproces. Het selectieproces brengt ook diverse directe kosten met zich mee, zoals het screenen van cv's, het voeren van sollicitatiegesprekken, het afnemen van pre-employment assessments en het controleren van referenties.

Wanneer je werkt met een bedrijf dat HR-oplossingen biedt, kan dit veel van de wervingskosten voor jou afhandelen, zoals het plaatsen van vacatures op vacaturesites, het screenen van sollicitanten en het voeren van sollicitatiegesprekken. In plaats van deze directe kosten afzonderlijk te boeken, worden ze gedekt door jouw kantoorkosten. Dat maakt het jou makkelijker om de totale wervingskosten te berekenen.

voorbeelden van indirecte kosten

Hoewel indirecte arbeidskosten misschien niet zo gemakkelijk te voorzien zijn als directe kosten, is het toch belangrijk om deze kosten bij te houden en te herkennen hoe ze je totale personeelsuitgaven kunnen beïnvloeden. Hier volgt een overzicht van enkele van de meest voorkomende indirecte kosten met betrekking tot personeelsbeheer.

verzuim en verloop

Een hoog verzuim legt een aanzienlijke financiële last op een bedrijf. Wanneer mensen niet beschikbaar zijn om het werk te doen dat gedaan moet worden, sta je voor de keuze om op korte termijn extra personeel inschakelen, je werknemers te vragen om overuren te presteren of de werknemers die je al hebt in te zetten. Terwijl de eerste twee opties een directe impact kunnen betekenen op je arbeidskosten, kan de laatste leiden tot productiviteitsverlies omdat mensen worden weggehaald van hun reguliere werk en misschien niet de juiste vaardigheden hebben om het werk in kwestie te doen.

Uiteindelijk kan een hoog absenteïsme leiden tot meer werknemers in burn-out, een lagere efficiëntie en een hoger personeelsverloop.

Er zijn vergelijkbare kosten en nadelen verbonden aan een hoog personeelsverloop. Als mensen in hoge aantallen vertrekken, verspil je veel tijd, energie en geld aan het werven van personeel om de tekorten in je personeelsbestand op te vullen. Los van de voor de hand liggende financiële gevolgen, kan dit leiden tot vertragingen in de operaties en kan dit de algemene sfeer en motivatie op de werkplek aantasten.

De kosten, die gepaard gaan met ziekteverzuim en verloop, kunnen tot een minimum worden beperkt door een bewezen, effectieve aanpak van werving en selectie. Door vaste processen te volgen, om ervoor te zorgen dat je de juiste mensen aanwerft, vergroot je de kans dat nieuwe medewerkers een gezonde, prettige werkrelatie met je organisatie hebben. Dit kan op zijn beurt jouw organisatie helpen om het ziekteverzuim en het personeelsverloop terug te dringen.

tijd

Te veel tijd besteden aan het invullen van vacatures is een ander goed voorbeeld van indirecte personeelskosten die gemakkelijk over het hoofd kunnen worden gezien. Hoe meer tijd je besteedt aan het aanwerven van personeel, hoe minder tijd je kunt besteden aan je kernactiviteiten, het binnenhalen van inkomsten en het verhogen van de winstgevendheid.

Een van de belangrijkste dingen die je kunt doen om de prestaties op dit gebied te optimaliseren, is het vaststellen van relevante meetgegevens en belangrijke prestatie-indicatoren. Het bijhouden van de juiste gegevens kan je helpen bij het identificeren van inefficiënties in jouw wervingsproces en het ontwikkelen van strategieën voor het verbeteren van de werving resultaten. Samenwerken met een HR-bedrijf kan bijvoorbeeld het wervingsproces versnellen door directe toegang te bieden tot een netwerk van vooraf gescreende kandidaten.

Het uitvoeren van een analyse van de competentiekloof kan jou helpen je wervingsbehoeften voor te zijn. Met deze diepgaande analyse kan je de huidige competentiebehoeften van het bedrijf evalueren en de potentiële toekomstige behoeften voorspellen. Met deze informatie kan je een veelzijdige strategie ontwikkelen om kandidaten te identificeren die het beste aansluiten bij jouw huidige en toekomstige behoeften en een ontwikkelingsprogramma voor werknemers opstellen om je huidige werknemers te laten groeien.

training en introductie

Het wervingsproces stopt niet na het aanwerven van een kandidaat. Om het beste uit je personeel te halen, is het essentieel om hen te ondersteunen tijdens hun kennismaking met de nieuwe functie en hun integratie in de organisatie.

Het is mogelijk dat dit proces informele training of mentorschap van andere werknemers vraagt. Hoewel dit een essentiële bijdrage kan leveren aan het op snelheid komen en productief worden van nieuwe medewerkers, wordt het misschien niet gezien als een voor de hand liggende wervingskost, ook al kost het tijd en beïnvloedt het de productiviteit van andere medewerkers.

Bovendien moet je rekening houden met de extra kosten die gepaard gaan met het certificeren van mensen voor bepaalde vaardigheden en het tijdelijk opvoeren van je maatregelen rond kwaliteitscontrole, evenals de mogelijkheid van verminderde productiviteit in het hele team.

Introductie en onboarding zijn andere gebieden waar je grote voordelen kunt halen uit de nieuwste technologie en gespecialiseerde ondersteuning. Moderne tools kunnen je helpen om alles geïntegreerd aan te pakken, van het adverteren van functies tot onboarding. Met de juiste partner voor HR-oplossingen kun je de meest doeltreffende technologieën en processen ontdekken om optimale resultaten te behalen op deze terreinen.

productiviteitsverlies

Voor een bedrijfsleider is het vanzelfsprekend dat het handhaven van piekproductiviteit een topprioriteit is. Helaas zijn er verschillende factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op de output, zoals defecte apparatuur, hoog ziekteverzuim, frequent verloop en competentietekorten. Wanneer deze problemen de productiviteit vertragen, kan dat frustrerend zijn voor zowel je managers en supervisors als je werknemers.

Het kan ook behoorlijk kostbaar zijn. Elke keer dat jouw productielijn stil komt te liggen, je de werkzaamheden vroegtijdig moet staken of je een ploeg moet sluiten, kost dat jouw bedrijf geld. Deze kosten zijn misschien niet eenvoudig bij te houden, maar productiviteitsverlies kan een aanzienlijke impact hebben op je totale personeelsuitgaven.

Als een fabriek bijvoorbeeld een shift draait zonder voldoende gekwalificeerde vorkheftruckchauffeurs, kunnen de werknemers niet optimaal presteren. Hoewel de organisatie nog steeds bijna dezelfde directe arbeidskosten moet betalen om de shift te draaien, zal de output minder zijn. Dit leidt dan weer tot een onverwacht verlies voor het bedrijf.

Het is belangrijk om rekening te houden met deze indirecte kosten en om aanwervings-, trainings- en planningsstrategieën te ontwikkelen die de impact van productiviteitsverlies op je bedrijfsbudget kunnen minimaliseren.

tijdverlies bij het managen van uitzendkrachten

De huidige fluctuerende markt en seizoensgebonden eisen moedigen meer werkgevers aan om te vertrouwen op uitzendkrachten. Studies voorspellen dat in 2025 35% tot 40% van de wereldwijde beroepsbevolking zal bestaan uit uitzendkrachten. Door gebruik te maken van deze tijdelijke arbeidskrachten kun je de personeelsbehoefte van je organisatie naar boven of onder bijstellen om aan de huidige productie-eisen te voldoen. Deze strategie kan je helpen om arbeidskosten te besparen door alleen het personeelsbestand aan te houden dat je nodig hebt om productiedoelen te halen.

Hoewel de arbeidskosten van uitzendkrachten onder de categorie directe kosten vallen, vallen de tijd en middelen die je gebruikt om deze werknemers te managen daar niet onder. Afhankelijk van de omvang van je uitzendkrachten, kunnen de administratieve kosten voor het managen ervan aanzienlijk zijn.

Net als je vaste werknemers, moeten ook uitzendkrachten voldoende training krijgen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de veiligheids- en kwaliteitsnormen. Het inplannen van shiften is nog een andere tijdrovende taak die invloed kan hebben op je personeelskosten. Je moet ervoor zorgen dat elke shift volledig bemand is en je moet werknemers met de juiste vaardigheden en kwalificaties in dienst hebben. Anders loop je het risico dat je de productiviteit, veiligheid en kwaliteit inperkt.

Onze Randstad Inhouse Services teams kunnen je helpen bij het beheer van je tijdelijke arbeidskrachten. Wij bieden end-to-end oplossingen aan, maar geven jouw organisatie de mogelijkheid om nauwkeurig te bepalen welke diensten ons team dient uit te voeren en welke taken je intern wilt behouden. Deze aanpak kan het gemakkelijker maken om de kosten van uitzendkrachten te beheren.