van sollicitatiegesprek tot vertrek: hoe beleeft een kandidaat jouw bedrijf?

De ervaring van kandidaatbeleving of de 'candidate experience' wordt steeds crucialer als contactmoment tussen talent en werkgever. Ooit werd dit als bijkomstig beschouwd, maar tegenwoordig wordt dit proces gezien als een integraal onderdeel van de employer brand strategie.

Van het ontwikkelen van een transparante en oprechte online aanwezigheid tot het opstellen van gedetailleerde functieomschrijvingen en het opzetten van een gastvrije introductie-ervaring - elke fase van het proces moet de cultuur en waarden van jouw bedrijf versterken, evenals het belang van elke kandidaat.

Als werkgevers dit goed aanpakken, kunnen ze daar op de lange termijn profijt van hebben, of ze de kandidaat nu aannemen of niet. Dit artikel gaat in op de kritieke elementen waarmee organisaties rekening moeten houden bij het onderzoeken van hun candidate experience, en geeft ook best practices.

wat is de ervaring van candidate experience?

De beleving van de kandidaat wordt gedefinieerd door de gevoelens en percepties die een sollicitant heeft gedurende het gehele wervingsproces: vanaf het aantrekken tot en met het inwerken. Wanneer werkgevers zorgen voor een gunstige kandidaatbeleving, kan dit ervoor zorgen dat een sollicitant werknemer wordt en uiteindelijk een loyale kracht.

De candidate experience omvat verschillende fasen.

• aantrekkingsfase: Dit is de fase waarin je marketingtactieken gebruikt om de aandacht van potentiële kandidaten te trekken. Het is essentieel om vacatureteksten en sociale media berichten te creëren die nauwkeurig en aantrekkelijk zijn, en specifiek zijn afgestemd om de interesse van je beoogde kandidaten te wekken.
• sollicitatieprocedure: De sollicitatieprocedure begint wanneer een kandidaat besluit te solliciteren op één van jouw openstaande vacatures. Het is belangrijk om dit proces zo kort en bondig mogelijk te houden en alleen die informatie op te vragen die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen.
• selectie van kandidaten: Dit kan één van de moeilijkste, maar belangrijkste aspecten van het wervingsproces zijn. Aan de ene kant wil je effectieve strategieën ontwikkelen om te bepalen welke kandidaten het beste zijn voor je bedrijf. Aan de andere kant moet je ervoor zorgen dat je de kandidaten nog steeds een positief en aantrekkelijk proces biedt. Deze stap kan activiteiten omvatten zoals screening, vaardigheidstests en sollicitatiegesprekken.
• onboarding: In deze fase worden de kandidaten nieuwe werknemers. Dit is het moment om je nieuwe werknemers een warm welkom te heten en hen vertrouwd te maken met het bedrijfsbeleid en de job.

waarom is de ervaring van een candidate experience belangrijk?

Hoewel er enige onenigheid bestaat over de vraag of de huidige kandidaatgedreven markt terugkeert naar een door werkgevers gedreven markt, maakt de groeiende kloof in vaardigheden het verwerven en behouden van toptalent nog steeds tot een prioriteit voor de meeste werkgevers.  

Om succesvol te zijn en de best beschikbare kandidaten aan te trekken, moet je bedrijf nu indruk maken op kandidaten in elke fase van de kandidaatbeleving.

Als bedrijven tekortschieten, kunnen ze de reputatie krijgen van onaantrekkelijke werkgevers. Aangezien vrijwel elke sollicitant toegang heeft tot sociale media en online reviewplatforms, zullen bedrijven die de ervaring van de kandidaat verwaarlozen dit waarschijnlijk op een zeer publieke manier te horen krijgen. Slechts één slechte beoordeling kan je wervingsinspanningen aanzienlijk belemmeren.

Als de kandidaat een werknemer wordt, kan een negatieve werknemerservaring leiden tot een hoger verloop en hogere wervingskosten en het succes van je bedrijf beïnvloeden. Aan de andere kant kunnen bedrijven die zich richten op het opbouwen van een positieve werknemerservaring, de motivatie op de werkplek vergroten, de productiviteit verhogen en een hogere klanttevredenheid bereiken.

candidate experience door de cijfers

Heb je nog meer bewijs nodig dat de kandidaatbeleving vandaag belangrijker is dan ooit? Hier zijn enkele statistieken over de beleving van kandidaten om jou te overtuigen.

• 82% van de kandidaten zoekt informatie op over een bedrijf voordat ze de sollicitatieprocedure afronden
• 48% van de werkzoekenden gebruikt jobsites om vacatures te vinden, terwijl 34% sociale media gebruikt 
• 60% van de werkzoekenden rondt het sollicitatieproces nooit af, vooral als het lang en omslachtig is
• 34% van de sollicitanten kreeg binnen 60 dagen geen antwoord en slechts 7% kreeg de boodschap niet weerhouden te zijn
• 78% van de werkgevers vindt dat ze goed communiceren met kandidaten, slechts 47% van de werkzoekenden is het daarmee eens

83% van de werkzoekenden geeft aan dat werkgevers de ervaring van kandidaten kunnen verbeteren door duidelijke tijdlijnen te voorzien betreffende het rekruteringsproces

wat is een positieve beleving voor kandidaten?

Voordat je een positieve beleving kunt creëren voor je sollicitanten, moet je eerst begrijpen hoe een goede beleving eruit ziet. Hieronder vind je de belangrijkste elementen.

communicatie

Communicatie is een van de belangrijkste aspecten. Gelukkig maakt de technologie van vandaag het in contact blijven met jouw kandidaten gemakkelijker dan ooit tevoren. Het versturen van berichten om kandidaten te laten weten wat de status van hun sollicitatie is, kan een grote bijdrage leveren aan een positieve beleving.

nauwkeurige functiebeschrijvingen

Niets kan de ervaring van een nieuwe medewerker meer schaden dan onnauwkeurige en onvolledige functiebeschrijvingen. Het duurt slechts een paar weken voordat nieuwe werknemers zich realiseren dat de functie niet overeenkomt met hun verwachtingen. Deze fout kan het vertrouwen van je nieuwe werknemers schaden. Het kan eveneens je employer brand schaden én het risico op een groter personeelsverloop vergroten.  

eenvoudige aanvraagprocedure

Met 6 op de 10 sollicitanten die de sollicitatieprocedure nooit afmaken, is het belangrijk om een naadloos proces te creëren. Het moet voor kandidaten eenvoudig zijn om hun sollicitatie en de vereiste documentatie in te dienen. Overweeg om alleen de basisinformatie te vragen tijdens de eerste sollicitatieprocedure en later eventueel aanvullende vragen te stellen. Deze tactiek kan het voltooien van de sollicitatieprocedure eenvoudiger en minder frustrerend maken.   

duidelijke tijdlijn

Een van de meest frustrerende aspecten van het sollicitatieproces voor kandidaten is het gebrek aan duidelijkheid. De meeste werkgevers laten kandidaten in het ongewisse, waardoor ze niet weten wanneer ze een antwoord krijgen. Tenminste, als ze die al krijgen. Door een heldere tijdslijn op te stellen voor je aanwervingsproces, kun je een deel van de angst wegnemen die kandidaten ervaren tijdens het sollicitatieproces.

positief sollicitatiegesprek

Vanuit het perspectief van de kandidaat kan het sollicitatiegesprek het meest stressvolle deel van het wervingsproces zijn. Afhankelijk van hoe je dit proces aanpakt, kan de kandidaat het gesprek positief of negatief ervaren ten opzichte van jouw organisatie. Zorg ervoor dat je managers training krijgen in hoe ze sollicitatiegesprekken met potentiële kandidaten moeten voeren. Het gesprek is hét moment om de kandidaten beter te leren kennen en hen een beter inzicht te geven in de bedrijfscultuur en de functie.

zinvolle feedback

Maar al te vaak selecteren werkgevers hun topkandidaat en vergeten ze de rest. In feite krijgt slechts 7% van de kandidaten een telefoontje van een recruiter of wervingsmanager over een afwijzing. Dit wordt opgemerkt door kandidaten. Kandidaten die het niet gehaald hebben, willen toch het gevoel hebben dat ze gewaardeerd worden en dat solliciteren geen tijdverspilling was. Een eenvoudig bericht aan deze kandidaten waarin je uitlegt dat ze de job niet hebben gekregen, maar dat jij ze in gedachten zult houden voor toekomstige functies of hoe ze kunnen solliciteren voor andere functies, kan de kandidaat een positieve ervaring geven.

feedback van kandidaten

Mis de kans niet om feedback te krijgen van kandidaten over hun ervaring met het sollicitatieproces. Hoewel niet elke kandidaat feedback zal geven, dien je toch kandidaten te bevragen door middel van bijvoorbeeld een vragenlijst. Deze feedback kan je helpen te bepalen waar je het goed doet en waar je  aanpassingen moet maken. 

best practices 

In de wereld van vandaag is het onmogelijk om een succesvol bedrijf te hebben zonder oog te hebben voor de candidate experience. Als je een positieve ervaring wilt creëren voor je sollicitanten, zijn hier een aantal best practices en bruikbare tips om op te volgen.

1. transparant zijn over negatieve aspecten van de functie

Dit klinkt misschien tegenstrijdig voor sommige recruiters, maar door transparant te zijn over zelfs de meest negatieve of uitdagende aspecten van een job ,toon je dat je een transparant en eerlijk bedrijf bent, wat aantrekkelijk is voor kandidaten.

Bovendien zorgt het bieden van een duidelijk, vooraf beeld van een functie ervoor dat sollicitanten goed geïnformeerd zijn voordat ze solliciteren en bespaart het tijd voor aanwervingsmanagers in het latere stadium van het beoordelings- en inwerkingsproces. Deze stap stelt je ook in staat om beter aan te werven op basis van de functie en het bedrijf, wat de retentiegraad van nieuwe aanwervingen kan verbeteren.

2. verplaats jezelf in de kandidaat

Vaak zijn bedrijven niet goed afgestemd op hun kandidaten. In plaats van zich te verplaatsen in de kandidaten die solliciteren voor openstaande functies, ervaren bedrijven soms een afstand (in het beste geval) of voelen bedrijven zich zelfs superieur (in het slechtste geval) ten opzichte van de kandidaten die ze hopen aan te nemen. 

Helaas leidt dit bijna altijd tot een negatieve candidate experience.

In plaats daarvan moeten werkgevers echt hun best doen om zich in te leven in hun kandidaten. Stel jezelf voor als degene die solliciteert voor een job bij jouw bedrijf. Hoe zou je willen dat het sollicitatieproces verloopt? Zou je graag updates krijgen over de status van je sollicitatie? Hoe zou jouw ideale sollicitatiegesprek eruit zien?

Als wervingsmanagers en werkgevers deze vragen in overweging nemen, wordt het meteen gemakkelijker om een positieve kandidaatervaring te creëren die het bedrijf een uitstekende reputatie oplevert.

3. feedback geven

Feedback geven aan de kandidaten die niet werden geselecteerd kan tijdrovend zijn, maar het kan een betere ervaring opleveren voor de sollicitanten die niet werden geselecteerd. Als de kandidaat bijvoorbeeld niet het ervaringsniveau had dat sommige andere kandidaten wel hadden, kun je de kandidaat dat laten weten. Je kunt hen ook aanmoedigen om opnieuw te solliciteren zodra ze meer ervaring hebben opgedaan. 

4. het interviewproces personaliseren

Hoe meer het sollicitatieproces van je bedrijf op maat gemaakt kan worden, hoe beter. Wanneer kandidaten worden ontvangen door een afstandelijke, onpersoonlijke HR-manager die niets van hen of hun ambities weet, kan dat hen afschrikken.

Om een gesprek aantrekkelijk te maken voor moderne kandidaten, moeten HR-medewerkers en wervingsmanagers de tijd nemen om elke sollicitant te leren kennen voordat ze op gesprek komen. Dit maakt het gesprek niet alleen boeiender, het stelt je ook in staat om relevante informatie te verstrekken en ervoor te zorgen dat je een weloverwogen beslissing neemt.

Het is ook belangrijk om aan het einde van het gesprek tijd vrij te maken zodat kandidaten vragen kunnen stellen over de job en jouw bedrijf. Dit kan leiden tot een betere candidate experience en betere wervingsresultaten.

5. kandidaten regelmatig op de hoogte houden

Vertragingen in het wervingsproces kunnen om verschillende redenen voorvallen. Als je niet het risico wilt lopen om je beste kandidaten te verliezen en schade aan je werkgeversmerk wilt voorkomen, neem dan de tijd om je kandidaten regelmatig een update te geven. Dit kan hen helpen begrijpen waarom ze niets van jou hebben gehoord en mogelijk voorkomen dat de concurrentie ze wegkaapt. Informeer kandidaten niet alleen over vertragingen. Houd hen op de hoogte van zowel positieve als negatieve ontwikkelingen en licht het sollicitatieproces en de bijhorende tijdslijn toe.

hoe meet je de candidate experience

Het monitoren van de kwaliteit van je candidate experience is cruciaal voor het succes ervan. Je moet actief je sollicitatieproces evalueren en aanpassen om te komen tot een gunstige candidate experience. Je kunt dit proces starten met een doorgedreven evaluatie van je huidige candidate experience of door online reviews te bekijken om te zien hoe eerdere sollicitanten jouw huidige sollicitatieproces ervaren.

Een van de beste manieren om de ervaring van je kandidaten bij te houden, is via feedback. Stuur op verschillende momenten in het wervingsproces enquêtes naar je kandidaten. Zorg ervoor dat je deze enquêtes zo kort mogelijk houdt, anders loop je het risico dat de enquête niet volledig wordt ingevuld. Je kan deze enquêtes ook gebruiken om een NPS-score voor kandidaten te berekenen.

Andere maatstaven die je kunt gebruiken om de ervaring van kandidaten te meten zijn het percentage van voltooide sollicitaties, percentage aanvaarden van jobs, zowel bij nieuwe aanwervingen als op de lange termijn.

Employer branding is essentieel voor een goede aanwerving en onboarding in de huidige arbeidsmarkt. Hoe sneller je bedrijf actief werkt aan het verbeteren van de ervaring van sollicitanten, hoe aantrekkelijker je zult zijn voor toptalent in alle sectoren.