strategische personeelsplanning als middel om kosten te besparen.

De juiste mensen met de juiste vaardigheden vinden is een verdienstelijke doelstelling voor elke HR-manager. Als economische schommelingen en wereldconflicten de marktvraag beïnvloeden, wordt het vermogen om het personeelsbestand aan te passen cruciaal voor het succes van een bedrijf.

Werknemers ontslaan en opnieuw aannemen als dat nodig is, is in het beste geval een onbruikbare oplossing, met negatieve gevolgen na verloop van tijd. Ontwikkel in plaats daarvan een flexibel personeelsbestand door strategische HR-plannen voor de lange en korte termijn te maken om de bedrijfsdoelen te ondersteunen.

inzicht in strategische personeelsplanning

Eenvoudig gezegd is strategische personeelsplanning een strategie of plan dat vooraf is uitgewerkt met betrekking tot je werknemers en hun vaardigheden. Dit plan moet de doelstellingen van je organisatie aanvullen en rekening houden met externe factoren, zoals de vraag van klanten en de economie.

Door te anticiperen op toekomstige eisen aan je personeelsbestand, kun je ervoor zorgen dat je het juiste aantal werknemers hebt met de nodige vaardigheden om het werk uit te voeren - te veel werknemers en de kosten zijn te hoog, te weinig en je zult de productiequota niet halen. Het doel is een goede balans te vinden en dat is efficiënt capaciteitsbeheer.

Plotse ontslagen en het bevriezen van de nieuwe aanwervingen zijn niet de oplossing voor een verandering in de marktvraag. Waarom? Omdat je dan vast komt te zitten wanneer de markt onvermijdelijk weer verandert; bovendien ondermijnen deze acties je employer brand.

Strategische HR-planning daarentegen biedt langetermijnoplossingen die rekening houden met zowel het personeelsbeheer als de bedrijfsfinanciën. Zo’n planning helpt om een flexibel personeelsbestand te maken dat voldoet aan een verhoogde vraag, nieuwe technologie kan verwerken en lacunes in vaardigheden kan opvullen. Het is ook de beste manier om te reageren op economische schommelingen in plaats van impulsief te handelen. De onderstaande stappen kunnen je helpen bij het maken van een strategisch HR-plan voor jouw organisatie.

de huidige personeelsbehoeften evalueren

Je hebt altijd een startpunt nodig voordat je verder kunt. Om met personeelsplanning te beginnen, heb je informatie nodig. Je moet bijvoorbeeld weten hoeveel functies of rollen nodig zijn om je bedrijf succesvol te laten werken. Hoeveel werknemers zijn er nodig om die functies in te vullen? Welke vaardigheden zijn vereist?

Om de antwoorden op bovenstaande en andere noodzakelijke vragen te vinden, moet je je huidige personeelsbestand en je organisatie uitgebreid analyseren.

Het helpt om vanuit het perspectief van het bedrijf te beginnen. Op die manier word je niet beïnvloed door het huidige personeelsbestand.

• bepaal welke rollen nodig zijn voor optimale prestaties. Je kunt categorieën maken, zoals hoger en midden management, productiemedewerkers, IT-medewerkers en kantoorpersoneel.
• bedenk hoeveel werknemers er nodig zijn om elke rol met succes uit te voeren.

Nu is het tijd om aan de slag te gaan met je huidige personeelscijfers.

• lijst het aantal werknemers en hun rol binnen de organisatie op.
• identificeer gewenste skills. Een gedetailleerd overzicht van vaardigheden is nuttig met betrekking tot opportuniteiten qua opleiding en uitbreiding voor het bedrijf.
• analyseer gegevens van alle werknemers, waaronder gewerkte uren, productiviteit, data in verband met verloop en verzuimpercentages.

Vergelijk nu de twee sets informatie. Je zult misschien verrast zijn door wat je vindt. Sommige afdelingen zijn misschien onderbezet, terwijl andere te veel niet productieve werknemers hebben. Misschien ontdek je dat een afdeling boven verwachting presteert met minder mensen dan je dacht dat nodig was. Nadat je de resultaten hebt geanalyseerd, markeer je rollen, vaardigheden of specifieke werknemers die cruciaal zijn voor de bedrijfscontinuïteit.

planning van personeelsbestand afstemmen op bedrijfsdoelstellingen

Voordat je je plan opstelt, moet er een akkoord zijn tussen het management en de HR-afdeling, wat betekent dat er een volledig beeld moet zijn van de korte- en langetermijndoelen van de organisatie. Het verhogen van het marktaandeel of het implementeren van een nieuwe productlijn kan van grote invloed zijn op het aantal en het type werknemers dat je nodig hebt. Denk ook aan beslissingen met betrekking tot de bedrijfsactiviteiten, zoals de wens om te digitaliseren of meer gebruik te maken van technologie of automatisering.

Zodra je de toekomstige doelstellingen volledig omarmt, kun je de belangrijkste rollen en vaardigheden prioriteren die nodig zijn om deze doelen te bereiken. Je kunt ook personen identificeren die essentieel zijn voor het bereiken van de bedrijfsdoelen. Indien nodig kan je het personeelsbestand ook herstructureren om te zorgen voor een continue balans tussen de productiviteit van werknemers en de marktvraag.

Overweeg de mogelijkheid om werknemers om te scholen of bij te scholen om toekomstige vacatures in te vullen. Door huidige werknemers te promoveren heb je het voordeel dat je reeds goed presterende en betrouwbare werknemers een cruciale rol kan geven. 

Als het topmanagement door economische schommelingen moet inkrimpen, zoek dan naar manieren om huidige werknemers actief te houden. Bekijk omscholing of bijscholing van werknemers in verschillende rollen of zorg voor meer flexibiliteit in roosters.

strategieën ontwikkelen om talent te behouden

Tijdens een economische daling is het logisch dat je eraan denkt om personeel te laten gaanl. Maar zoals we hierboven bij Schiphol zagen, kan dat leiden tot langdurige problemen en inkomstenverlies. Het verlies van één of meer belangrijke medewerkers of cruciale vaardigheden kan pogingen tot herstel snel verstoren. En je kunt erachter komen dat het opnieuw aannemen van mensen ter vervanging van degenen die je bent kwijtgeraakt meer kost dan je hebt bespaard. Het is essentieel om manieren te vinden om toptalent te behouden, net als het behouden van loyaal ondersteunend personeel.

Periodes van lage marktvraag bieden kansen voor training en ontwikkeling. Met deze strategie kan je werknemers, die nieuwe vaardigheden en kennis opgedaan hebben, onmiddellijk inzetten zodra de vraag toeneemt. Je hebt reeds je personeelsbestand geëvalueerd en afgestemd op je doelstellingen, zodat je snel kan detecteren waar je de focus op moet leggen. Bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat je de juiste vaardigheden en de juiste werknemers traint en ontwikkelt:

• gebruik je personeelsanalyse om te bepalen welke werknemers het grootste potentieel hebben binnen jouw bedrijf.
• raadpleeg de bedrijfsdoelstellingen op korte en lange termijn om toekomstige HR-behoeften te identificeren.
• bekijk het overzicht van vaardigheden om tekorten op te sporen.

flexibele werkregeling invoeren

Een flexibel personeelsbestand kan je geld besparen op operationele kosten en tegelijk het moreel van je werknemers verbeteren. Onderzoek manieren om meer flexibiliteit op de werkplek te integreren. Omdat niet elke functie geschikt is om op afstand te kunnen werken, moet je andere manieren zoeken om werknemers meer flexibiliteit te bieden.

Overweeg deeltijds, een vierdaagse werkweek of hybride werkmodellen om werknemers te stimuleren zonder het loon zelf te verhogen. Flexibele werkafspraken kunnen ook de bedrijfskosten verlagen, bijvoorbeeld voor schoonmaak, nutsvoorzieningen, beveiliging en kantoorapparatuur.

Deeltijds werk verhoogt de betrokkenheid en loyaliteit van werknemers, omdat werknemers hun privéleven beter kunnen regelen (d.w.z. kinderen, bejaarde ouders, doktersafspraken) dankzij meer flexibele roosters. Als bedrijf profiteer je van het feit dat twee ervaren werknemers even goed opgeleid zijn voor dezelfde rol. Je kunt zelfs overlap inplannen als de marktvraag plotseling weer normaal wordt. Sommige duobaners zijn bereid om af te zien van voordelen om te kunnen genieten van een verbeterde work-life balans en flexibiliteit.

Hoe je de werkomgeving ook wilt herstructureren, één essentieel onderdeel is de constante communicatie. Medewerkers die thuiswerken moeten zich net zo verbonden voelen als medewerkers die altijd op kantoor of in het bedrijf werken. Ze blijven een integraal onderdeel van het team en moeten op de hoogte zijn van de uitdagingen in het bedrijf, economische veranderingen en andere. Daarnaast moet je medewerkers die thuiswerken gelijke kansen bieden om deel te nemen aan training en ontwikkeling en om te solliciteren voor promoties.

technologie benutten voor efficiëntie

McKinsey & Company heeft in haar werk met productiebedrijven ontdekt dat het implementeren van digitale en analytische hulpmiddelen heeft bijgedragen aan een kostenbesparing van 5%, veel meer dan de 2% die wordt toegeschreven aan traditionele methoden, zoals het schrappen van personeel. Veerkrachtige bedrijven hebben ontdekt dat technologie, wanneer deze op de juiste manier wordt gebruikt, de efficiëntie enorm kan verhogen.

Medewerkers die geen repetitieve, handmatige taken moeten doen, kunnen een andere functie krijgen, een functie die meer ruimte biedt voor initiatief en betrokkenheid. De besparingen op technologie kunnen variëren van minder fouten maken tot een hogere productiviteit. Het gebruik van machines voor repetitieve of inspannende activiteiten kan letsels en tijdverlies voorkomen. Videoconferenties en gedeelde werkplekken zorgen voor samenwerking tussen werknemers op afstand én ter plekke in het bedrijf.

Voordat je investeert in nieuwe technologie, moet je de netto besparingen berekenen, rekening houdend met de initiële kosten, opleidingskosten en update- of vernieuwing vereisten met de totale productiviteitswinst.

een onstabiele economie vraagt om strategische HR-planning

Bij economische onzekerheid heb je een strategie nodig die verder kijkt dan de alledaagse situatie. Een reactieve managementstijl kan je achterstand geven ten opzichte van je concurrenten. Bereid je voor op marktschommelingen, zowel omlaag als omhoog, door een plan op te stellen dat élk scenario dekt.

Dit soort beslissingen nemen op basis van gedegen informatie vereist dat je toegang hebt tot gegevens over je werknemers, hun vaardigheden en de korte- en langetermijndoelstellingen van je bedrijf. Gewapend met een plan en ondersteund door authentieke gegevens kun je een wendbaar personeelsbestand creëren dat zich aanpast als dat nodig is, waardoor ontslagen overbodig worden.

Jouw bedrijf is afhankelijk van zijn mensen om succesvol te zijn. Als HR-professional kan je jouw organisatie versterken door het personeelsbeheer te verbeteren. Een effectief strategisch personeelsplan is van vitaal belang voor succes op lange termijn en overleven op korte termijn.