Door de coronacrisis werd je als werkgever verplicht je werknemers zo veel mogelijk te laten telewerken. Een hele aanpassing, zowel voor jou als voor je medewerkers. Na een jaar telewerken gaat de motivatie erop achteruit, vervaagt de scheiding tussen werk en privé en hebben medewerkers steeds meer nood aan sociaal contact.
Wanneer we terug naar kantoor mogen, is nog niet helemaal duidelijk. Één ding is zeker: telewerken is (in zekere mate) here to stay. Lees daarom wat je als werkgever kan doen om je medewerkers hierin zo goed mogelijk te ondersteunen. Klik hier voor meer telewerktips van onze collega Tine Tytgat, hr-director bij Randstad Group.
tip 1: maak duidelijke afspraken
Open en transparante communicatie over wat je van je werknemers verwacht, is tijdens telewerken belangrijker dan ooit. Door de fysieke afstand kan je als leidinggevende niet anders dan de teugels wat te laten vieren. Dat kan op zich geen kwaad. Het is namelijk belangrijk dat je medewerkers een gevoel van vertrouwen en autonomie hebben.Maar autonomie zonder enige vorm van structuur kan ook contraproductief zijn. Zorg dus voor heldere afspraken.
tip 2: hou de vinger aan de pols
Ook de mentale toestand van je medewerkers van groot belang. In april 2020 kampten bijna 1 op 2 werknemers met angst en depressieve gevoelens. We zijn intussen een jaar verder en heel wat werknemers raken stilletjes aan uitgeput.
Hou daarom als leidinggevende voldoende contact en vraag je werknemers hoe het écht met hen gaat. Dat hoeft daarom niet altijd online. Je werknemers zitten hoogstwaarschijnlijk al lang genoeg achter hun scherm. Breng hier variatie in door te bellen of (nu het kan) eens een wandelmeeting te organiseren
tip 3: zorg voor comfort
Een jaar telewerken eist niet alleen op mentaal vlak zijn tol. Heel wat medewerkers zitten ook met fysieke klachten. Zorg er dus voor dat je medewerkers zo comfortabel mogelijk aan het werk kunnen.
Zijn je medewerkers ondertussen al voorzien van een beeldscherm, een muis en een ergonomische bureaustoel? Prima, maar volgens Safety Manager Pascal Meyns is het nog belangrijker dat je medewerkers leren hoe ze hun werkplek thuis op de juiste manier kunnen instellen. Dat kan bijvoorbeeld via ludieke educatieve video’s zoals deze.
Stimuleer je werknemers om voldoende te bewegen. Je kan hen aanraden een online meeting te vervangen door een gewoon telefoontje. Zo kunnen ze tijdens het bellen de benen even strekken. Tussen de middag even gaan wandelen kan ook wonderen doen, zowel op mentaal als op fysiek vlak.
tip 4: denk na over een onkostenvergoeding
Naast de nodige apparatuur en technische ondersteuning, kan je er ook voor kiezen je werknemers te vergoeden voor de extra kosten van telewerken. Denk bijvoorbeeld aan internet, elektriciteit, verwarming, printer en niet te vergeten: koffie.
Als ze aan de voorwaarden voldoen, mag je je medewerkers een bedrag van maximaal 129,48 euro per maand toekennen. Deze vergoeding is belastingvrij en ook vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdrage. Lees hier meer over de collectieve arbeidsovereenkomst over thuiswerk.
tip 5: hou je medewerkers betrokken
De fysieke afstand kan zorgen voor minder betrokkenheid bij je werknemers. Door telewerk groeit mentale afstand en voelen je werknemers zich minder geconnecteerd met je organisatie. Ook contact met collega’s - of het gebrek eraan - heeft een grote invloed op de betrokkenheid van je medewerkers.
Stimuleer je medewerkers dus om naast schriftelijk contact (via mail of chat) ook audiovisueel contact met elkaar te leggen (bellen of skypen). Organiseer daarnaast ook regelmatig eens een online teamvergadering. Zo houd je je werknemers geconnecteerd én op de hoogte van waar iedereen precies mee bezig is.
En wat met de ‘koffieklets’-momentjes? Het zijn vaak die informele momenten waarop collega’s écht met elkaar connecteren. Creëer hiervoor de tijd en de ruimte. Een wekelijkse informele digi-babbel of een online quiz, bevorderen het groepsgevoel en de betrokkenheid.
Ook hier kan je, nu de maatregelen terug versoepeld zijn, je medewerkers in groepen van tien op wandel sturen. Zorg er uiteraard voor dat dit op een veilige manier gebeurt en dat iedereen zich altijd aan de regels houdt.
tip 6: zet je medewerkers in de bloemetjes
Geef je medewerkers voldoende virtuele schouderklopjes. Dat zorgt er namelijk voor dat je ze gemotiveerder, gelukkiger en productiever zijn. Ook in dit geval spelen collega’s een belangrijke rol. Steun van collega’s verhoogt niet alleen de job- en levenstevredenheid van je werknemers, maar het helpt zelfs tegen fysieke klachten zoals lage rugpijn.
Je kan je medewerkers ook een kleine attentie sturen om hen te motiveren. Wat denk je van een kaartje, een bloemetje of een volledig telewerk survival pakket? Wat je volgens Pascal Meyns beter niet doet, is je medewerkers in de bloemetjes zetten met een fles cava of een doos chocolade. Kies in de plaats daarvan voor een gezond alternatief, zoals een thee- of fruitmand.
tip 7: zorg voor zekerheid tijdens de onzekerheid
Je medewerkers zitten al langer dan een jaar met een gevoel van onzekerheid. Dankzij de vaccinaties is er eindelijk licht aan het einde van de tunnel. Volgens Pascal Meyns is het belangrijk dat je hier als werkgever het voorbeeld geeft. Laat je vaccineren en stimuleer je medewerkers dat ook te doen.
Blijf ook op de hoogte van de maatregelen en versoepelingen. Heb je al nagedacht over een duidelijk plan wat hybride werken na corona betreft? Belangrijk is dat je je medewerkers hier op tijd en op een heldere manier van op de hoogte brengt.
Meer tips om je team vanop afstand te leiden, vind je hier