verzuim op de werkplek beheren met proactieve planning en langetermijnoplossingen.

Absenteïsme is een bekende en onvermijdelijke uitdaging voor alle bedrijven. Werknemers zullen altijd vrij moeten nemen, in de eerste plaats vanwege kleine ziektes, blessures en medische afspraken, maar ook door factoren als stress, familieverplichtingen en ontevredenheid over het werk.

Omdat de gevolgen van absenteïsme direct en indirect invloed kunnen hebben op je bedrijf, heb je een goed geplande aanwezigheidsbeleid nodig om verlies van winst en klanten te voorkomen.

Gelukkig kun je stappen en strategieën gebruiken om het ziekteverzuim te beheersen, te beginnen bij het vaststellen waarom mensen ongepland vrij nemen. Zodra je de probleemgebieden hebt bepaald, is het tijd om actie te ondernemen.

Lees verder om te leren hoe je proactief tekorten in jouw personeelsbestand kunt voorkomen in plaats van alleen maar te reageren op personeelstekorten als die zich voordoen.

kosten van verzuim

Tijdens de pandemie werd duidelijk met welke problemen bedrijven te maken kunnen krijgen wanneer het ziekteverzuim aanzienlijk toeneemt, aangezien sluitingen en ziektegerelateerde afwezigheden grote gevolgen hadden in de productie-, bezorgings- en dienstensector.

Sommige gevolgen van langdurig ziekteverzuim hebben een universeel effect op bedrijven, andere zijn specifiek voor bepaalde sectoren of uniek voor een bedrijf. Niemand kent jouw bedrijf beter dan jezelf en daarom moet je bepalen waar verzuim jou het hardst zal treffen. 

Een recent onderzoek van Gallup concludeerde dat een afwezige werknemer het bedrijf gemiddeld $340 per dag kost aan directe en indirecte kosten.

directe kosten van verzuim

Wanneer werknemers afwezig zijn, moet iemand hun plaats innemen. Dit betekent dat je misschien overuren moet betalen aan een gewone werknemer of dat je een beroep moet doen op noodhulp via een uitzendbureau. 

Daarnaast moet je een supervisor betalen om het personeelstekort op te vangen en HR-personeel om alles te documenteren.

indirecte kosten van verzuim

Bovenstaande directe kosten zijn echter maar een deel van wat je verliest door een ongeplande afwezigheid. De invaller heeft tijd nodig om op snelheid te komen, te bekijken wat er gedaan moet worden en te bepalen waar de vorige werknemer is gebleven.  Als je afhankelijk bent van overuren of vervangende werknemers van een andere afdeling, bestaat de kans op meer fouten, een langzamere productietijd dan normaal en veiligheidsproblemen.

Tot slot kunnen je andere werknemers, die de speling opvangen, gefrustreerd en overwerkt raken, waardoor het moreel van je personeel daalt. De combinatie van hogere kosten dan normaal en een lagere productiviteit leidt onvermijdelijk tot inkomensverlies.

verzuimkosten voor de werknemer

Als individuele werknemers herhaaldelijk afzeggen, worden ze ook nadelig beïnvloed.

Ten eerste, als ze al hun vakantiedagen hebben opgebruikt, krijgen ze minder loon. Ten tweede, en dat is nog belangrijker, is aanhoudend verzuim vaak een symptoom van een groter probleem. De werknemer in kwestie kan bijvoorbeeld te maken hebben met een chronische ziekte, een zorgelijke gezinssituatie of problemen op het werk.

Uit een onderzoek van de Harvard Business School blijkt bijvoorbeeld dat bijna tweederde van alle werknemers zorgt voor een kind, ouder of ander familielid.

Hoewel je als werkgever ondersteuning kunt bieden voor persoonlijke situaties, zijn werkgerelateerde kwesties 100% jouw verantwoordelijkheid.

Door enkele veelvoorkomende redenen voor verhoogd absenteïsme te leren kennen, kun je een verbeteringsplan voor aanwezigheid voor werknemers instellen dat oplossingen en ondersteuning biedt aan je werknemers.

zoeken naar de hoofdoorzaken van verzuim

Voordat je begint met het proactief plannen van jouw verzuimbeleid, moet je begrijpen waarom mensen vrij nemen .

privéredenen voor verhoogd absenteïsme

Volgens het Bureau of Labor Statistics van de Verenigde Staten werd 71% van het totale jaarlijkse ziekteverzuim onder werknemers in 2021 toegeschreven aan ziekte of letsel, wat neerkomt op een percentage van 2,3%.

Ook in het Verenigd Koninkrijk bereikte het ziekteverzuimpercentage in 2021 2,2%, een stijging na verschillende jaren van daling.

Veel voorkomende ziektes, zoals verkoudheid en griep, kunnen ervoor zorgen dat je verzuimpercentage stijgt, vooral tijdens de wintermaanden. Dit soort oproepen is echter meestal zelfbeperkend. Herhaaldelijke gezondheidsgerelateerde afwezigheden van dezelfde persoon kunnen het gevolg zijn van een langdurige gezondheidstoestand of chronische ziekte.

Hoge bloeddruk en diabetes, samen met risicogedrag zoals roken, gebrek aan lichaamsbeweging en te veel eten, dragen in belangrijke mate bij aan herhaald ziekteverzuim, waardoor werkgevers in de VS meer dan 36 miljard dollar per jaar mislopen, volgens gegevens van het CDC. 

Andere chronische aandoeningen die leiden tot frequente of langdurige afwezigheid zijn hartaandoeningen, kanker, artritis en migraine.

Recentelijk is er meer aandacht gekomen voor de geestelijke gezondheid van werknemers, inclusief het effect daarvan op het aanwezigheidspercentage. Het Gallup Panel heeft bijvoorbeeld Amerikaanse werknemers ondervraagd over hun geestelijke gesteldheid. Op basis van de onderzoeksresultaten voorspelt Gallup dat werknemers die zichzelf als slecht of redelijk geestelijk gezond beoordelen ongeveer vijf keer meer per jaar hun werk zullen verzuimen dan werknemers die zichzelf hoger inschatten.

Het McKinsey Health Institute onderzocht werknemers in 15 landen en ontdekte dat meer dan de helft ooit te maken heeft gehad met geestelijke gezondheidsproblemen. Het tweede deel van de vergelijking is zelfs nog belangrijker vanuit het oogpunt van de werkgever. Werknemers die geestelijke gezondheidsproblemen rapporteerden, vertoonden vaker slechte personeelsstatistieken, waaronder een lage werktevredenheid en betrokkenheid, het perfecte recept voor frequent ziekteverzuim.

werkgerelateerde redenen voor verzuim

Sommige van de bovenstaande oorzaken van slechte aanwezigheid kunnen samengaan met werkgerelateerde problemen. Als werkgever heb je echter veel meer controle over problemen op het werk, wat je stimuleert om je te richten op personeelsplanning op deze gebieden.  

• pesten op het werk of slecht management
• algemene ontgoocheling en ontevredenheid op werk
• gebrek aan flexibiliteit in uren en locatie
• negatieve bedrijfscultuur
• burn-out
• gebrek aan training en groeimogelijkheden

proactieve personeelsplanning voor jouw organisatie

De werkgevers met het meeste succes in het beheren van verzuim en het beperken van de gevolgen ervan, maken gebruik van proactieve planning in plaats van simpelweg te reageren op personeelstekorten en gaten in het personeelsbestand op te vullen.

analyseer jouw werkbevolking

Begin met het verzamelen van gegevens om een duidelijk beeld te krijgen van waar je momenteel staat met betrekking tot het naleven van je aanwezigheidsbeleid. 

Identificeer trends door te kijken naar je gemiddelde verzuimpercentage over specifieke perioden. Overweeg eerst een algemene berekening voor een uitgebreid overzicht. Richt je vervolgens op afdelingen en tot slot op individuele werknemers. Aan de hand van deze cijfers kun je bepalen of je een probleem hebt binnen een afdeling of alleen tijdens bepaalde perioden van het jaar, of dat je je verzuimbeleid volledig moet herzien.

Voer een capaciteitsaudit van het personeel uit om te ontdekken waar de grootste problemen zullen ontstaan bij afwezigheid. Je zal ook kunnen zien waar je het te krap hebt en meer talent moet aanwerven of waar je roosters of shifts kunt herschikken om een betere dekking te bieden.

Dit kan ook het moment zijn om meer flexibele werkopties te overwegen. De vierdaagse werkweek wint bijvoorbeeld terrein bij veel bedrijven, net als het gebruik van software-apps voor ploegendiensten en een hybride werkmodel.

Met activiteiten zoals audit van het personeel kun je nagaan hoe jouw mensen ervoor staan wat betreft de kennis en vaardigheden die nodig zijn om taken uit te voeren. Je kan je dan concentreren op eventuele hiaten in vaardigheden die kunnen bestaan of ontstaan wanneer je nieuwe technologieën invoert en bekijken waar je werknemers moet aanwerven of verplaatsen.

Bovendien zal het vaststellen van de competenties die nodig zijn om kritieke taken uit te voeren en het hebben van een duidelijk beeld van de vaardigheden van je personeel je helpen bij het ontwerpen van de juiste trainings- en ontwikkelingsplannen. Tot slot zal het bijscholen van werknemers op deze belangrijke gebieden ervoor zorgen dat je jouw kernactiviteiten draaiende kunt houden, zelfs als je onderbemand bent.

Als bedrijven de keuze hebben, merken ze dat het bijscholen en omscholen van huidige werknemers enorme voordelen oplevert, zowel qua kosten als qua moreel. Uit een wereldwijd onderzoek van McKinsey naar bedrijven die recent succesvol zijn geweest in hun digitale transformatie, blijkt bijvoorbeeld dat ze 35% beter zijn in het bijscholen van bestaande werknemers dan de bedrijven die het moeilijk hebben gehad tijdens hun aanpassing.

bedrijfsactiviteiten bestuderen

Het is van cruciaal belang om je voor te bereiden op tijden van verminderde personeelscapaciteit door de taken te identificeren die essentieel zijn voor het functioneren van het bedrijf. Dit zal je helpen om te bepalen welke activiteiten prioriteit moeten krijgen en welke opzij kunnen worden gezet wanneer belangrijke personeelsleden afwezig zijn. 

Met behulp van personeelsplanning en planningspraktijken kun je ervoor zorgen dat je altijd optimaal gebruik maakt van het beschikbare talent en mensen inzet waar ze het meest effectief zijn, ongeacht jouw huidige positie met betrekking tot ziekteverzuim.

problemen van werknemers aanpakken

Zodra je je verzuimstatistieken hebt bekeken en hebt bepaald over welk talent je moet beschikken om succesvol te zijn, is het tijd om je te concentreren op verzuimbeheer.

Kijk eerst naar de meest voorkomende fysieke redenen om het werk te verzuimen en zoek naar bedrijfsbrede oplossingen voor de lange termijn.

• chronische gezondheidsproblemen: Ondersteun goede gewoonten voor jouw werknemers, zoals stimulansen om te bewegen, gezonde snacks, sportfaciliteiten op locatie of andere welzijnsprikkels.
• seizoensafsluitingen: Investeer in betere ventilatie, handreinigers en vuilnisbakken zonder aanraken en moedig vaccins aan.
• uitdagingen op het gebied van geestelijke gezondheid: Houd een open dialoog, zodat werknemers zich vrij voelen om eventuele problemen te bespreken, en zorg ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van beschikbare ondersteuningsprogramma's

Als het gaat om werkgerelateerde redenen voor ziekteverzuim, kan het moeilijker zijn om tot de kern van het probleem door te dringen. Je hebt een nauwe band met je personeel nodig om deze problemen te identificeren. Opiniepeilingen zijn essentieel om te ontdekken hoe mensen over hun werk denken, maar vergeet niet om dynamische oplossingen aan te dragen.

• pesten of een giftige werkomgeving: Pesterijen horen niet thuis in de werkomgeving en moeten onmiddellijk worden ontmoedigd. Overweeg soft-skill training voor managers om ervoor te zorgen dat leiderschap emotionele en sociale steun biedt aan hun team.
• gebrek aan betrokkenheid: Geef jouw werknemers een gevoel van doelgerichtheid door ze te laten zien hoe ze passen in de doelen van jouw organisatie. De society for human resource management raadt aan om team- en individuele erkenning aan te bieden om inclusiviteit en betere prestaties te helpen ontwikkelen.
• bedrijfswaarden: Uit het onderzoek Workmonitor 2023 van Randstad blijkt dat werknemers meer willen dan een vaste job. Ze zijn op zoek naar voldoening en een kans om een verschil te maken in de wereld. Bovendien is 42% bereid om hun waarden te verdedigen door te weigeren te werken voor een bedrijf dat niet past bij hun sociale en ecologische overtuigingen. Als je organisatie duurzaamheidsdoelstellingen heeft of bijdraagt aan specifieke doelen, zorg er dan voor dat werknemers weten hoe ze kunnen deelnemen aan deze inspanningen.
• opleiding: Uit het onderzoek van Workmonitor 2022 bleek ook een sterke wens van werknemers van alle leeftijden om te leren en zich te verbeteren, waarbij meer dan 50% programma's wilden om hen te helpen in hun huidige functie. Andere interessegebieden waren soft skills, leiderschapstraining en technische competentie.
• flexibiliteit: Hoewel de pandemie niet de aanzet heeft gegeven tot de hybride werkbeweging, heeft ze deze zeker aangewakkerd. Zoek naar mogelijkheden om je werknemers meer controle over hun planning te geven, of het nu gaat om werken op afstand, een kortere werkweek of aanpassingen van de ploegendienst.

Om het succes van je plan ter verbetering van de aanwezigheid van werknemers te garanderen, helpt het om professioneel advies in te winnen van HR-experts.

Als onderdeel van onze Randstad Inhouse Services bieden we een zorgprogramma ter ondersteuning van jouw inspanningen om het sentiment onder jouw personeel te peilen en vast te stellen welke aspecten van hun werk mensen waarderen of moeilijk vinden. We kunnen ook helpen bij de algemene inspanningen om werving en HR te optimaliseren, wat cruciaal kan zijn als je onderbemand bent en snel betrouwbare werknemers moet inhuren.

We hebben een gids samengesteld met meer advies over het beheren van ziekteverzuim en personeelsplanning, inclusief het soepel laten verlopen van jouw bedrijf, zelfs als je personeel uitgeput is.