werf seizoensmedewerkers aan en anticipeer op piekperiodes.

Voor bedrijven met grote schommelingen in de vraag is het piekseizoen een kritieke tijd: de verkoop in deze periode kan ervoor zorgen dat ze wel of net geen winst maken. Seizoensmedewerkers aannemen is een goede manier om in deze periode je behoefte aan extra personeel (staffing) in te vullen. 

Als je al seizoensmedewerkers aanwerft om de drukste maanden van het jaar door te komen, weet je vast hoe belangrijk een goede voorbereiding is. Met een vooraf uitgestippeld plan kun je het proces in goede banen leiden en het nodige extra personeel inzetten om je zakelijke doelen te halen. 

In deze blog zetten we onze vuistregels voor het aannemen en aansturen van seizoenspersoneel op een rijtje. Maar voor we daar dieper op ingaan, overlopen we even welke voor- en nadelen je mag verwachten als je seizoensarbeiders aanwerft.

Voordelen van seizoensarbeiders:

• Je wint aan flexibiliteit, want je kunt je personeelsbestand naar behoefte uitbreiden of inkrimpen.
• Je krijgt toegang tot personeel met gespecialiseerde vaardigheden.
• Je wervingsproces is minder intensief.
• Ze zijn kosteneffectiever dan nieuw vast personeel aannemen.
• Je krijgt de kans om potentiële kandidaten voor een vast dienstverband te ‘testen’.

Nadelen van seizoensarbeiders:

• Ze zijn minder betrokken en loyaal.
• Je hebt minder tijd om ze op te leiden en in te werken.
• Het verloop is groter en er gaat kennis verloren.

voor het piekseizoen

Seizoenswerk inplannen is een tijdrovende bezigheid. Begin er voor de beste resultaten ruim voor het piekseizoen mee en hou je aan deze vuistregels:

verzamel informatie

Het piekseizoen doeltreffend plannen begint met gegevens. Verzamel alle relevante informatie die je kunt vinden over de afgelopen jaren: verkoopcijfers, prestatierapporten, voorraadniveaus en personeelsplanningen. Bekijk vervolgens de vraag- en verkoopprognoses voor je drukke maanden. Met die informatie kun je inschatten wat je vaste personeel aankan en hoeveel extra medewerkers je nodig hebt voor het naderende piekseizoen.

Denk terwijl je terugkijkt op de afgelopen jaren aan gegevens zoals:

• ploegendiensten met overwerk;
• ziektedagen van werknemers;
• klachten van klanten.

Een stijging van een van deze indicatoren kan erop wijzen dat je meer seizoensmedewerkers nodig hebt. Wanneer je team overwerkt is, kan het hogere stressniveau leiden tot meer wrevel of conflicten op de werkvloer. Met een groter seizoensgebonden personeelsbestand hou je de werkdruk voor afzonderlijke medewerkers eenvoudiger onder controle.

pluis de wetgeving voor seizoensarbeid goed uit

De wetgeving voor seizoensarbeid varieert naargelang het lokale, provinciale of nationale niveau. Win daarom zeker advies in bij een ervaren aanbieder van hr-diensten die vertrouwd is met jouw sector en regio. Ga de wettelijke vereisten op de onderstaande gebieden goed na voor je seizoensarbeiders aanneemt:

• het minimumloon; 
• de voordelen, met inbegrip van vakantie- of ziekteverlof;
• de tarieven voor overwerk;
• de toegestane leeftijden.

Daarnaast gelden er in veel landen wetten voor buitenlandse arbeidskrachten. Een voorbeeld is de Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act in de VS. Die wet regelt niet alleen het loon en de voordelen, maar ook de huisvesting en het vervoer van seizoensarbeiders. Ook de Europese Unie promoot de aanwerving van migrerende en buitenlandse werknemers om de vaardigheidskloof in tal van sectoren te overbruggen. Daarvoor heeft ze landspecifieke werkvergunningen in het leven geroepen, zoals de Europese blauwe kaart.

Neem alle toepasselijke wetten in verband met seizoensarbeid grondig door en leef ze na om het risico op juridische complicaties zo veel mogelijk uit te sluiten.

bepaal welke vaardigheden je seizoensmedewerkers moeten hebben

Om efficiënt zaken te kunnen doen, heeft je onderneming medewerkers met de juiste mix van vaardigheden nodig. Er zijn vast functies in je bedrijf die een zeer technische kennis en knowhow vereisen, terwijl bij andere vooral een goede mentaliteit en de juiste levenservaring van belang zijn. Ga na welke vaardigheden gemakkelijker te vinden zijn als je de maatstaven voor je seizoensmedewerkers vastlegt, zodat je ze snel kunt inwerken en volop laten meedraaien. Doorgaans gaan seizoenswerkers aan de slag als landarbeider, klantenservicemedewerker of magazijnpersoneel.

Maar denk ook na over de vaardigheden die je vast personeel moet hebben om die van je seizoensarbeiders aan te vullen. Waarschijnlijk zijn het specialistische of leiderschapsvaardigheden die de basis vormen voor je bedrijfsactiviteiten. 

Soms moet een bedrijf hoogopgeleide seizoensmedewerkers met speciale vaardigheden aanwerven voor een specifiek project. Dat komt vaak voor in de bouw of bij sportwedstrijden. Hoewel het hier om andere vaardigheden gaat dan bij doorsnee seizoenspersoneel, verloopt het proces op dezelfde manier. Overweeg zorgvuldig welke taken je de seizoensarbeiders wilt laten uitvoeren en ga vervolgens na hoe je die medewerkers kunt inpassen bij je vaste personeel om je doelen te halen.

plan de opleiding en het inwerkproces van je seizoensmedewerkers

Zodra je een duidelijk idee hebt van hoeveel seizoenswerkers je wilt aannemen en voor welke functies, is het tijd om na te denken over opleiding en onboarding. Neem je huidige opleidingsprogramma voor elke functie als leidraad. Zoek vervolgens naar manieren om het proces te stroomlijnen zonder de veiligheid of productiviteit in gevaar te brengen:

• Vul alle documenten digitaal in voor de begindatum.
• Vul de basisopleiding aan met een rondleiding door de faciliteiten.
• Geef je seizoensarbeiders praktijkopleiding om de lestijd in het lokaal in te korten en om ze volop te laten meedraaien.

Wanneer de opleidingstijd kort is, zijn programma’s met een nadruk op kritieke vaardigheden voor veilig werk het effectiefst. Overloop de incidentenrapporten en de foutenpercentages van de afgelopen jaren om de opleiding zo doeltreffend mogelijk te maken. En pas de lesinhoud vervolgens aan om veelvoorkomende problemen te vermijden. Een opleiding uitwerken met de juiste onderwerpen en lestijd is een evenwichtsoefening. Soms kun je beter wat meer uitgeven aan opleiding als je op die manier dure of tijdrovende fouten en knelpunten kunt voorkomen.

Wees niet verbaasd als je ontdekt dat bepaalde functies ongeschikt zijn voor seizoensmedewerkers omdat de opleiding lang en zwaar is. Een job met ingewikkelde nalevingsprocedures, met gevaarlijke uitrusting of die een diepgaande institutionele kennis vereist, laat je wellicht beter over aan een vaste medewerker.

seizoensmedewerkers aannemen

Veel seizoensarbeiders aannemen vereist een iets ander wervingsproces dan gebruikelijk. Je bent waarschijnlijk op zoek naar kandidaten met minder specifieke vaardigheden of kennis en je hoeft ze wellicht niet zo uitgebreid door te lichten. Misschien heb je ook toegang tot een grotere groep van beschikbare kandidaten, zoals buitenlandse arbeidskrachten, gepensioneerden die terugkeren of jongere werknemers. Door het wereldwijde tekort aan arbeidskrachten is die extra flexibiliteit een mooie bonus. 

begin ruim op voorhand

Op de krappe arbeidsmarkt van vandaag kost het meer tijd om goede seizoensarbeiders te vinden. Bedrijven vinden moeilijk personeel, ongeacht de bedrijfstak, regio of werkloosheidscijfers. Dat is overal ter wereld zo. Begin daarom eerder dan gebruikelijk met je aanwervingsronde. Zo zullen geschikte kandidaten je niet zo snel door de vingers glippen en ben je de concurrentie te snel af.

Neem je aanwervingsstrategie voor seizoensmedewerkers als leidraad en werk de website, de vacatures en het gedrukte materiaal van je bedrijf bij met de nieuwste informatie. Als je team naar carrièrebeurzen gaat om werknemers te werven, bestel dan brochures en bewegwijzering. Bespreek samen met je hr- en aanwervingsteam de strategie van dit jaar en brainstorm om ideeën op te doen. Als alles in orde is en het team op één lijn zit, zal het wervingsproces vlot en efficiënt verlopen.

stel een nauwkeurige functiebeschrijving van de seizoensgebonden vacatures op

Denk eens terug: wanneer heeft iemand voor het laatst de functiebeschrijvingen van je seizoensgebonden jobs bijgewerkt? Veel bedrijven maken jaar na jaar gebruik van dezelfde tekst. Maar als er te veel tijd overheen gaat, is de kans groot dat de beschrijving niet meer actueel is.

Een overtuigende functiebeschrijving is eerlijk, nauwkeurig en beknopt. Vermeld minstens de belangrijkste verantwoordelijkheden, het loon en de plaats van tewerkstelling. Hou er rekening mee dat seizoensmedewerkers niet noodzakelijk aan een carrière timmeren. Een waslijst met taken en vereisten kan dus overweldigend overkomen.

Als je precies uitlegt wat werkzoekenden van een functie mogen verwachten, kunnen ze een weloverwogen beslissing nemen of ze al dan niet solliciteren. Kandidaten die zich geroepen voelen om te solliciteren, zullen dat doen met een duidelijk begrip van de baan en dus minder snel afhaken nog voor je hen een voorstel doet. 

neem contact op met voormalige medewerkers

Voormalige medewerkers zijn ideale kandidaten voor seizoenswerk, want ze kennen het bedrijf al en hebben wellicht minder opleiding nodig om snel mee te draaien. Bekijk de personeelsdossiers van de afgelopen jaren en ga na welke vroegere medewerkers mogelijk belangstelling hebben om tijdelijk bij je bedrijf aan de slag te gaan. Denk bijvoorbeeld aan voormalige seizoensarbeiders, maar je kunt ook mensen opnemen die parttime, fulltime of tijdelijk bij je hebben gewerkt. Leg de lijst voor aan managers en het hr-team, en schrap iedereen die onder slechte omstandigheden is vertrokken.

Zodra de directie de lijst heeft goedgekeurd, kun je een massale e-mail met de seizoensgebonden vacatures versturen. 

screen sollicitanten voor een seizoensjob op zachte vaardigheden

Een seizoensgebonden aanwervingsproces is niet zo strikt als dat voor vast personeel, maar de concurrentie om talent is hevig tegenwoordig. Daardoor moet je jezelf wellicht nog flexibeler opstellen dan anders. Focussen op soft skills, de ontastbare vaardigheden die kandidaten succesvol maken, is de eenvoudigste manier om je gebruikelijke aanpak bij te sturen. De meeste sollicitanten kun je machines leren te bedienen. Maar ze opleiden om aandacht voor details te hebben en ze tijdsmanagementvaardigheden aanleren die cruciaal zijn voor een veilige, kwaliteitsgerichte productielijn, dat is veel moeilijker.

Als je je richt op zachte vaardigheden in plaats van op specifieke kwalificaties, boor je een bredere groep van werkzoekenden aan: pas afgestudeerden, werknemers die hun loopbaan omgooien en mensen met overdraagbare vaardigheden, om er maar enkele te noemen. Wanneer andere werkgevers die groepen negeren ten gunste van kandidaten met technische vaardigheden, kun jij relatief ongestoord en goedkoper in deze vijver vissen.

vergroot je bereik

Haal het meeste uit een wervingsstrategie rond zachte vaardigheden door je functiebeschrijvingen voor een groter publiek te publiceren. Als je niet op zoek bent naar harde vaardigheden, hoef je jezelf niet te beperken tot sectorale vacaturebanken en carrièrebeurzen. Geef nieuwe websites en locaties dus zeker een kans. Biedt je bedrijf seizoensarbeiders een plek om te wonen? Ga dan zeker naar wervingsevenementen in andere delen van het land. Je kunt zelfs speciale visumprogramma’s aanvragen om seizoensarbeiders uit het buitenland te halen.

Valt je piekseizoen samen met de zomervakantie of andere vakantieperiodes? Werf dan rechtstreeks aan bij regionale opleidingscentra en universiteiten. Seizoensjobs bieden namelijk het extra inkomen en de ervaring die studenten zoeken voor hun cv.

kies een partner die hr-oplossingen biedt

In sommige bedrijven is het seizoensgebonden personeelsbestand drie of vier keer zo groot als dat van de medewerkers die het hele jaar door in dienst zijn. In dat geval is het zinvol om de krachten te bundelen met een partner die hr-oplossingen biedt. Als je de seizoensgebonden aanwerving uitbesteedt, verzeker je jezelf niet alleen van voldoende personeel. Ook kunnen je vaste medewerkers zich dan focussen op lopende projecten en de processen in het bedrijf helemaal op orde brengen voor het piekseizoen.

Bij Randstad zijn we specialisten in zowel vaste als flexibele staffing. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen helpen bij je seizoensgebonden aanwervingen. Je krijgt van ons ook een checklist om je piekseizoen te plannen en seizoensarbeiders binnen te halen. 

seizoensarbeiders aanwerven: veelgestelde vragen

hoelang mogen seizoenswerkers in dienst zijn?

De maximale duur van een seizoenscontract is geregeld in de arbeidswetgeving die op jouw bedrijf van toepassing is. Neem de Verenigde Staten, bijvoorbeeld. De IRS definieert een seizoensjob als een jaarlijks terugkerende baan van minder dan twaalf maanden. In Frankrijk zijn vergunningen voor seizoensarbeiders maximaal zes maanden per twaalf opeenvolgende maanden geldig.

ontvangen seizoensarbeiders vakantiegeld?

Sommige seizoenswerkers krijgen vakantiegeld, andere niet. Als de wetgeving in jouw land voorschrijft dat werknemers doorbetaalde vakantiedagen krijgen, dan moet je die bieden. In het Verenigd Koninkrijk heeft het Hooggerechtshof bepaald dat seizoensarbeiders recht hebben op hetzelfde vakantiegeld als voltijds personeel. Is het vakantiegeld niet wettelijk geregeld, dan hangt het af van het bedrijfsbeleid en de voorwaarden in het contract.

krijgen seizoenswerkers overuren uitbetaald?

In sommige landen komen seizoensarbeiders wettelijk niet in aanmerking voor betaald overwerk. Als overwerk uitbetalen bij wet verplicht is, stellen veel bedrijven de werkroosters zo op dat de werknemers niet te veel overuren maken.

komen seizoensarbeiders in aanmerking voor een werkloosheidsuitkering?

De wetgeving inzake werkloosheid verschilt per regio. Voordelen kunnen afhangen van het soort werkgever, de duur van het contract, het arbeidsverleden van een werknemer en de zekerheid van toekomstig seizoenswerk.

krijgen seizoensarbeiders een ziektekostenverzekering?

Net als bij andere voordelen verschillen de voorwaarden van de ziektekostenverzekering per regio. In de Verenigde Staten is een door de werkgever bekostigde verzekering verplicht op basis van de bedrijfsgrootte en de contractduur. In landen met een nationaal gezondheidszorgsysteem is de dekking meestal afhankelijk van het burgerschap en de bijdragen. Bedrijven in Duitsland zijn bijvoorbeeld verplicht om seizoensarbeiders zonder sociale verzekering of een andere geldige regeling privé te verzekeren.