Reiskosten, restaurantkosten, telefoonkosten, thuiswerk, aankoop werkkledij,... Het zijn allemaal kleine kosten die aardig kunnen oplopen voor een werknemer. Gelukkig komen deze in aanmerking voor terugbetaling door de werkgever als 'kosten eigen aan de werkgever'. Probleem is echter dat het in de praktijk niet altijd duidelijk is welke kosten al dan niet terugbetaalbaar zijn. De Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid (RSZ) interpreteert dit heel strikt en aanvaardt zeker niet alle kleine onkosten zomaar!
Randstad vroeg aan advocaat Filip Tilleman welke kosten in de praktijk in aanmerking komen voor 'kosten eigen aan de werkgever' en hoe discussies met de RSZ vermeden kunnen worden.
wat zijn kosten eigen aan de werkgever?
Kosten die de werknemer maakt tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, maar die in feite ten laste zijn van de werkgever. Dat is de definitie van kosten eigen aan de werkgever. De definitie kan ruim geïnterpreteerd worden, wat ervoor zorgt dat zich tal van discussies voordoen. De werkgevers hebben baat bij een zo ruim mogelijke interpretatie, want op 'kosten eigen aan de werkgever' betalen ze geen socialezekerheidsbijdragen. De RSZ probeert dikwijls deze kwalificatie aan te vechten en de zo uitgekeerde sommen te herkwalificeren als verdoken loon, om zoveel mogelijk bijdragen te kunnen incasseren.
twee opties voor terugbetaling door werkgever.
De werkgever heeft voor de terugbetaling van de kosten eigen aan de werkgever twee mogelijkheden:
- De werkgever betaalt terug op basis van door de werknemer voorgelegde bewijsstukken.
- De werkgever betaalt een maandelijkse forfait aan de werknemer.
het maandelijkse forfait.
De werkgever kiest er dikwijls voor om een maandelijkse forfait te betalen aan de werknemer. Dat wordt geacht allerlei kleine kosten, die vaak moeilijk bewijsbaar zijn, te vergoeden. Het forfait dient in verhouding te staan tot de werkelijke kosten. Sinds 1 januari 2010 is het aan de werkgever om te bewijzen dat deze forfaits werkelijke kosten dekken.
controle door sociale inspectie
De forfaitaire terugbetalingen geven dikwijls aanleiding tot verhitte discussies met de sociale inspectie. Het is daarom verstandig om als werkgever niet alleen het systeem van de forfaitaire onkostenvergoedingen uitvoerig te motiveren aan de hand van schriftelijke instructies, dienstnota's, het arbeidsreglement, enzovoort, maar ook om de instructies ter zake van de RSZ zoveel mogelijk te respecteren. Deze geven aan welke posten aanvaard worden en voor welk maximumbedrag.
welk forfaits voor kleine kosten aanvaard?
De werkgever mag kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn forfaitair ramen. De werkgever moet het gehanteerde forfait altijd kunnen verantwoorden. Op de website van de RSZ staat de onkostentabel met een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en ook de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Enkele voorbeelden van kosten die in aanmerking komen voor een maximaal forfait: woon-werkverplaatsingen, dienstreizen, internetverbinding, aankoop werkkledij en aankoop arbeidsgereedschap. Onkosten verbonden aan de auto, zoals onderhoud, parking en car-wash, kunnen enkel aanvaard worden als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. Ook voor werknemers die structureel en op regelmatige basis een deel van hun werk thuis doen, wordt een maximaal forfait aanvaard. Dit dekt dan de kosten voor verwarming, elektriciteit en klein kantoorgereedschap.
De werknemer mag zich niet verrijken via de betaling van onkostenvergoedingen door de werkgever. Want dan is er geen sprake meer van terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, maar eerder met het verschaffen van een voordeel aan de werknemer als tegenprestatie voor het geleverde werk. In dat geval zal de RSZ onverbiddelijk zijn en de kosten beschouwen als loon waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.
Meer weten over de arbeidsrechtelijke aspecten van kosten eigen aan de werkgever en andere aspecten inzake loon?
Randstad vroeg advocaat Filip Tilleman meer uitleg over de kosten eigen aan de werkgever. Tilleman is de auteur van De Randstad Werkpocket: alles wat werkgevers en werknemers moeten weten over de wet- en regelgeving op de Belgische arbeidsmarkt.