Je weet dat de eerste indruk belangrijk is als je een positieve ervaring wilt creëren. En toch vergeten veel bedrijven om na te denken over de eerste indruk die ze maken op nieuwe medewerkers.
Ontdek waarom een kwalitatieve onboarding zo belangrijk is én wat de vijf stappen van een succesvol onboardingsproces zijn.
de voordelen van een goede onboarding
Voor en tijdens de eerste werkweken – de onboarding – vormt je nieuwe collega zich een beeld over het bedrijf. De kwaliteit van deze onboarding heeft een grote impact op de latere prestatie en de retentie van je nieuwe talent.
Dit zijn de belangrijkste voordelen van een goede onboarding:
- Werknemers die een kwalitatieve onboarding krijgen, blijven over het algemeen langer bij je bedrijf werken.
- Na een goede onboarding zul je merken dat je nieuwe medewerkers meer betrokken zijn.
- Een hogere retentiegraad verlaagt je kosten. Je hoeft immers minder vaak te investeren in het aantrekken en inwerken van nieuw talent.
een succesvol onboardingsproces in 5 stappen
De onboarding is een belangrijke en spannende periode voor iedereen. Nieuwe werknemers leren hun werkplek kennen; willen graag een goede indruk maken en ontdekken of hun nieuwe functie voldoet aan hun verwachtingen.
Als werkgever is dit het moment waarop je de basis legt voor langetermijnsucces en een omgeving creëert waarin medewerkers tevreden en productief zijn.
Kortom: er staat veel op het spel en een goede voorbereiding is essentieel. De eerste stap van een succesvol onboardingsproces is dan ook de pre-boarding.
stap 1: de pre-boarding
Met de pre-boarding zet je de toon voor de onboarding. Je geeft je nieuwe collega een positief gevoel nog vóór de eerste werkdag:
- bepaal wie er betrokken zal zijn bij de onboarding en bij wie de nieuwe collega terechtkan met vragen.
- bereid de werkplek voor (bestel een computer, telefoon, badge, etc.).
- informeer je werknemers zodat de nieuwe collega een warme ontvangst krijgt.
- regel al zoveel mogelijk van de administratie, zodat je nieuwe collega zich daar in de eerste week niet te veel mee hoeft bezig te houden.
- deel praktische informatie: waar moet je nieuwe werknemer zich melden? Hoe laat? Bij wie? Wat moeten ze meenemen? Waar kunnen ze parkeren? Is er lunch voorzien? Etc.
stap 2: oriëntatie
Ja, tijdens de eerste week is het belangrijk dat je praktische informatie deelt. Maar… het is nog veel belangrijker dat je ervoor zorgt dat de nieuwe collega zich welkom voelt. Hoe? Voorzie in elk geval de volgende zaken:
- een nieuwe job is vaak een belangrijk moment in iemands leven. Erken dit door een hartelijk welkom te organiseren.
- verdeel belangrijke informatie over een aantal weken. Zo voorkom je een info-tsunami.
- wees duidelijk over je verwachtingen gedurende de onboardingsperiode – en daarna.
stap 3: training
Tijdens de oriëntatie ligt de focus op het creëren van een positieve ervaring en het gevoel erbij te horen. In deze derde fase bereid je de nieuwe collega voor op zijn/haar rol in je bedrijf:
- leer je nieuwe medewerker omgaan met de specifieke software en tools die nodig zijn voor de nieuwe functie.
- toon hoe administratieve tools werken. Bijvoorbeeld hoe ze verlofdagen aanvragen of hoe ze op het intranet kunnen.
- leg uit hoe processen verlopen, hoe past je nieuwe collega binnen de organisatie?
- geef toegang tot bronnen en best practices om de ontvangen informatie te kunnen herlezen.
- plan regelmatig check-ins zodat je nieuwe collega weet dat er iemand klaarstaat bij vragen of problemen.
Deze fase is zeer belangrijk, want hierin leren nieuwe collega’s de skills die ze nodig hebben om hun nieuwe job succesvol – en met trots – te kunnen doen.
stap 4: integratie
De overgang van “nieuweling” naar lid van het team vraagt tijd. Meestal enkele weken tot maanden. Vaak is het een natuurlijk proces, maar niet altijd. Plan daarom ook na de eerste weken nog regelmatig een check-in zodat je kan bijsturen als de integratie niet goed verloopt.
Deze fase is ook een goed moment om feedback te vragen op het onboardingsproces, zodat je ook zelf kan groeien en verbeteren.
stap 5: offboarding
Heb je er alles aan gedaan om van de onboarding een succes te maken, maar mocht het toch niet zo zijn? Of vertrekt iemand na een lange carrière? Vergeet dan niet dat de offboarding ook een belangrijk onderdeel is van iemands tijd bij jouw bedrijf.
Zo zorg je dat iemand je bedrijf met een goed gevoel verlaat:
- bereid het exitgesprek goed voor en luister aandachtig tijdens het gesprek. Geef de persoon de ruimte om te spreken en schiet niet in de verdediging.
- komt dezelfde feedback regelmatig terug? Onderneem dan zeker actie.
- organiseer een warm afscheid.
meer tips voor een succesvolle onboarding?
Wil je meer concrete tips voor een succesvolle onboarding? Download dan de 10 tips van Mieke, learning officer bij Randstad. Jaarlijks begeleidt ze – samen met een aantal interne trainers – zo’n 250 nieuwe collega’s bij hun onboarding.